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未払金と未払費用の違いは？経費精算システムで正しい科目の選択を
- 記事公開日：
- 最終更新日：2024-09-06
仕訳を起票する際に同じような科目があると、どの科目にすべきか悩んだり確認する手間がかかったりと、余計な時間を取られかねません。
未払金と未払費用は、どちらも後払いの際に利用する科目ですが、単発の取引に用いるのか、継続的な取引に用いるのかという点で異なります。
本記事では、未払金と未払費用についてそれぞれ詳しく解説し、混同しやすい科目について触れたうえで、科目のミスや手間をなくすための方法を紹介します。
未払金と未払費用の違いは？経費精算システムで正しい科目の選択を
後払いの科目「未払金」の定義
後払いをする際に使用する勘定科目には、おもに「未払金」と「未払費用」があります。名前が似ていますが、使う場面は異なるため、きちんと区別しなければなりません。
まずは「未払金」について説明します。
未払金とは
未払金とは、商品・サービスを購入した際にサービスなどの提供を受けたものの、代金の支払いが済んでいない場合に使用される勘定科目を指します。貸借対照表の5つの区分では「流動負債」に該当し、継続的な取引ではなく、単発の取引で使われる科目である点に注意しましょう。
また、未払金に該当するのは、営業活動以外の費用です。そのため、単発かつ後払いの取引であっても、売上にかかわる商品や材料の購入に関するものは「未払金」に該当しません。
未払金の具体例
未払金として扱われる具体的なケースは、以下のとおりです。
- 備品や事務用品の購入でクレジットカード払いをしたとき
- 車をローンで購入したとき
- 広告などを後払いで依頼したとき
決算時における未払金の扱い方
未払金は、決算日に「ワン・イヤー・ルール」の適用を受けます。ワン・イヤー・ルールとは、貸借対照表で資産・負債を「流動」と「固定」のどちらに区分するかを判断するための基準です。
事業年度末日の翌日から1年以内に支払期日が到来する場合、流動負債に区分され、未払金としての計上が認められます。
一方、支払期日の到来が1年超の場合は固定負債として区分され、長期未払金として計上されます。
未払金とは異なる「未払費用」
続いては「未払費用」について説明します。
未払費用とは
未払費用とは、一定の継続的な契約に従ってサービスの提供を受ける際、その代金が後払いになっているものに使用する勘定科目です。
未払金は「商品の引き渡しやサービスの提供が終了している取引」に使用するのに対し、未払費用は「サービスを受けている途中の取引」に使用します。
時間の経過に応じて費用が発生するため当期の損益計算に計上し、貸借対照表では「負債」の部に計上する必要があります。
未払費用の種類
上記のとおり、サービスの提供を受けていながら、貸借対照表日までに支払いをおこなっていないものが未払費用です。
未払費用には、以下のような種類があります。
- 給与
- 借入金の利息
- 保険サービス料金
- 家賃
- 水道光熱費
- 土地の賃借料など
計上時のポイント
未払費用は、期末である決算日と翌年の期首にまたがって計上する必要があります。
未払費用を計上する際のポイントは、以下の2つです。
- 決算日にはサービスを受けた期間の費用のみ計上する
- 翌期首には重複して計上しないように振り戻しの作業をおこなう
この2点をしっかりと押さえておけば、それほど難しくはないでしょう。
未払金・未払費用と混合しやすい科目
未払金や未払費用と似た意味を持つ勘定科目は、ほかにもあります。仕訳で間違わないためにも、それぞれの意味や特徴、違いをしっかりと理解しましょう。
買掛金
買掛金は、原材料や商品を仕入れた際の未払分に使う勘定科目であり、売上に対応する外注費として生じた債務も該当します。それ以外の確定している未払分が、未払金や未払費用になります。
つまり、買掛金と未払金・未払費用とで大きく異なるのは、仕入れに関連しているかどうかという点です。
長期未払金
長期未払金とは、営業活動から発生する買掛金以外で、支払期日が事業年度末日の翌日から1年を超える場合に使用する勘定科目です。未払金が「流動負債」であるのに対し、長期未払金は「固定負債」に分けられます。
具体例として、1年以上にわたって支払う割賦や、支払いが1年以上滞っている債務が挙げられます。
システム導入で課題解決｜経費精算や仕訳も簡単に
システムの導入により、経理担当者の負担やミスは軽減できるでしょう。ここでは、システム導入により解決できる経理の課題について説明します。
人的ミスの削減
日々さまざまな業務をこなす経理担当は、お金を扱う部署であるがゆえに慎重な作業が求められます。一方で、期日などが決められており、速やかにこなさなければならない作業も少なくありません。
そうした状況のなか、手作業で経理業務をおこなえば、計算ミスや転記・入力ミスといった人的ミスが発生する可能性は高くなります。ダブルチェックの徹底など注意をはらったとしても、人の手でおこなっている以上、ミスを完全になくすのは困難です。
そこで、会計システムを導入すれば、自動入力や自動計算によって手作業を減らすことができ、人的ミスの防止にもつながります。
経理担当の負担を軽減
経理業務は専門性が求められる業務が多く、経理担当者への負担が大きくなりがちです。
システムを導入すれば、記帳をはじめとする各種作業を自動化でき、経理担当者の負担が軽減することが考えられます。
作業時間の大幅な短縮が可能になると、経理担当者は帳簿の数字からデータ分析をおこなうなど、ほかのコア業務へコミットできます。その結果、事業の拡大につなげることもできるでしょう。
ペーパーレス化で時間を短縮
システムを導入すると、紙面での文書が電子データ化されます。これにより、印刷や保管にかかる手間が減少する、システム上で迅速な共有や修正対応が可能になるなどして、取り扱う際の時間を大幅に短縮できるでしょう。
電子データで管理すれば、紙の書類で発生する「どこに必要書類があるかわからない」といった事態に陥ることはありません。さらに、書類の数が膨大であっても、すぐに検索して探し出せます。
このように、資料探しの時間を最小限にできるため、ペーパーレス化は業務の効率化にもつながります。
仕訳の簡易化・効率化にはバクラクがおすすめ
先述のとおり、作業の効率化やミスの軽減にはシステムの導入がおすすめです。ここからは、バクラクのシステムが仕訳の簡易化・効率化につながる理由を解説します。
AIでの請求書自動読み取り
取引先から受け取る請求書には多様なフォーマットがあり、企業ごとに異なります。手入力の場合、自身の目で情報を確認して、それらを会計システムに入力するなどの手順を踏まなければなりません。
「バクラク請求書受取」では、AIを利用した請求書の自動読み取りが可能です。高精度のAI-OCR機能により、細かい振込先情報や、読みにくい請求書も正確に読み取ります。
さらには、請求書に記載された取引名・金額・日付などを自動に正しく読み取って即時データ化するため、手入力の必要がありません。AIの読み取り箇所も簡単に確認できるので、チェックの手間も不要になります。
過去の仕訳データから「仕訳学習機能」
バクラクには、一度登録された仕訳データを学習し、自動入力する機能があります。過去の仕訳を一度学習させることにより、自動でデータの入力を補完するため、2回目以降は同じ内容での自動入力が可能です。
これにより、毎回科目を確認して手入力するといった仕訳入力の工数が減って、経理業務の負担も大幅に軽減されます。人的ミスや不正防止にもつながるでしょう。
また家賃のように、請求書のやりとりは発生しないものの定期的に支払いが発生する取引の場合、毎月一定のタイミングで、自動で仕訳・支払データを作成することも可能です。
インボイス制度にも対応で負担やミスを軽減
バクラクでは、インボイス制度の適切な仕訳・記帳の効率化もサポートします。取引先が適格請求書発行事業者かどうかを法人名から自動で判断するため、登録状況の確認における手間やミスがなくなります。
また、請求書・領収書が適格請求書かどうかも自動で判定するので、担当者が法対応にともなう追加の業務負担を負う必要はありません。万が一、請求書や領収書によって判定された結果と不整合な税区分が選択されている場合、アラートが出るため記帳誤りに気付きやすく、ミスの軽減も期待できます。
工数削減・手入力によるミスの軽減に成功した3つの事例
ここからは、実際にバクラクのサービスを導入し、工数削減や手入力によるミスの軽減に成功した3つの事例を紹介します。
AI-OCRによる自動読み取りで、手入力時に発生していたミスが激減
少数精鋭でのメンバーで事業に取り組んでいるD2C企業。請求書の枚数が多く、月次決算全体で2ヵ月かかっていたことや、工数が大きいうえに手入力によるミスが発生していることが課題でした。
AI-OCRによる自動読み取りが高精度である点や、科目を選ぶ際にも頻繁に使用するものが上位に出てくるなど、自動読み取り以外にも細やかな部分を自動化している点がとても使いやすく感じているといいます。
バクラクの導入後には、会計ソフトへの手入力がなくなり連携もスムーズになったことで、月次決算の経理処理時間が10分の1に削減できました。さらに、手入力時に発生していたミスが激減するなどの効果が得られたと、担当者は話しています。
月次決算の工数が10分の1以下に！バクラクでミスを減らし、処理時間を大幅短縮｜株式会社Morght
手入力がなくなり、仕訳業務が5割減
年商55億円の企業である横関油脂工業株式会社は、経理担当が1人で、毎月100枚ほどの請求書を処理し、稼働4営業日で月次決算を締めています。そこで課題となっていたのが、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しなければならないことと、仕訳業務に工数がかかりすぎていることの2点です。
バクラクサービスの導入を検討する際にインパクトがあったのが、「操作性」と「画面の見やすさ」だそうです。システム導入する際には、法令対応だけでなく仕訳の自動化ができるほうがいいと考えていました。
バクラクの導入により、請求書はスキャンデータの読み取りとなり、ほぼ手入力はなくなりました。過去の仕訳の学習制度も高いため、仕訳の業務も5割ほど減っていると担当者は話しています。
新しい法対応に関しても、システム上で対応が済むため自身の業務量増加はほとんどなくなりました。その結果、気持ち的に余裕ができて、よりコアな部分を考えられるようになり、仕事の段取りが強化されたそうです。
年商55億円企業の経理をひとりで担当する私がバクラクを選んだ決め手とは｜横関油脂工業株式会社
申請者と経理担当者、経費精算にかかる工数が1/4に
「那須ハイランドパーク」の運営などを手がける、日本テーマパーク開発株式会社。経理担当者には提出されたExcelデータと証憑を突き合わせる業務があり、以前はパソコン画面と手元の証憑を見比べて入力内容に間違いがないか、金額が合っているかを確認していました。
しかし、バクラクの導入により、1つのパソコン画面で証憑と入力項目を見比べられるようになり、かなり楽になったといいます。そして申請者側は、証憑を届ける手間や月末の領収書処理をする手間がなくなり、ストレスから解放されました。
管理者側も、以前は申請用紙を一つひとつ確認して印鑑を押していたところ、現在はオフィス外からも承認できるようになり、特に出張が多い管理者ほど助かっているといいます。また、リマインドメールのおかげで承認漏れを防げているようです。
経費精算の工数が75%減！有名テーマパーク運営会社が、DXの第一歩にバクラク経費精算をおすすめする理由とは｜日本テーマパーク開発株式会社
未払金や未払費用などの科目間違いを防ぐためにシステムの導入を検討しよう
「未払金」と「未払費用」はどちらも同じ負債に分類されます。名称が似ているうえに、どちらも後払いで使用する科目ですが、継続的な取引なのか、役務提供がすべて完了している取引なのかといった点に違いがあります。
このほかにも、混同しやすい科目には「買掛金」や「長期未払金」などがあるため、仕訳起票時には注意が必要です。
こういった科目一つをとっても、経理業務では細やかな判断が必要になり、毎月膨大な量の処理をおこなうため、経理担当にかかる負担は大きいでしょう。経理担当の負担や人的ミスの削減などを解決する方法の一つに、システムの導入があります。
バクラクは、請求書の処理や経費精算、法人カードなどの支出管理を、なめらかに一本化するサービスです。法令に対応しつつ業務効率化を図れるため、システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。