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【シリーズ企画】2024年のバクラク新機能を総まとめ！第二弾
「内部統制と業務効率化を両立する機能」を徹底解説
バックオフィスにおける内部統制は、企業運営の信頼性確保と業務効率化の基盤となります。2024年は改訂J-SOXの適用も始まっており、財務報告の信頼性だけでなく非財務情報への対応が強調されました。多くの企業に対して、IT統制や不正リスク管理、ガバナンスとの一体化が進められ、内部統制評価の柔軟性が求められています。バックオフィス部門がこれを推進することで、経営基盤の強化や持続可能な成長が実現されますし、企業価値の向上に不可欠な仕組みとも言えるでしょう。
本シリーズでは、これらの課題を解消するべく、今年「バクラク」シリーズへ搭載された新機能を振り返ります。適切な内部統制を進行しながらも、バックオフィスの業務効率化を実現する機能群をまとめてご覧ください。
内部統制と業務効率化を両立するバクラク新機能
申請内容の記入ミスを削減：「AI-OCR機能による入力補完機能」
（対象製品：バクラク申請）
手入力での社内申請は、入力ミスや不備が発生しやすく、業務の効率性と正確性に影響を与え、特に複雑な内容を扱う場合にはリスクが高まります。また、入力フォーマットやルールが統一されていない場合、申請内容にばらつきが生じ、確認や修正に余計な時間がかかることがあります。
さらに、手入力では自動チェック機能がなく不備の発見が遅れるため、再提出が必要になるケースも多いです。これらの問題は、申請プロセス全体のスムーズな進行を妨げ、従業員の負担を増やすとともに、業務全体の生産性にも影響を及ぼします。
本機能が叶えること
「バクラク申請」には、利用シーンや課題に応じて「支払申請」「購買管理」に加え「汎用申請」があります。ここへAI-OCR機能が追加されたことにより、書類アップロードの際に日付・金額・取引先という基本項目の読み取りと入力補完が自動で行われ、申請時の手入力と入力ミスの削減が可能になりました。
なお、本機能は汎用申請だけでなく、引き続き、請求書の支払依頼や見積書の申請、発注書の購買申請といった申請経路でもご利用いただけるので、社内稟議のさまざまなシーンで安全性を高め、業務効率化を図ります。
本機能へのお問い合わせ
適切な社内申請システムの導入は、承認手続きや責任の所在を明確化し、不正やミスの防止に寄与します。一方で、申請内容の不備や承認の遅延が生じる場合、業務全体の効率低下や内部統制の形骸化につながるリスクがあります。
ぜひ、バクラクによる安心でスムーズな社内申請の実現を体験してください。
書類の発行に承認ステップや条件分岐を設定：「ワークフロー機能」
（対象製品：バクラク請求書発行）
請求書や見積書の承認（稟議）や押印は多くの企業で一般的に行われていますが、その内容やフローは企業ごとに異なります。同じ企業内でも、契約や書類の種類、金額によって条件が変わることがよくあります。
さらに、書類発行だけでなく、稟議はさまざまな取引に関連して行われます。しかし、複数の稟議ツールを使用している場合、申請者や承認者は業務ごとに異なるツールで操作する必要があり、手間が増えたり承認漏れが発生したりすることがあります。また、稟議の元になる組織情報を各システムで個別に更新する必要があり、それらの管理者の負担も増大しがちです。
本機能が叶えること
「バクラク請求書」で書類の発行をする際に、その書類の承認プロセスや条件を柔軟に設定できる機能が備わりました。作成した書類が取引先に送付される前に、承認者によるチェックや不備があった場合の差し戻しなどが可能です。
加えて、この機能によって「書類を発行するツール」と「書類を稟議するツール」…といった複数のツールを行き来して使用する必要がなくなり、一つのシステムで申請から承認までスムーズに管理できます。稟議に関連する組織情報の更新も一元化されるので、管理業務の負担を大幅に軽減します。
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本機能へのお問い合わせ
書類の発行と申請を効率化したい意図で導入したツール群が、逆に申請者や承認者の手間を増大させているケースがあります。こうした手間が稟議の不備を招き、内部統制上のリスクになっている企業も多いのではないでしょうか。
バクラクの導入は、こうした管理上のリスクや工数の肥大化を一掃するお手伝いができます。お気軽にご相談ください。
バクラクビジネスカードの「決済先限定の複数設定」「通貨限定」機能
近年、クレジットカード決済の不正利用被害が増加しています。一般社団法人日本クレジット協会の調査によると、2023年のクレジットカード不正被害額は約541億円に上り、過去最高となりました（出典）。法人クレジットカードの不正利用には、従業員が私的な目的でカードを使用するケースや、外部の第三者がカード情報を盗んで悪用するケースが含まれます。具体的には、従業員が個人的な買い物や旅行費用を会社経費として処理したり、虚偽の取引を行って会社に損害を与えるリスクがあります。
本機能が叶えること
このような不正被害が拡大する中、当社の「バクラクビジネスカード」でも、対策の一助として、ご利用時の上限金額設定や、決済可能な取引先を制限できる機能を実装してきました。2024年8月には、決済先を限定する機能をアップデートし、複数の決済可能な取引先を1枚のカードに設定できる機能の提供を開始しています。本機能は、従業員によるカード不正使用のリスク回避と合わせて、現場の効率的な業務遂行を支援します。
また、同じく10月には決済先の通貨を限定する機能もリリースしています。この機能により、カードごとに決済可能な通貨（日本円、アメリカ・ドル、ユーロ）を制限することができ、指定されていない通貨での決済は自動的にブロックされ、速報明細も作成されません。当社がバクラクビジネスカードを利用いただいているお客様のデータを集めたところ、不正利用は47%が外貨決済であったため、リスクの削減に非常に有効であると考えています。
本機能へのお問い合わせ
法人カードの利用はキャッシュフローの改善や立替経費の負担削減など、企業のさまざまな支出管理に役立ちます。一方で、カード利用のルールやコントロール手段が整備されていないと、不正の温床にもなりかねません。
バクラクビジネスカードは、不正利用のリスク回避をしながら現場の効率も落とさないための仕組みを備えています。年会費無料、最短即日発行で導入できるため、ぜひご検討をください。
バクラクは今後も企業の内部統制強化を効率的にサポートします
本記事で紹介した以外にも、バクラクは支出管理のプロセス全体を可視化し、ワークフローを厳格に管理することで、組織の内部統制を強化する機能を多数備えています。システム上で書類や契約、決済情報が一元管理されることで、期限管理や計上漏れの防止にも効果的かつ、コンプライアンスリスクの軽減にも貢献できるサービスとなっています。
