慶弔費の勘定科目は？適切に経費計上するための5つのポイントと注意点を解説

慶弔費を適切に計上するためには、いくつかポイントを把握しておく必要があります。次の5つのポイントを押さえておきましょう。

事前に慶弔費支給規定を定めておく

そう頻繁なことではないとしても、自社の従業員や役員、その家族に慶事や弔事が起こることはあるでしょう。従業員に渡すご祝儀や香典を福利厚生費として処理するためには、あらかじめ慶弔費の支給に関する規定を設けておく必要があります。

福利厚生費とする場合は、全従業員を対象としてください。規定があれば出産のお祝い金や出産祝い、疾病見舞金や災害見舞金なども経費として処理することが可能です。ただし、金額は社会通念に照らし、妥当な金額を設定しなければなりません。

金額は「社会通念上で一般的」な範囲を超えないこと

慶弔費を経費として処理することに対し、上限金額は明確に定められていません。しかし、基本的に「社会通念上で一般的」であることが条件とされています。具体的な金額の目安としては、ご祝儀で30,000～50,000円、香典では5,000～10,000円程度です。

数十万円以上など、あまりにも高額な慶弔費は、税務調査で否認される可能性が高いため注意しましょう。渡す金額が高額になると、所得税や贈与税などの課税対象として判断される場合もあり、受け取った側に迷惑をかけてしまう恐れもあります。

慶弔に伴う交通費や宿泊費も経費に計上できる

結婚式やお葬式などに参列する際、会場が遠方であれば移動や宿泊を伴うこともあるでしょう。経理の処理では、移動や宿泊にかかった交通費や宿泊費も合わせて経費に計上することが可能です。ビジネス上の相手であれば、交通費や宿泊費もご祝儀や香典と同じ「交際費」の勘定科目を使います。

自社の従業員の場合、ご祝儀や香典は福利厚生費で処理しますが、交通費や宿泊費については「旅費交通費」の勘定科目です。なお、交通費や宿泊費も極端に高額になる場合は認められず、「社会通念上で一般的」な範囲の金額であることが求められます。

メモや案内状の保管が必要である

出費した分を経費として計上する場合、一般的には領収書などが必要になります。しかし、結婚式やお葬式に参列した際、通常はご祝儀や香典に対する領収書は発行されません。ご祝儀や香典を経費として処理をする場合は、渡したという何らかの証明が必要です。

式に参列したことが分かるよう、案内状や席次表、会葬礼状などを保管しておきましょう。支払った日付や金額、相手の名前や内容などもメモしておくか、出金伝票を作成しておくと証拠として使えます。

慶弔見舞金申請書を用意しておく

先述したように、ご祝儀や香典を福利厚生費として処理することを前提とし、社内で慶弔費の支給に関する規定を設けておく必要があります。その際、慶弔見舞金申請書などのフォーマットも準備しておくと手続きがスムーズです。

慶弔見舞金申請書には、申請者の所属や氏名、慶弔金の種類、金額、支給の理由や事柄の発生年月日など、自社の事情を考慮して必要事項を含めましょう。フォーマットを使って従業員や役員が自分で慶弔費を申請し、確認のうえ問題がなければ支出する流れです。