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電子マネー・キャッシュレス決済で領収書はもらえる？不要なケースや仕訳例も解説
- 記事公開日：
- 最終更新日：2025-06-04
- この記事の3つのポイント
- 電子マネーには3種類の決済方式があり、方式によって領収書発行義務が異なる
- 電子決済であっても、必要な項目が記載されたレシートは紙の領収書の代わりになる
- 電子決済は便利だが、使用履歴の保管や経費計上ルールを整備するといった注意点もある
近年、電子マネーやキャッシュレス決済を利用する機会が増えました。業務上の支払いを電子決済で行った場合の領収書について、疑問に思う方も少なくないでしょう。
本記事では、電子決済の領収書の扱いから、経費精算時の注意点まで詳しく解説します。疑問を解消し、スムーズな経費精算を進めるために、ぜひ参考にしてください。
電子マネー・キャッシュレス決済で領収書はもらえる？不要なケースや仕訳例も解説
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電子マネーの主な種類
電子マネーは広く普及している決済手段であり、支払い方式によって主に3つの種類に分けられます。
- プリペイド方式
- ポストペイ方式
- デビット（リアルタイムペイ）方式
それぞれの方式について、詳しく見ていきましょう。
プリペイド方式
プリペイド方式は、あらかじめカードやアプリにお金をチャージしておき、その残高の範囲内で支払いを行う電子マネーです。
事前に金額を決めてチャージするため、使いすぎを防ぐ利点があります。さらに、利用金額に応じてポイントが付与されるサービスも多く、お得に買い物ができる点も魅力といえるでしょう。
多くの交通系ICカードや流通系の電子マネーがこの方式を採用しており、日常的な少額決済に広く利用されています。プリペイド方式の代表的なサービスは、以下のとおりです。
- Suica
- PASMO
- nanaco
- WAON
- PayPay（事前チャージの場合）
プリペイド方式の特徴は、支払いを行う前に資金を準備しておく点にあります。
ポストペイ方式
ポストペイ方式とは、後払い式の電子マネーを指します。利用した金額が後日、登録したクレジットカードを通じてまとめて請求される仕組みです。
ポストペイ方式は事前にチャージする手間がかからないため、残高不足を気にせずに利用できる点がメリットといえるでしょう。クレジットカードと紐づけて利用するのが一般的で、スマートフォン決済サービスの一部としても提供されています。
具体的なサービス例は、以下のとおりです。
- iD
- QUICPay
- Visa Touch
- ETC
- PayPay（クレジットカードと紐づけた場合）
ポストペイ方式にはクレジットカード一体型のタイプも存在し、利便性の高さから利用が広がっています。
デビット（リアルタイムペイ）方式
デビット（リアルタイムペイ）方式は支払いを行った瞬間に、紐づけられた銀行口座から利用金額が直接引き落とされる仕組みの電子マネーです。
銀行口座の残高がそのまま利用限度額となるため、プリペイド方式と同様に使いすぎの心配が少ないのが特徴です。ただし、口座残高が不足している場合は、支払いに利用できないという側面もあります。
クレジットカードのような後払いではないため、現金に近い感覚で利用できます。デビット方式の代表的なものは、以下のとおりです。
- J-Debit
- Visaデビット
- Mastercardデビット
利用履歴が即座に銀行口座の明細に記録されるため、支出の管理がしやすい点もメリットといえるでしょう。
キャッシュレス決済のときに領収書はもらえる？
キャッシュレス決済を利用した際の領収書の発行有無は、電子マネーの種類によって異なります。なぜなら、金銭の授受が完了するタイミングが決済方法によって異なるためです。
ポストペイ方式の場合、支払い自体は後日行われます。つまり、店舗側にその場で領収書を発行する法的な義務はありません。しかし、顧客サービスの一環として発行するケースは多く見られます。
一方、プリペイド方式やデビット方式は、支払いと同時に金銭の授受が完了する電子マネーです。そのため、原則として店舗側に領収書の発行義務が生じます。
どのような方式のキャッシュレス決済であっても、必要な項目が記載されていれば、レシートが領収書の代わりとして認められます。
電子決済のときの領収書・レシートに必要な項目
経費精算などに使用する領収書やレシートには、税法上必要な項目が記載されていなければなりません。一般的に、電子決済を利用した場合でも、領収書やレシートに必要な情報が記載されていれば、正式な証憑として認められます。
記載が必要となる項目は、以下のとおりです。
- 発行者の氏名または名称
- 取引年月日
- 取引内容（商品やサービスの内容がわかるもの）
- 取引金額
- 利用者の氏名または名称（小売業など一部業種では省略可）
さらに、インボイス制度（適格請求書等保存方式）に対応するためには、以下の項目が必要となる場合があります。
- インボイス登録番号
- 適用税率
- 消費税額
また、クレジットカードや電子マネーで決済した場合は、その旨が明記されていることが望ましいでしょう。現金払いとの区別がつき、二重計上の防止につながるためです。
領収書について詳しく知りたい場合は、以下の記事も併せてご確認ください。
要件を満たせば紙の領収書が不要なケースもある
電子帳簿保存法の改正により、特定の要件を満たせば紙の領収書の保存が不要になるケースがあります。具体的には、主に二つのケースが考えられます。
一つは、キャッシュレス決済の利用明細データを活用する場合です。
クレジットカードや電子マネーなどの利用明細データが、データの真実性や検索機能の確保といった一定の要件を満たしていれば、領収書の代わりとして認められます。
もう一つは、PDFなどの電子データで領収書を受領する場合です。こちらも、検索機能を確保するなど定められた要件を満たして電子データのまま保存すれば、紙に出力して保管する必要はありません。
法改正により、紙のレシートや領収書を保管する手間が削減され、業務の効率化が期待されます。
参考：国税庁「電子取引データ保存要件チェックシート」
電子マネーで決済したときの仕訳例
電子マネーを利用して経費を支払った場合の仕訳は、決済方式によって異なります。適切な経理処理を行うために、キャッシュレス決済の方式ごとの仕訳方法を正しく理解しましょう。具体的な仕訳例を紹介します。
プリペイド方式
プリペイド方式で決済した場合、一般的には「チャージしたとき」と「実際に利用したとき」の2段階で仕訳を行います。
PASMOに3,000円チャージして、営業先までの交通費に使用した場合の仕訳は以下のとおりです。
借方 | 貸方 | ||
仮払金 | 3,000円 | 現金 | 3,000円 |
借方 | 貸方 | ||
交通費 | 1,000円 | 仮払金 | 1,000円 |
チャージ時点では、使用金額や勘定科目が確定していないため「仮払金」として処理します。
ポストペイ方式
ポストペイ方式の電子マネーを利用した場合、仕訳は「利用したとき」と「後日、紐づけたクレジットカードなどから引き落とされたとき」の2段階で行うのが一般的です。
業務に使用する書籍を5,000円分購入し、QUICPayで決済した場合の仕訳は以下のとおりです。
借方 | 貸方 | ||
書籍代 | 5,000円 | 未払い金 | 5,000円 |
借方 | 貸方 | ||
未払い金 | 5,000円 | 普通預金 | 5,000円 |
ポストペイを利用した時点では、まだ現金が支払われていないため「未払い金」を用いて処理します。銀行口座からクレジットカードの利用代金が引き落とされた際に、再度仕訳を行います。
デビット（リアルタイムペイ）方式
リアルタイムペイ方式の電子マネーで支払いを行った場合の仕訳は、利用した時点で紐づけられた銀行口座から直接代金が引き落とされるため、支払いと同時に記録します。
デビットカードで、会議用の飲料代2,000円を支払った場合の仕訳は以下のとおりです。
借方 | 貸方 | ||
会議費 | 2,000円 | 普通預金 | 2,000円 |
利用と同時に口座残高が減少するため、現金で支払った場合に近い感覚で仕訳処理が可能です。
経費精算で電子決済を使うメリット
経費精算に電子決済を使用すると、多くのメリットが得られます。ここでは、経費精算における電子決済の主なメリットについて、詳しく解説します。
使用履歴がわかる
電子決済を利用するメリットの一つは、利用履歴がデータとして自動的に記録される点です。いつ、どこで、いくら支払ったかといった情報が、利用明細として正確に残ります。
たとえば交通費の精算を行う際は、乗車区間や金額を後から簡単に確認でき、万が一紙の領収書を紛失してしまった場合でも、利用明細が代替の証憑となる場合があります。
さらに、利用状況が可視化されるため、経費の不正利用を抑止する効果も期待できるでしょう。
現金を管理する手間がなくなる
電子決済を導入すれば、経費精算のために行っていた現金管理の手間を大幅に削減できます。経費支払いのために小口現金を準備し、金庫などで保管している企業も少なくないでしょう。
電子決済に移行すれば、小口現金の準備や保管、残高確認といった一連の作業が不要になります。経理担当者は他のコア業務により多くの時間を割けるようになり、組織全体の生産性向上にもつながるでしょう。
現金受け渡しのミスを防げる
経費精算を電子決済で行うようになれば、現金受け渡し時に起こりがちな人為的ミスを防止できます。後になって、帳簿と実際の現金残高が合わないといった問題が発生するケースも少なくありません。
一方、電子決済であれば、データに基づいて処理が行われるため、現金の受け渡しミスはなくなります。加えて、社内での現金の盗難や紛失といったリスクも回避できるため、より安全な経費精算プロセスを構築可能です。
経費精算で電子決済を導入するときの注意点
経費精算に電子決済を導入することは、業務効率化につながる一方で、いくつか注意すべき点があります。注意点をしっかりと押さえ、明確なルールを設けて運用しましょう。
使用履歴を定期的に保管する
電子決済の使用履歴は、定期的に保管しましょう。電子決済の使用履歴は、経費として計上した内容の正当性を証明する重要な証憑となります。
税務調査の際に提出を求められるケースもあるため、確実に保管しておく必要があるでしょう。多くの電子決済サービスでは使用履歴をデータで確認できます。しかし、閲覧やダウンロードできる期間・件数に制限があるサービスも少なくありません。
定期的に履歴データをダウンロードしたり、印刷したりして、いつでも確認できる状態で保管しておくと安心です。
計上のタイミングを統一する
経費計上のタイミングを統一するのも重要です。電子マネーを経費精算する場合「都度計上」するか、一定期間分を「一括計上」するか、社内でルールを統一しておきましょう。
電子マネーは、チャージしたとき、利用時、後払いの引き落とし時など、分けて計上する必要があります。電子マネーの利用頻度が高い企業では、経費処理が煩雑化してしまう可能性があるため、計上するタイミングを社内で統一しておきましょう。
一括計上の場合は、決算期をまたいで費用計上しないよう注意が必要です。適切な会計処理のためにも、明確な経理規定を設けておきましょう。
ビジネスでの利用と私的な利用を分ける
ビジネスでの利用と私的な利用を分けるのも、電子決済の導入においては重要です。
社員が個人の電子マネーやクレジットカードを経費精算に利用する場合、プライベートな支出と会社の経費が混同しやすくなります。経費精算の誤りや不正のリスクを高める要因となり得るため、注意が必要です。
リスクを防ぐには、ビジネス専用の決済手段を用意するのが有効です。たとえば、法人契約のクレジットカード（法人カード）を社員に配布する方法があります。利用明細によって公私の区別が明確になり、経費管理の透明性を高められるでしょう。
手間なく領収書を発行するなら「バクラク請求書発行」
電子決済は便利ですが、経理処理においては注意が必要です。電子決済の方法によって領収書の発行義務が異なり、レシートで代用する場合は要件を満たしているかの確認が必要です。
電子決済を使用した場合の経費精算は、理容利益の確実な保管や私的利用との区分けなど、運用面の課題も考慮しなければなりません。そこでおすすめしたいのが「バクラク請求書発行」です。
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