請求書の電子化を拒否されたら？断られる主な理由や対応策を紹介

昨今はDXやペーパーレス化の取り組みとして請求書の電子化を進める企業が増えていますが、取引先が必ずしも電子請求書に対応しているとは限りません。請求書の電子化を拒否された場合、どのように対応すべきかお悩みの方もいるでしょう。 本記事では、請求書の電子化を断られる主な理由や電子化のデメリット、拒否された場合の対応策などを解説します。電子化を進める際のポイントも紹介しますので、今後の実務にお役立てください。

1.請求書の電子化は拒否できる？

取引先に請求書の電子化を拒否されても、法的に問題はありません。紙の請求書による運用が定められているなど、取引先の社内ルールや慣習、体制などを理由に電子化を断られることがあります。

電子取引データは、原則電子データのまま保存することが電子帳簿保存法で義務付けられていますが、保存形式は強制できないため注意しましょう。

電子帳簿保存法について理解を深めたい方は、以下の記事を参考にしてください。対象書類や保存要件、対応策などを詳しく解説しています。

関連記事：電子帳簿保存法とは？対象書類・保存要件・改正内容・対応策を一挙に紹介

2.請求書の電子化を拒否する主な理由やデメリット

請求書の電子化を検討しているものの、社内に課題を抱えていることから導入が難航しているケースは少なくありません。本章では、請求書の電子化を拒否する主な理由や電子化のデメリットを4つ紹介します。

2-1.電子化に対応できる体制・システムが整っていない

請求書の電子化に対応するには、社内の体制・システムを事前に整備する必要があります。

受領した電子データを適切に処理・保存できる環境が整っていない、ITの専門知識をもつ社員が不在などの理由で、電子請求書への対応を躊躇するケースは少なくありません。

また、電子化への対応には業務フローの変更が必要で、手間がかかることから導入を先送りにする企業もあります。

2-2.セキュリティへの不安・理解不足

セキュリティへの不安や電子化に対する理解不足も、請求書の電子化を拒否する理由の一つです。担当者のITリテラシーが不十分な企業は、データの改ざんや情報漏えいなどのリスクに不安を感じて、電子化が進みにくい傾向にあります。

また、電子請求書がもつ法的効力などの知識・理解が不十分なことから、電子化自体に不安を抱くケースも少なくないでしょう。

2-3.社内の慣習

事業を長く続けている企業では、紙の請求書を扱うことが社内の慣習として定着しているケースも見られます。

書面への押印を廃止し、新たな運用方法を取り入れることに強い抵抗を感じる企業の場合、請求書の電子化を拒否する可能性があるでしょう。長く続く社内の慣習・文化を変えることは、容易ではありません。

2-4.技術的に対応が難しい

電子化への対応が技術的に難しいことも、電子請求書への対応を拒否する理由の一つです。請求書を電子化するには、メールでのやり取りや電子署名、専用システムの活用といった新たな技術を導入しなければいけません。

昨今はサポート体制が万全なツール・システムも増えていますが、専門知識・技術をもつ社員が不在の企業は、不安を抱えることも少なくないでしょう。

3.請求書の電子化を拒否されたときの対応策

取引先に電子請求書の取扱いを拒否されても、適切に対応することで電子化を検討してもらえる可能性があります。請求書の電子化を拒否された場合の3つの対応策について、詳しく見ていきましょう。

3-1.電子化の必要性・メリットを説明する

請求書の電子化について、取引先に必要性やメリットを説明することで、導入を検討してもらえる可能性があります。

具体的には、電子取引データをそのまま保存することが義務化された点や、インボイス制度の導入による請求書管理の複雑化について伝えるとよいでしょう。

現行の法制度や社会情勢などから、電子化は今後も普及する見通しである旨を説明すると、取引先が電子化の必要性を感じやすくなります。

また、電子化は、請求書を発行する側だけでなく、受領する側にも多くのメリットがあることを伝えると効果的です。電子化には以下のようなメリットがあり、経理業務の効率化を図れることを理解してもらいましょう。

• メールによる送付・受領で、郵送作業の手間やコストを削減できる
• 電子データで保存するため、物理的な保管場所を確保しなくてよい
• 過去の請求書データを容易に検索・確認できる

3-2.段階的に取り入れることを提案する

取引先が多くの請求書をやり取りする企業の場合、電子請求書への段階的な対応を提案するのも、選択肢の一つです。

すべての請求書発行業務を電子化するのは困難でも、部署・部門単位で順を追って取り入れることでスムーズに進められます。社内で一斉に電子化を取り入れる場合に比べ、担当者に負担がかかりにくい点もメリットです。

3-3.電子化のサポートを申し出る

取引先が電子請求書への対応に興味・関心を示している場合、サポートを申し出ることで電子化を実現できることもあります。まずは、取引先の担当者が、電子化にどのような不安を抱いているか確認しましょう。

たとえば、システムの操作性を不安視している場合は、操作マニュアルの作成や説明を支援するのが効果的です。データの管理が課題と捉えている場合は、電子請求書の受領から保管までの流れを説明するとよいでしょう。

4.請求書の電子化を進めるときのポイント

請求書の電子化は、進め方を誤ると、取引先とのトラブルに発展する恐れがあります。電子請求書に対応する際のポイントを3つ紹介しますので、事前に理解したうえで電子化に取りかかりましょう。

4-1.拒否された取引先をリスト化する

自社の経理業務を滞りなく進めるには、電子化に対応できない取引先をリスト化することが重要です。

紙の請求書でやり取りをする場合の業務フローも見直し、社内ルールを統一しておくことで、経理業務のミスや混乱を避けられます。また、担当者が不在でもルールに基づく対応ができ、属人化を防げる点もメリットです。

電子化を拒否される度に個別の対応をしていると、処理方法にブレが生じて、業務の停滞やトラブルにつながる恐れがあるため注意しましょう。

4-2.新規契約では電子請求書を前提として合意を得る

今後取引先と新規の契約を締結する際は、電子請求書によるやり取りを前提として合意を得るのがおすすめです。電子化を前提とした基本の業務フローに沿って取引を進められるため、双方が業務を効率化できます。

電子請求書のやり取りに応じてもらえる場合は、合意を得た旨を契約書や注文書に残しておくことが重要です。口頭やメールの場合、双方の認識のズレがトラブルに発展しかねないため注意しましょう。

4-3.電子化に対応できる企業と取引を増やす

請求書の電子化に対応できる企業との取引を増やすことで、自社の経理業務を効率化できます。電子請求書を活用すると、取引先とスムーズにやり取りができるほか、書類の確認や保管の手間も減らせます。

企業間の情報共有・デジタル連携の円滑化といった中長期的なメリットも見込めるため、電子化に対応できる取引先との協業体制を整えましょう。

5.請求書の電子化は「バクラク請求書発行」で進めよう

請求書の電子化を拒否しても法的な問題はありませんが、取引先に対応を断られた際は、適切な働きかけをすることが重要です。電子化の必要性やメリットを説明し、必要に応じて段階的な導入や自社のサポートを提案しましょう。

請求書の電子化をスムーズに進めるには、請求書発行システムの活用がおすすめです。バクラク請求書発行は、帳票の作成・稟議・送付・保存をデジタルに一本化できます。

取引先ごとに送付方法や宛先、添付書類の有無を設定できるほか、電子帳簿保存法やインボイス制度などの法制度に対応している点も強みです。

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