【初心者向け】経費精算を勉強する方法とは?日常業務を効率化する方法

経費精算は、日々の企業活動を記録・管理する重要な業務です。しかし、経費精算の知識がなく、業務効率化のために勉強したいという方もいるでしょう。

本記事では、経費精算で求められる能力や勉強法、おすすめの資格を解説します。併せて、経費精算の課題解決に役立つ経費精算サービスの活用事例も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

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【初心者向け】経費精算を勉強する方法とは?日常業務を効率化する方法 

経費精算を勉強する前に 

経費精算の勉強をする前に、経費精算を含む経理の仕事内容を知っておくことが重要です。全体像を把握することで、求められる能力や学ぶべき内容がわかり、効率良く学べます。

まずは、経費精算の必要性と勉強する目的を確認しましょう。

経費精算の必要性 

経費精算とは、従業員が事業活動のために負担した費用を会社に請求して精算することです。

経費の無駄使いは支出を増やし、経営状況を悪化させてしまうため、企業活動の継続には経費の管理が必要です。適切な経費管理は健全な企業会計につながり、企業の経営方針の決定にも役立つでしょう。

勉強目的を明確にする 

前述のとおり、経費精算は企業の経営方針の決定にも影響を与える重要な業務です。正確さが求められるため慎重な作業が必要ですが、速さも求められるため、手作業だとミスが生じることもあるでしょう。

ミスを減らして業務を効率化するためにも経費精算の勉強は必要ですが、とはいえ、やみくもに勉強すれば良いわけではありません。

「経費精算の基礎を学びたい」「ExcelなどのITスキルを学び業務を効率化させたい」「企業の経営状況を把握できるようになりたい」など、悩みや目的はそれぞれ違うでしょう。

現在の自分に足りない能力や求められている知識を把握し、目標に合わせて勉強することが重要です。まずは何のために勉強するのか、明確にしてみましょう。

経費精算で求められる能力

経費精算には経理の知識だけでなく、さまざまな知識や能力が求められます。経費精算で求められる知識と能力を4つ紹介します。

簿記の知識 

簿記とは、商品の売買や固定資産の購入など、企業活動を記録・整理する一連の作業を指します。1年ごとに決算をおこない、報告書にまとめるのが一般的です。

簿記に詳しくなくても会計ソフトを使用すれば作業自体はできますが、簿記の知識を身につければ次のようなメリットが得られます。

  • コスト意識を養える
  • 企業の経営や財務状況を理解できる
  • 企業のキャッシュフローの予測が可能になる
  • 取引先の経営状況を理解できる など

取引内容を理解することは、経費精算をするうえで重要です。また、会計的な視点で考えられるようになるため、たとえ経理を担当していなくとも簿記の知識はビジネスパーソンに役立ちます。

ITスキル 

経費精算はデジタル化・自動化が進んでいるため、ITスキルは必要不可欠です。報告書・請求書作成やデータ分析で、Excelなどを使いこなせると経費精算で役立つでしょう。

また、手作業だとミスが起こりやすくなりますが、ITスキルを磨くことで正確性の向上や業務の効率化も見込めます。

コミュニケーション能力 

経費精算は1つの部署内で完結する業務でありません。領収書や申請書の提出など、他部署との協力が必要です。普段から関係部署とコミュニケーションを取り、良好な人間関係を築いておくと、業務を円滑におこなえます。

また、経費精算の記録をもとに作成された決算書は、企業の経営判断にも使用されます。経理の知識が少ないメンバーから、説明を求められることもあるでしょう。社外関係者などに財務状況を説明することもあり、相手の理解度に合わせて説明する能力も必要です。

分析能力 

経費精算の記録や決算書を分析し、コスト削減可能な業務の存在など数字から見えた課題を共有することで、企業の利益に貢献できる可能性があります。

企業の弱みや強みを把握して改善策を提案できる人材は、経営者にとっても心強い存在となるでしょう。

経費精算の勉強法

経費精算の勉強にはさまざまな方法があります。具体的にどのような勉強法があるかを紹介します。

書籍で勉強する 

教材にかかる費用を抑えたい、マイペースに勉強したいという方に、書籍の利用はおすすめです。

経理精算に関する書籍は数多くあるため、口コミを参考にしたり、本屋などで実際に中身を見たりして書籍を選ぶと良いでしょう。数冊程度をそろえるだけなら、それほど大きなコストをかけずに勉強ができると考えられます。

しかし、書籍の内容を理解しながら読み進めるとなると、疑問点があった場合に解消が難しいため、一人だとなかなか大変です。自分のライフスタイルに合わせて勉強できる一方、強い意志がないと挫折してしまう可能性があるでしょう。

オンラインで勉強する 

近年は、オンラインで学習できるコンテンツが充実しています。文章で読むと難しい内容でも、映像や音声がある動画だと理解しやすいでしょう。

初心者向け・上級者向けなどのレベル別のものや簿記に特化しているもの、Zoomなどで個別に教えてくれるものなど、形態はさまざまです。ぜひ、自分に合ったコンテンツを選択してください。

オンラインでの勉強には、時間や場所を問わず勉強できるためスキマ時間を活用できる、通学の手間がないなどの魅力があります。一方で、有料のコンテンツは書籍と比較してコストが高い傾向にあるといったデメリットもあるため、ほかの方法とよく比較検討したうえで選ぶことをおすすめします。

ビジネススクールに通う 

ビジネススクールに通うのも選択肢の一つです。

専門の講師は、必要な知識を網羅的にわかりやすく説明してくれるため、効率良く勉強できるでしょう。不明点を講師に直接質問できるのも、ビジネススクールならではの魅力です。学習に集中しやすい環境があり、同じ目標を持つ仲間もいるため、独学が苦手な方にも適しています。

ただし、書籍などと比較するとコストは高めであること、通学の手間がかかることはデメリットです。

資格を取得する 

業務に活かすためとはいえ、努力が形にならないと勉強のモチベーションを保つのは難しいでしょう。その場合には、資格取得を目指すのがおすすめです。目標があると集中して勉強でき、モチベーションを高められます。

資格取得の過程では周辺知識も体系的に学べて、全体像を理解できるようになります。転職で有利に働く資格や、資格手当を支給する企業があるため、キャリアアップにも役立つでしょう。

しかし、資格試験へ挑戦するには、勉強時間をある程度確保する必要があります。コストもかかるため、その点も含めて検討しましょう。

経費精算の勉強におすすめの資格

経費精算の勉強におすすめの資格を紹介します。

日商簿記検定試験 

帳簿の記入方法や経営状況を把握する力を問う資格試験です。

日商簿記検定試験には、1~3級、簿記初級、原価計算初級の5つのレベルがあります。簿記初級は基礎レベル、原価計算初級は原価計算をメインに勉強している方向けの試験です。

3級は商業簿記の基礎を学べますが、工業簿記は範囲外です。商業簿記・工業簿記どちらも体系的に学べる2級以上が、企業の実務で求められるレベルになるでしょう。

日商簿記検定試験は知名度も高く、2級以上だと資格手当のある企業もあります。合格率は、3級・2級ともに30~40%台で推移しています。

ビジネス会計検定試験®

財務諸表に関する知識・分析力を問う資格試験です。財務諸表への理解を深められるので、自社や取引先の経営状況を把握でき、業務に活用できるでしょう。

ビジネス会計検定試験®には1~3級があり、企業の実務で求められるレベルの目安は2級以上です。合格率は3級が60~70%台、2級が40~50%台で推移しています。

経理・財務スキル検定(FASS検定)

経理・財務に関する実務レベルを、客観的に評価する検定試験です。経理の知識を網羅的に学べるため、日商簿記検定試験と併せて勉強することでより理解を深められます。

経理・財務スキル検定(FASS検定)は、経済産業省「経理・財務サービス・スキルスタンダード普及促進モデル事業」における定型業務として標準化された業務が対象となっており、資産・決算・税務・資金の4分野から出題されます。

判定は合否ではなく、スコアによりA~Eの5段階で評価するのが特徴です。

検定を受けることで自分の実務レベルがどの程度かを把握でき、より高いスコアへとスキルアップする機会となるでしょう。分野ごとの評価もあり、今後の課題も把握しやすくなります。

2024年3月時点の5段階評価の結果(受験者累計)は次のとおりです。

レベルAレベルBレベルCレベルDレベルE
15%16%29%28%12%

経理事務パスポート検定(PASS検定)

日常的な経理業務に出題範囲を限定した資格試験で、人材紹介や派遣現場でも広く活用されています。

経理事務パスポート検定(PASS検定)には1~3級があり、勉強から資格取得まですべてe-ラーニングで完結するのが特徴です。10時間程度の動画研修はスマートフォンでも受けられるため、スキマ時間にも気軽に取り組みやすいでしょう。

ほかの資格ほど幅広く学べるわけではありませんが、独学で勉強できるので経理初心者もチャレンジしやすい資格といえます。経理の基盤を固めたい方におすすめです。

速く正確な経費精算を可能にする「バクラク」の導入事例

勉強して経費精算業務を効率化し、かつミスを減らすことは重要ですが、経費精算サービスを導入するのも選択肢の一つです。

ここでは、「バクラク」経費精算サービスを導入した事例を2つ紹介します。

請求書の処理時間が半分に|坂善商事株式会社の導入事例 

坂善商事株式会社は、衣料販売をおこなう従業員400名程度の企業です。毎月約300件の紙の請求書が発生し、1枚1枚確認してデータ化・仕訳・ファイリングを手作業で処理していました。

しかし、業務負担や処理時間に課題を感じ、バクラクのサービスを導入します。

導入後は請求書の一元的処理が可能となり、業務の大幅な負担軽減に成功。処理業務工数を半分以下に削減でき、請求書の受領、支払状況の確認、過去の処理内容の検索にかかる手間も大幅に減らせました。

また、同社では電子帳簿保存法への対応に関する課題もありましたが、インボイス制度・電子帳簿保存に対応しているバクラクサービスの導入により、これらの課題もクリアできました。

バクラクのサービスは費用対効果が高く、アップデートもスピード感があると満足いただけています。

バクラクは「これからの請求書処理の必需品」。業務工数を半分以上削減した坂善商事が語るバクラクを活用するべき理由とは|坂善商事株式会社

手入力のミスが減り処理時間短縮へ|株式会社Morghtの導入事例 

株式会社Morghtは、D2C寝具ブランド「NELL」の企画・販売を手がける従業員8名の企業です。請求書処理に関しては、次のような課題を抱いていました。

  • 請求書が多く、月次決算全体で2ヵ月程度かかる
  • 1件ずつ振込しているため、3日程度の工数を要する
  • 手入力によるミスが発生している

バクラクのサービスを導入したところ、月次決算の処理時間を2ヵ月から10分の1以下に、また振込作業時間を3日から数分に短縮できました。手入力によるミスも激減し、速く正確な経費精算を実現しています。

また、運用開始時のフォローの速さが、ワークフローを構築するうえでも助けとなったそうです。

従業員の規模にかかわらず、バクラクのサービスは経費精算業務の効率化に役立てられるでしょう。

必要なスキルを習得して効率良く経費精算をしよう

適切な経費管理は、企業活動の継続に欠かせません。経費精算への理解を深めることでコストへの意識を養えたり、企業の財務状況を把握できたりと、業務に経営者視点を採り入れられる可能性があります。

また、数字の意味がわかるとミスが減り、効率良く業務ができるようになるでしょう。

しかし、経費精算を手作業で処理するには限界があります。人の手が入る以上、注意深く業務をおこなってもミスをゼロにするのは困難です。

より速く正確に経費精算をおこなうためには、経費精算サービスを導入することも選択肢の一つです。

バクラクは経費精算や請求書処理、支出管理などを一元化することで、速く正確な経費精算を実現します。経理処理時間を短縮でき、手入力によるミスを削減できるでしょう。さらには、追加の負担なくインボイス制度や電子帳簿保存法などの法令への対応も可能です。

経費精算の業務負担やミスなどの課題解決のために、バクラクの導入をご検討ください。

AIが大量の領収書を秒速処理する「バクラク経費精算」

パソコン、スマホから手軽に経費精算が可能。領収書をアップロードするとデータが自動入力されるので、原本の回収・ファイリングが不要に。手間のかかるインボイス制度・電子帳簿保存法にも対応しています。簡単で正確な経費精算を実現するツールをぜひご体感ください。