電子決裁とは？メリット・デメリットやシステムの選び方を解説

紙の申請書や押印を前提とした決裁業務は、回覧や承認待ちに時間がかかります。

課題解決には、電子決裁の導入が有効です。申請・承認・決裁・保管までを電子化することで、業務の効率化やペーパーレス化、内部統制強化などが期待できます。

本記事では、電子決裁の仕組みやメリット・デメリット、導入時に確認したいシステム選びのポイントをわかりやすく解説します。電子化を進めるか検討中の方は、ぜひお役立てください。

電子決裁とは？

電子決裁とは、紙の申請書を回覧して押印する従来の決裁業務を、システム上で処理する仕組みです。承認・決裁の電子化だけでなく、稟議書や経費精算書などの作成・申請・承認・最終決裁・結果通知・保管まで一連の流れを、パソコンやスマートフォンなどを使って管理します。

電子決裁は、業務プロセスを電子化する仕組みです。実際に電子決裁を進める際には「ワークフローシステム（電子決裁システム）」を導入して運用するスタイルが一般的です。

電子決裁を導入するメリット

近年、電子決裁を導入する企業は増加傾向にあります。本章では、電子決裁を導入する主な5つのメリットについて詳しく見ていきましょう。

申請・決裁をスピードアップできる

電子決裁を導入すると、紙の申請書を承認者のもとへ持ち回る必要がなくなり、申請から決裁までの時間短縮が期待できます。

具体的には、承認者が自席にいない場合や出張中であっても、システムに対応したパソコンやスマートフォンなどから内容を確認できるため、回覧待ちによる停滞を減らせます。

また、決裁業務の効率化も促進され、社内の意思決定を迅速に進めやすくなるでしょう。

ペーパーレス化によってコストを削減できる

電子決裁によって紙の申請書が減ると、用紙やインクなどの印刷費に加え、保管用ファイルやキャビネットといった備品費の削減につながります。

書類を電子データで管理することで、紙の文書を保管するためのスペースも縮小でき、オフィスをより有効に利用できるでしょう。保管庫をレンタルしている場合は、賃料の節約にもなります。

また、保管業務時間も大幅に短縮できるため、人件費の削減にも効果的です。

申請・承認状況を可視化できる

承認ルートや処理状況を画面上で確認できるのも電子決裁の魅力です。

紙の書類やメールによる申請では、現在の担当者や処理状況がわかりにくいことが課題の一つでした。しかし、システムなら「誰の承認を待っているのか」「決裁はどこまで進んでいるのか」を把握しやすくなり、確認の手間も省けます。

さらに、承認の抜けや処理の滞留にも気づきやすくなり、修正・差し戻し対応もスムーズです。

テレワークや外出先でも申請・承認できる

クラウド型のシステムなどを利用すれば、社外から申請や承認を行える環境を整えられます。自宅や出張先から手続きを進められるため、書類への押印や承認のためだけに出社する機会を減らせる点がメリットです。

紙の書類を前提とした決裁業務に比べ、テレワークや出張、時差勤務など多様な働き方にも対応しやすくなります。また、災害時など緊急事態であっても業務を進められる可能性があり、従業員の安全確保や業務環境の早期復旧にも役立ちます。

内部統制を強化できる

電子決裁システムでは「誰が・いつ・どの申請を承認したか」といった履歴を記録できるため、決裁までの経緯を確認しやすいのが魅力です。

従来の方式では、本来の承認者ではない人物が承認し、決裁まで進んでしまうリスクや、文書の改ざん・紛失リスクなどがありました。

承認の証跡が残せると、手続きの流れが明確になり、透明性も向上し、内部統制の強化につながります。特に、役職や決裁権限に応じて承認ルートを設定できるシステムであれば、権限のない担当者による承認や、社内ルールを外れた処理も抑止しやすいでしょう。

文書自体もシステム上で管理できるため、紛失防止にもつながります。

電子決裁を導入するデメリット・注意点

電子決裁システムは魅力の多い選択肢ではあるものの、いくつか注意点もあります。本章では、よく挙げられるデメリットを見ていきましょう。

導入・運用コストがかかる

電子決裁システムの導入時、サービスによっては初期費用や月額利用料、保守・設定費などコストがかかります。無料で利用できるサービスもありますが、使える機能に制限も多く、結果的に追加費用を支払うことになるケースもよくあります。

導入時の初期費用だけでなく、運用後まで見据えて費用対効果を確認することが大切です。紙の使用量や印刷費、ファイル・保管スペースにかかる費用、申請書の回覧や承認状況の確認に費やしていた工数をどの程度減らせるかなども含めて比較するとよいでしょう。

既存の業務フローを見直す必要がある

電子決裁を導入する際は、紙で行っていた手続きをそのままシステムに置き換えるだけでは不十分です。従来の承認ルートに不要な確認者が含まれる場合や、既存フローが入り組んでいて、システムの設定まで複雑になる場合では、かえって非効率になってしまう恐れがあります。

承認者の数や決裁権限、入力項目、申請経路を洗い出し、業務フローを事前に整理しておくことが重要です。必要な手続きを精査して簡素化を進めましょう。

すべての書類を電子決裁できるわけではない

電子決裁システムを導入しても、すべての書類を紙から電子データへ切り替えられるとは限りません。

法令や規則によって、書面での作成・交付や署名など所定の方式が求められる手続きもあります。また、取引先との取り決めによって紙での対応を依頼される場合もあるでしょう。

電子化できる書類と紙で扱う必要がある書類を事前に整理し、システム導入後も双方を無理なく管理できる運用体制を整えておくことが必要です。

電子決裁システムを選ぶポイント

電子決裁システムはさまざまな種類があるため、実際に導入を進める際には、どれにすべきか判断に迷うこともあるでしょう。

本章では、選定時のポイントをまとめていますのでご活用ください。

オンプレミス型かクラウド型か

電子決裁システムには、自社のサーバーやネットワーク環境に構築する「オンプレミス型」と、インターネット経由でサービスを利用する「クラウド型」があります。

オンプレミス型は自社に合わせて設計しやすい一方、導入や保守の負担が大きくなる傾向にあります。クラウド型は比較的導入しやすく、設定次第では社外からも利用できるものの、月額料金がかかる場合があるため注意が必要です。

それぞれに向き・不向きがあるため、コストやカスタマイズ性だけでなく、セキュリティポリシー・管理体制・利用場所なども踏まえて選ぶことが重要です。

既存システムと連携できるか

会計・経費精算・勤怠・人事など、すでに利用している社内システムと連携できるか確認しておきましょう。データを自動で受け渡せる仕組みがあれば、同じ内容を何度も入力する手間がなくなり、転記ミスの防止にもつながります。

連携できない場合は、システムごとに入力や確認が必要になり、かえって作業が増えることもあります。APIやCSVなど連携の対応範囲を確認しておきましょう。

誰でも使いやすい操作性か

電子決裁は幅広い部署の従業員が利用するため、ITに不慣れな人でも迷わず操作できることが必須です。申請方法や承認手順がわかりにくいと、問い合わせの増加や処理の遅れにつながる恐れもあります。

導入前は、画面の見やすさや入力のしやすさ、操作手順のわかりやすさを確認しましょう。また、外出先やテレワーク中の利用を想定する場合は、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットに対応しているかも確認しておくと安心です。

サポート体制は十分か

導入前後に受けられるサポートの範囲も確認しておきましょう。たとえば、以下の点を確認しておくのがおすすめです。

• 無料トライアルの有無
• 導入時の初期設定フォロー
• 既存フローからの移行支援
• 運用開始後のトラブル対応
• 電話・メールなどの問い合わせ方法や対応時間
• マニュアル・FAQ・運用相談の有無

特に、初めて電子決裁を導入する企業では、機能の充実度だけでなく、社内への定着まで支援してもらえるかどうかが導入の成功を左右する判断材料になり得ます。

以下の記事でシステムの比較をしていますので、併せてご確認ください。

関連記事：ワークフローシステムの徹底比較【バクラクvs.他3タイプ】とおすすめポイントの紹介

電子決裁で申請・承認業務を効率化するなら「バクラク申請」

電子決裁は、申請・承認・決裁・保管までを電子化し、業務効率化やペーパーレス化、内部統制の強化につなげられる仕組みです。

ただし、導入効果を高めるには、既存フローの見直しが必要です。システム選定時には、連携性・操作性・サポート体制まで含めて比較すると失敗を防ぎやすくなります。

自社の運用体制や予算、セキュリティに合ったシステムを選ぶことが重要です。

クラウド型での導入を検討中なら「バクラク申請」がおすすめです。稟議や購買申請、支払申請など、さまざまな申請・承認業務を電子化できるワークフローシステムで、細かな条件ごとに承認経路を自動分岐させられます。

社内の決裁規定や権限規定に合わせてフローを構築できるため、申請者がその都度「誰に承認してもらえばよいか」を判断する負担を減らせます。Slackと連携させ、通知を受信したり、承認・差し戻し・却下を行ったりすることも可能です。

部門ごとの複雑な申請ルートを改善したいとお考えでしたら、ぜひバクラク申請をご活用ください。