請求書の電子化を取引先に拒否されたら？主な理由や対処法を紹介

昨今はDX化やペーパーレス化の取り組みとして、請求書の電子化を進める企業が増加傾向にありますが、すべての取引先が電子請求書に対応しているとは限りません。取引先が請求書の電子化に難色を示す場合の対応にお悩みの方もいるでしょう。

本記事では、請求書の電子化を拒否する主な理由や、導入を断られたときの対処法を解説します。電子化を進める際のポイントも紹介しますので、参考にしてください。

請求書の電子化は拒否できる？

請求書の電子化は、原則、当事者間の合意のもと決めます。そのため、自社が電子化を導入しても取引先が紙での運用を行っている場合、社内ルールや慣習、体制などを理由に電子化を断られる可能性があります。

電子取引データは、電子帳簿保存法に基づき、原則として電子データのまま保存する必要があります。一方で、請求書の受け渡し方法の変更は当事者間での合意が必要なため、取引先の運用方法を事前に確認することが大切です。

電子帳簿保存法について理解を深めたい方は、以下の記事をご参照ください。対象書類や保存要件、法改正の内容などをわかりやすく解説しています。

関連記事：電子帳簿保存法とは？対象書類・保存要件・改正内容・対応策を一挙に紹介

請求書の電子化を拒否する主な理由やデメリット

請求書の電子化を検討しているものの、社内に課題や不安があることから導入が難航しているケースは少なくありません。

本章では、請求書の電子化を拒否する主な理由や、電子化のデメリットについて解説します。

電子化に対応できる体制・システムが整っていない

請求書の電子化に対応するには、事前に社内の体制・システムを構築する必要があります。電子化を検討していても、以下のような理由で対応が滞っているケースは少なくありません。

• 受け取った電子データを適切に処理・保存できる環境が整っていない
• ITの専門知識を有する社員がいない

また、電子化に伴う業務フローの変更に手間がかかることを懸念し、対応を先送りにする企業もあります。

セキュリティへの不安・理解不足

セキュリティに対する不安や、電子化への理解が不足していることも、請求書の電子化を拒否する理由の一つです。

セキュリティの知識が不十分な企業は、適切な対策を講じられず、電子化が進みにくい傾向があります。誤送信による情報漏えいやデータ改ざんなどのリスクを懸念し、電子化の導入を躊躇するケースは少なくないでしょう。

社内の慣習

事業を長年続ける企業では、紙の請求書を扱うことが社内の慣習として定着しているケースも見られます。新たな運用方法を取り入れることに強い抵抗を感じる企業の場合、請求書の電子化を拒否する可能性があるでしょう。

紙の請求書をやり取りする商習慣が根付いた企業が、社内の運用方法を変えることは容易ではありません。

技術的に対応が難しい

電子化の導入は技術的に難しいことも、電子請求書への対応を拒否する理由の一つです。請求書を電子化するには、電子帳簿保存法に沿って保存できるよう、専用システムの導入などの体制を整える必要があります。

昨今はサポート体制が万全なツール・システムも増えていますが、専門的な知識・技術をもつ社員が不在の企業は、導入に不安を抱えることもあるでしょう。

以下の記事では、電子請求書に対応するメリットや、拒否した場合のリスクを解説していますので参考にしてください。

関連記事：電子請求書はめんどくさい？対応するメリットと拒否した場合のリスクを解説

請求書の電子化を拒否されたときの対処法

取引先に請求書の電子化を拒否されても、適切に対応することで前向きに検討してもらえる可能性があります。

請求書の電子化を拒否されたときの4つの対処法を、詳しく見ていきましょう。

当面は紙と電子データを併用する

取引先に電子化を断られて、紙による請求書のやり取りが続くケースもあるでしょう。

一部の取引先と郵送やFAXで請求書をやり取りする場合も、自社内の業務全体を紙で運用すると、確認や保管に手間がかかります。紙でのやり取りを希望する企業には後述の対応をしつつ、社内では、当面は紙と電子データを併用する体制をとるのが望ましいでしょう。

電子化の必要性・メリットを説明する

取引先に電子化の必要性を説明することで、導入を検討してもらえる可能性があります。電子帳簿保存法やインボイス制度への対応に加えて、請求書業務のデジタル化が進むなかで、電子化の必要性が高まっている点を説明します。

また、電子化は、請求書を発行する側・受領する側の双方にメリットがあることも説明するのが効果的です。電子化には以下のようなメリットがあり、経理業務の効率化を図れる旨を理解してもらいましょう。

• メールによる送付・受領が可能で、郵送作業の手間やコストを削減できる
• 電子データで保存するため、物理的な保管場所を確保しなくてよい
• 過去の請求書データを手軽に検索・確認できる

請求書をペーパーレス化・電子化するメリットと手順は、以下の記事で解説していますのでご確認ください。

関連記事：請求書をペーパーレス化・電子化する5つのメリットと手順を解説

段階的に取り入れることを提案する

取引先が多くの請求書をやり取りする企業の場合は、電子請求書の段階的な導入を提案するのも一つの選択肢です。

すべての請求書業務を一斉に電子化するのは困難でも、発行業務と受領業務を分けて精査し、部署・部門単位で順次取り入れることで円滑に移行できます。社内で一斉に電子化を導入する場合に比べ、担当者に負担がかかりにくい点もメリットです。

電子化のサポートを申し出る

取引先が電子請求書への対応に興味・関心を示している場合、サポートを申し出ることで電子化を実現できるケースもあります。まずは、取引先の担当者が、電子化に対してどのような不安を抱いているか確認しましょう。

たとえば、取引先がシステムの操作性を不安視している場合は、操作マニュアルの作成・説明を支援すると効果的です。受け取ったデータの管理方法を課題と捉えている場合は、電子請求書の受領から保存までの流れを説明するとよいでしょう。

請求書の電子化を進めるときのポイント

請求書の電子化を誤った方法で進めると、取引先とのトラブルに発展する恐れがあります。

電子請求書に対応するときのポイントを3つ紹介しますので、あらかじめ理解した上で電子化を進めましょう。

拒否された取引先をリスト化する

自社の経理業務を滞りなく進めるには、まず電子化に対応していない取引先を一覧にするのがおすすめです。電子化と併せて、紙の請求書でやり取りをする場合の業務フローも見直すことで、経理業務のミスや混乱を避けやすくなるでしょう。

社内ルールを統一・共有しておけば、担当者が不在でも規定に基づく対応ができ、属人化を防げる点もメリットです。

電子化を拒否する企業に対して個別の対応をとると、処理の方法にブレが生じて、業務の停滞やトラブルにつながる恐れがあるため注意しましょう。

新規契約では電子請求書を前提として合意を得る

今後新規の契約を締結する際は、電子請求書によるやり取りを前提として合意を得るのがおすすめです。電子請求書の業務フローに沿って取引を進められるため、発行側・受領側の双方が業務を効率化できます。

なお、電子請求書のやり取りに応じてもらえる場合は、合意内容を契約書や注文書に明記しておくことが大切です。口頭での確認だけでなく請求書の授受方法や電子請求書への切り替え時期などを記録に残して、双方の認識のズレやトラブルを防ぎましょう。

「バクラク請求書発行」は紙と電子データの併用が可能

請求書の電子化は取引当事者間で合意によって決まるため、拒否される場合もあります。請求書の電子化を断られたときは、取引先の状況を確認しつつ、代替手段や段階的な移行を提案することが大切です。

まずは、取引先の不安を解消すべく、電子化の必要性やメリットを説明するほか、必要に応じて導入手順や運用面のサポートも提案しましょう。

電子請求書のスムーズな導入には、請求書発行システムの活用が効果的です。バクラク請求書発行は、帳票の作成・稟議・送付・保存をデジタルに一本化できます。

また、送付方法・宛先・添付書類の有無を取引先ごとに設定できる点や、電子帳簿保存法・インボイス制度に沿った請求書管理を支援できる点も強みです。

バクラク請求書発行に興味をお持ちの方は、以下のページをご参照ください。詳しい資料のダウンロードや、無料トライアルのご利用が可能です。