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店舗ビジネスにおける仮払いの課題、課題解決策、解決方法を徹底解説
- 記事公開日：
- 最終更新日：2024-09-11
店舗ビジネスにおける仮払いの課題、課題解決策、解決方法を徹底解説
店舗ビジネス、特に飲食店や小売店では、日々の運営において経費精算が重要な役割を果たします。特に、多店舗展開をしているビジネスモデルでは、各店舗で発生する経費をどのように管理し、効率的に処理するかが経理担当者にとって大きな課題です。その中でも「仮払い」は、経費精算の一環として広く利用されていますが、多くの課題を抱えているのが現状です。本記事では、仮払い制度の基本的な理解から、店舗ビジネスにおける具体的な課題、そしてその解決策について徹底解説します。
なお、仮払いの精算方法については仮払いの精算方法を解説！勘定科目「仮払金」の仕訳例と会計処理を効率化する方法の記事を紹介しています。
1. 仮払いとは？小口現金との違い
まず、仮払いとは何かを理解しましょう。
仮払いとは、申請者が業務上必要な経費を一時的に立て替えるために会社から借り受けるお金のことです。これは、出張費や接待費、必要な備品の購入など、様々な場面で使用されます。一方、小口現金は、特定の目的や期間に使用するために予め一定の金額を用意しておく現金のことです。小口現金は通常、店舗や部門ごとに管理され、日常的な少額の経費に使用されます。店舗ビジネスの経理課題を解決！小口現金管理のススメの記事で課題や解決方法を紹介しています。
仮払いと小口現金の主な違いは、その管理方法にあります。
仮払金は出張など従業員がまとまった金額を必要とする際に、前もって受け渡しをする金額をいいます。利用目的・用途を事前に申請した上で、その金額内で従業員がやりくりをします。
一方で、小口現金は企業内に存在するまとまったお金で、備品の購入など日常的にお金が必要になる際に小口現金から出納をします。
仮払いでは金銭を管理するのは仮払金を受け取った従業員本人ですが、小口現金では小口現金の管理担当者が担当する点に違いがあります。
仮払いと小口現金の主な違いは、管理方法にあります。仮払いは、申請者が経費の支払い後、使用用途を明確にするためにレシートや領収書をしっかり保存しておく必要があります。また仮払い金の過不足があった場合の処理も必要となります。小口現金は、日常的な支払いのために少額の現金を社内に置いて管理します。お金を支払った際に、小口現金の補充や支払いなどを記録する帳簿「小口現金出納帳」に記録をつけ、毎日残高が帳簿と合うようにチェックする必要があります。
2. 店舗ビジネスにおける仮払いの課題
店舗ビジネスにおいて仮払いが一般的に使用される一方で、いくつかの課題が浮き彫りになっています。小口現金と同様の課題も挙げられますが、以下に代表的な課題を挙げます。
1. 経費処理の煩雑化
仮払いが必要な際は、経理担当者が小口現金から現金を支払う必要があります。その際に出納業務が発生します。仮払い申請をする従業員も使用した金額の証跡として領収書やレシートを保管し、どのように使ったかを記載した申請書と一緒に提出する必要があります。
また仮払いを申請し、使用後に精算する過程では、通常、複数の承認が必要です。この承認フローが煩雑であると、経費の精算が遅れ、経理担当者や店舗スタッフの負担が増加します。
2. 管理の複雑化
多店舗展開をしている場合、各店舗で発生する仮払いの管理が非常に複雑になります。店舗ごとに異なる経費が発生し、それぞれの仮払い金額や精算状況を把握するのは困難です。特に、手作業での管理が行われている場合、人的ミスが発生しやすくなります。
3. 経費の不透明性
仮払いの使用目的が明確でない場合や、経費の証憑（レシート、領収書）が適切に保管されていない場合、経費の不透明性が問題になります。この不透明性は、経費の不正使用や、経理担当者が経費の正当性を確認する手間を増やす要因となります。
3. 仮払いの課題を解決する方法
これらの課題を解決するためには、以下のような方法が考えられます。
1. 立替経費精算への切り替え
仮払いを行う際に経理担当者が小口現金から現金を渡す場合、経費処理が煩雑化します。立替経費精算へ切り替えることにより、現金でのやりとりが減り現金管理を簡素化できます。また精算処理の回数が減り、事務作業の負担を軽減できます。
注意点としては、従業員が一時的に自分の資金を立て替える必要があるため、経済的な負担が生じる可能性があります。
2. 法人カードの導入・活用
立替経費精算の注意点も解決できる方法が、法人カードの導入・活用になります。法人カードを利用することで、現金でのやりとりを減らすだけでなく、従業員の経済的な負担も発生しません。他にもメリットとして経費の見える化、不正防止なども期待できます。
法人カードで多店舗・事業所の仮払いや立替精算を廃止する方法を紹介しています。
3. 経理ソフトの導入による管理効率化
経理ソフトやクラウド会計システムを導入することで、仮払いの管理を効率化することができます。これにより、各店舗で発生する経費の一元管理が可能になり、人的ミスの削減や経費の透明性向上が期待できます。例えば、経費精算システムを利用することで、レシートや領収書をスマートフォンで撮影し、自動的に経費として登録することができます。
4.まとめ
店舗ビジネスにおける仮払い制度は、適切に管理しなければ多くの課題を抱えることになります。しかし、経理ソフトやクラウド会計システムの導入、経費精算の自動化、経費使用ルールの明確化、承認フローの簡素化などの対策を講じることで、これらの課題を解決することが可能です。経理担当者はこれらの解決策を実践し、効率的で透明性の高い経費管理を実現することが求められます。
また外食・小売・ホテルなど実店舗を展開する企業様向けに、店舗の経費管理・処理をペーパーレス化・小口現金によって削減する方法や店舗経営の支出管理業務チェックリストといったお役立ち情報もあるので、経費管理・支出管理においてお悩みを抱えている方はぜひチェックしてみてください。
