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未請求に対するお詫びメールの書き方は？対処法や改善策も解説
- 記事公開日：
- 最終更新日：2024-08-09
売掛金が未請求になっていた場合、早急に取引先へ連絡を入れて請求書を送付する必要があります。メールで連絡をするなら、お詫びの文面も考えなければなりません。この記事では、未請求が発生した際の対処法、お詫びメールの書き方、未請求を防ぐ改善策などを解説します。未請求が発生したときの参考として役立ててください。
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未請求に対するお詫びメールの書き方は？対処法や改善策も解説
未請求が発生した場合の対処方法
未請求が発生したら、どのように対処すればよいのでしょうか。以下で詳しく解説します。
上司に報告したうえでお詫びの連絡をする
未請求が発覚した場合、すぐに上司に報告してください。そのうえで、取引先に対してお詫びの連絡をする必要があります。取引先への連絡方法は、上司に報告する際にあわせて確認することが大切です。状況によっては上司に謝罪してもらったほうがよいケースもあるため、相談しましょう。
早急に請求書を作成して送付する
取引先へ連絡した後、すぐに請求書を作成して送付します。ただし、慌てて作業するとミスが発生しやすくなるため、細心の注意を払って請求書を作成しましょう。請求書ができたら、誤りがないかよく確認する必要があります。また、郵送する場合はお詫び状も作成して添えるべきです。
未請求の原因を追究し改善策を検討する
請求書を送付したら、なぜ未請求が起きたのか原因を把握する必要があります。原因を明らかにしたうえで具体的な改善策を検討してください。未請求の発生については、担当者だけでなく関係部署にも情報共有しましょう。それにより、組織全体で未請求の再発防止を意識することが大切です。
未請求に対するお詫びメールに記載する項目
未請求に関するお詫びメールには、何を記載すればよいのでしょうか。必要な項目について解説します。
件名
件名は、未請求のお詫びについてのメールだと一目で分かるようにしましょう。また、メールを受け取った相手が重要なメールだとすぐに認識できるようにする必要があるため、件名に【重要】とつけるとよいです。
挨拶
メールの本文は、通常通り挨拶から書き始めます。そのうえで、未請求の内容について、詳細や金額などを示します。丁寧にお詫びする必要がありますが、簡潔で分かりやすい文章でまとめることが大切です。
未請求が発生した原因
未請求の内容やお詫びの言葉を記載した後は、未請求が発生した原因についても説明しましょう。ただし、あくまでも情報共有として記載し、言い訳にならないよう注意が必要です。
請求書の発行日
請求書の発行日については、取引先に確認が必要です。請求の遅れにより請求書の発行日も通常とは異なる時期にすべき場合もあるため、必ず確認しましょう。すでに発行日について確認できているなら、いつまでに送付するか記載すれば問題ありません。
再発防止策
未請求が発生した原因とともに、今後の再発防止策についても伝える必要があります。ミスの発生はやむを得ないとはいえ、可能な限り防がなければなりません。今後の対応によって印象が変わる可能性もあります。
未請求に対するお詫びメールの例文
ここでは、未請求が発生した際に送信するお詫びメールの例文を紹介します。
請求書の発行が遅れた場合の例文
（件名）【重要】請求書の送付遅延について
（宛先）
株式会社◯◯
経理部 ◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
平素より弊社のサービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
請求書につきまして、本来◯月◯日までに送付すべきでしたが、社内のチェックミスにより遅延が発生いたしました。
貴社にご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。心よりお詫び申し上げます。
大変恐れ入りますが、明日◯時までにメールにて送付させていただきますので、今しばらくお待ちいただけますと幸いです。
今後は、社内のチェック体制を強化し、再発防止に取り組む所存です。
改めまして、この度は大変申し訳ございません。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
請求書の発行を忘れた場合の例文
（件名）【重要】ご請求書遅延のお詫び
（宛先）
株式会社◯◯
経理部 ◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
平素より弊社のサービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
この度は弊社のミスにより、請求書の発行が漏れていることが発覚いたしました。
多大なるご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。心よりお詫び申し上げます。
遅れております請求書につきましては、◯月◯日中に必ず送付いたします。
今後は、社内のチェック体制を強化し、再発防止に取り組む所存です。
改めまして、この度は大変申し訳ございません。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
請求書の送付を忘れ未請求になるとどうなる？
請求書を送り忘れて未請求になった場合、どのような事態に陥るのでしょうか。以下で解説します。
未請求になると代金が入金されない可能性がある
取引先へ請求書を発行しなければ、未請求の状態になります。そのため、取引先から代金が入金されない恐れがあります。一般的に、会社では請求書をもとに支払の手続きを進めるケースが多いためです。また、社内のルールにより、請求書がなければ支払の手続きができない場合も少なくありません。
請求書の発行には期限がある？
請求書を送付する時期が大幅に遅れた場合、期限について注意が必要です。ここでは、請求書の発行の期限について解説します。
売掛債権の有効期限が時効になる
会社同士の取引では、一定期間に発生した代金をまとめて請求する場合が多いです。そのため、売上の発生から入金までの間は、代金が売掛金（売掛債権）として処理されます。売掛債権の有効期限は5年です。よって、請求の期限は、原則として売掛債権の有効期限の5年となります。
売掛債権が時効になると請求できなくなる
売掛債権の時効である5年が過ぎれば、基本的には請求ができなくなります。そのため、本来支払われるはずだった代金も受け取れません。場合によっては時効の中断も可能ですが、法的な手続きが必要です。未請求が発生していると判明した場合、なるべく早くお詫びと請求を行いましょう。
請求書はいつまでに送付する？
請求書はいつまでに送付すればよいのでしょうか。以下で詳しく解説します。
取引ごとに送付する
都度請求の場合、取引が発生するたびに請求書を送付しましょう。たとえば、単発の取引や新規の取引などでは、一般的に都度請求が行われています。都度請求なら取引ごとに確実に請求ができますが、取引回数が多いと請求書の発行に手間が多くかかります。
月ごとにまとめて送付する
売掛請求または一括請求は、一定期間の取引についてまとめて請求する方法です。複数の取引をまとめて請求でき、請求書の発行にかかる手間を減らせます。ただし、納品から入金までの期間が空くため、資金繰りが厳しくなる可能性もあります。
取引先の締め日に合わせて送付する
請求書は、取引先の締日に合わせて発行するパターンもあります。取引先によっては、たとえば月末締めで翌月末に支払うといった独自のルールがあるからです。締め日や請求書の発行日については、事前に取引先へ確認しておきましょう。
未請求を防止するための改善策
未請求が発生したら、再発を防ぐための改善策が必要です。具体的な改善策について解説します。
請求予定を一元管理する
未請求をなくすには、見積書、納品書、請求書など書類に共通の番号を記載し、一元的に管理する必要があります。共通の番号を記載すれば確認しやすくなり、未請求を防止できます。受注したタイミングで請求予定をリストにまとめ、すべてについて漏れなく対応できるようにしましょう。
取引ごとに売掛金を記載する
各取引先について売掛金元帳を作成し、取引が発生するたびに売掛金の情報を記載しましょう。こまめに記録をまとめれば、後から資金の流れを追いたい場合もすぐに必要な情報を把握できます。ただし、手間も増えるため、取り入れるかどうかは状況に応じて検討する必要があります。
請求書のチェック体制を整える
請求書に関するミスを防ぐには、チェック体制の強化が必要です。請求書を作成する担当者本人だけでなく、他の従業員も交えて複数人でチェックする体制を整えましょう。経理部門だけでなく、営業部門をはじめとする関係部署との情報共有も重要です。複数の人が請求の状況について確認できる状態になれば、たとえミスが生じても早い段階で気付ける可能性があります。
システムを導入する
未請求の防止のためには、請求書業務を一元管理できるシステムの導入もおすすめです。受注のタイミングでシステムに情報を入力すると、納品書や請求書などの書類を自動で作成できます。請求に関連する情報を一元管理できるため、請求の漏れが発生しにくくなります。業務効率化にもつながり、よりスムーズに作業できるようになるでしょう。
まとめ
未請求が発生した際は、上司に相談したうえですぐに取引先へお詫びする必要があります。そのうえで請求書を作成し、速やかに送付しましょう。未請求のままでは代金が支払われない可能性が高いため、注意が必要です。また、請求については売掛債権の有効期限が時効になります。
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