海外出張の経費精算の方法とは？為替レートの計算や領収書がないチップの仕訳について

海外出張における経費精算の注意点を、3つ紹介します。

為替レートの計算をする

TTSは金融機関が外貨を販売する際のレートで、円を外貨に両替する際に適用されます。TTBは金融機関が外貨を買い取る際のレートとなり、TTMはTTSとTTBの平均値で、外貨取引の基準レートです。

法人税法では取引日のTTMを適用するのが原則ですが、業務の簡便化のためにTTSを採用する企業も多くあります。海外出張時の経費精算では、現金払いの場合両替時のレートが適用されます。なお両替手数料を経費とする場合は、計算書を保管することが必要です。

クレジットカード決済では、利用明細に記載されている為替レートを基に精算しますが、請求額の確定はカード会社の処理日となるため、異なる可能性があることにも注意しましょう。

経費精算では経費を使用した日のレートを適用し、後日両替を行った場合も、支払日基準で計算することが求められます。

参考：三菱UFJリサーチ＆コンサルティング「本日の為替相場」

証憑となる領収書などの書類を保管する

海外出張者は経費精算のため、証憑となる書類を適切に保管しておく必要があります。領収書や明細書が残っていないと、正しい経費精算ができません。

交際費の場合は、取引相手や使用目的などを記載済みの申請書も不可欠です。チップに関しては領収書や明細書がないケースもありますが、いつどこで何のためにいくら支払ったのか、正確に記録しておきましょう。

また海外出張費は、業務において必要な出張であったか、税務調査で確認される場合もあります。領収書などのほかに、市場調査や商談の資料も保管して、業務上の必要性を証明できるようにしておきましょう。

証跡を読めるようにしておく

経理担当者は証憑となる領収書や明細書について、内容の可読性を担保する必要があります。海外出張時の領収書や明細書は、現地の言語で記されているのが一般的です。

領収書や明細書をスムーズに読めるよう、高頻度で使われている単語の意味を理解しておく、使用される言語を学んでみるなどの対策が必要です。

また、支払い時には経費の内容がわかっていても、帰国後の精算時にはわからなくなってしまうケースも考えられます。領収書や明細書の内容が後からでも把握できるよう、出張者に簡単なメモを残してもらうのもおすすめです。