請求漏れが発生する原因と4つの防止策を詳しく解説

商品・サービス代金の請求漏れは、受注側の債権未回収につながるリスクの一つです。取引の際は、請求漏れが発生しないように防止策を講じることが大切です。

本記事では、請求漏れが発生する主な原因や防止策を紹介します。請求が漏れていた場合、発注側に支払義務があるか否かについても解説しますので参考にしてください。

請求漏れが発生する主な原因

請求漏れは、受注側のミスによって発生するケースが多く見られます。

代表的な3つの原因について、詳しく見ていきましょう。

請求書を作成し忘れていた

以下のような理由で請求書を作成し忘れることで、請求漏れが発生するケースは少なくありません。

• 社内での伝達漏れ
• 経理担当者の確認漏れや作業ミス

取引に関する連絡が社内で滞ったり、行き違いが生じたりすると、経理担当者は必要な請求を確認できません。社内のコミュニケーションは円滑でも、記帳忘れなど、経理担当者のミスによって請求書が作成されないケースもあります。

請求書を送付し忘れていた

作成した請求書を送付し忘れて、請求が漏れるケースもあります。紙の請求書を個人管理していたり、個人の業務管理ができていなかったりする場合は注意が必要です。

請求書を確実に投函できるように、送付担当者にはリマインド機能などの活用が求められます。

請求書をメールに添付し忘れていた

請求書をメールで送付する場合、PDFファイルの添付忘れが請求漏れにつながるケースもあります。必要なファイルを添付したかを送信前に確認するほか、リマインド機能を活用してメール自体の送り忘れも防ぐことが大切です。

請求漏れを防止する4つの方法

請求漏れは、いくつかの対策を講じることで発生リスクを低減できます。

本章では、請求漏れの防止に有効な4つの方法を紹介します。

1）チェック体制を構築する

請求漏れを防ぐには、ナンバリングやダブルチェックを導入し、チェック体制を構築することが重要です。

ナンバリングとは、書類などに通し番号を振ることです。Excelファイルや専用システムの取引先情報に請求書の通し番号を入力し、リスト化しておくと、請求業務の管理がしやすくなります。

請求情報を複数人で管理すると、ヒューマンエラーが発生しても、別の社員が発見しやすくなり効果的です。電子請求書であれば、リモートワークの社員も手軽に確認できるメリットがあります。

2）業務フローをルール化する

業務フローを社内ルールとして明確化しておくと、請求漏れが発生しにくくなります。「取引発生時」「納品時」「締め日」などの時期ごとにチェックリストを作成し、社内で共有しておきましょう。

なお、納品から請求書の作成までに日数が空くと、業務フローによっては請求漏れが発生しやすくなります。締め日にまとめて処理せずに、納品書や受領書を受け取った時点で即座に請求書を作成・発行する仕組みにしておくと安心です。

3）スケジュール管理を徹底する

請求業務が予定通りに進行しているかを一目で把握できるように、スケジュール管理を仕組み化することも大切です。請求書管理表に担当者名を入力する欄を設けて、特定の曜日に確認する仕組みにしておけば、確認漏れの防止にも役立ちます。

また、リスト上で「受注・作業中・納品済・請求書作成済・入金確認」などのステータスを色分けして、進捗状況を視覚的に確認しやすい台帳を作成するのも有効です。

4）請求書管理システムを導入する

一定数の取引であればExcelで管理できますが、取引件数が多いと管理がしにくくなる恐れがあります。請求書管理の抜け漏れを防ぐには、専用システムの導入が効果的です。

請求書管理システムの多くは、取引の受注から請求までを「未請求・請求済・入金済」などのステータスで一元管理できます。定期的に請求が必要な場合、自動生成機能やアラート機能を搭載したシステムであれば、請求書の作成忘れを防ぎやすいメリットもあります。

機能性や操作性はシステムごとに異なるため、導入の際は複数社のものを比較検討することが重要です。以下の記事では、請求書発行システムの導入メリットや選び方を解説していますので参考にしてください。

関連記事：請求書発行システムを導入するメリットは？主な機能や種類・選び方も紹介

請求漏れの原因・再発防止策については、以下の記事でも紹介しています。

関連記事：請求漏れや支払い拒否の対策方法は？原因や具体的な対応について解説

請求漏れがあっても発注側に支払義務はある？

請求漏れがあったとしても、契約内容や商品・サービスの提供状況によっては、発注側に支払いが必要となることがあります。

いつまでに支払う必要があるかは、検収条件や締め日、請求書を受け取った日を基準とするかどうかなどの契約内容によって異なります。

ただし、債権回収には消滅時効があるため注意が必要です。2020年4月1日以後に発生した債権については、原則として、以下のいずれか早い時点で時効が完成します。

• 債権者が権利を行使できると知ったときから5年
• 権利を行使できるときから10年

売掛金の消滅時効は、契約時期や時効の完成猶予・更新の有無によって異なり、多くの場合は支払期限から5年です。契約内容や権利を行使できると知った時期によっては、時効期間の数え始めが異なる場合もあります。

債権の未回収を防ぐには、取引先に対する請求漏れが発覚した段階で、迅速に対応することが重要です。発注側で請求漏れが判明したら、請求内容を確認し、支払義務が認められた場合は支払手続きを進めましょう。

債権回収の消滅時効については、以下の記事でさらに詳しく解説していますのでご覧ください。

関連記事：債権回収の時効はいつ？消滅時効の考え方や完成猶予・更新方法を解説

請求漏れ防止なら「バクラク請求書発行」の活用もおすすめ

商品・サービス代金の請求漏れは、請求書の作成・送付忘れやメールへの添付漏れといった受注側のミスで発生するケースが多く見られます。消滅時効が完成し、債務者が時効を援用すると、債権を回収できなくなるリスクがあるため注意が必要です。

チェック体制の構築や業務フローの明確化、スケジュール管理の徹底など、適切な対策を講じて請求漏れの防止に努めましょう。

請求漏れを防ぐには、請求書発行システムの導入も効果的です。バクラク請求書発行は、請求書・納品書・見積書などのあらゆる帳票を、個別または一括で発行できるシステムです。

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