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領収書の貼り方は重ねないほうがよい?まとめ方や整理の方法をわかりやすく解説

領収書やレシートを効率的に管理するために、定期的にファイリングすることが重要です。また、領収書やレシートは税務上の証拠となる場合があり、法律で定められた期間内は保存しておく必要があります。そのため、保管方法や保管期間にも注意しましょう。この記事では、領収書の貼り方や整理方法を解説します。ぜひ参考にしてください。

領収書の貼り方は重ねないほうがよい?まとめ方や整理の方法をわかりやすく解説

領収書を保管しなければならない理由

領収書やレシートは金銭の受け渡しを証明するための書類であり、法人税法においては証憑書類として扱われます。証憑書類は法律によって保管が義務付けられているため、定められた期間は保管しなければいけません。領収書の保管期間は、法人は原則として7年(個人事業主は原則5年)と定められており、期間内は自己の判断で処分することはできないため注意しましょう。

また、法人の場合すべての支出を法人費用として処理し、法人税や消費税の計算に使用します。これらの計算に領収書を用いるため、処分せずにわかりやすく保管しておくことが重要です。

領収書の貼り付け・まとめ方

領収書は保管期間が定められているため、勝手に処分することはできません。しかし、そのまま保管しておくと管理しにくいため、定期的にファイリングするなど整理しておくとよいでしょう。ここでは、領収書の貼り付け方やまとめ方などを解説します。領収書の整理に悩んでいる場合は参考にしてください。

1.領収書を日付順に並べる

まずは、領収書を日付順に並べましょう。日付がバラバラだと、必要な領収書がどこにあるのかがわかりにくくなります。多くの領収書のなかから目当てのものを探すのに、手間や時間がかかってしまうため不便です。

領収書を日付順に並べることで、後から領収書の確認が必要になった場合でも探しやすくなります。また、取引先ごとに領収書を分ける場合もあるでしょう。この場合も、取引先ごとに分けた上で日付順に並べます。

2.台紙の右上に日付を記入する

領収書を日付順に並べたら、実際に貼り付けていきましょう。領収書を貼り付ける際には、貼り付けるための用紙を準備します。基本的には、A4サイズの用紙を用意しますが特に決まりはありません。ただし、小さすぎると領収書が収まらない可能性があるため注意が必要です。

台紙を用意したら、右上に日付を記載しておくとよいでしょう。台紙の右上に日付を記載しておくことで、ファイリングした後でもひと目で日付が分かるようになるため、確認しやすくなります。

3.領収書の上部のみ貼り付ける

領収書を台紙に貼り付ける際には、上部のみを貼り付けます。四辺すべてを貼り付けるのは手間がかかるため、そこまでする必要はありません。領収書の上部に糊を塗る、もしくはテープを使って貼り付けましょう。

整理しやすくするために、台紙のサイズを合わせておくこともポイントです。ノートやルーズリーフなどでも構いませんが、紛失のリスクもあるためファイリングしやすいものに統一しておきましょう。

4.ファイルにしまう

月が変わったら、領収書をファイリングします。ファイルから領収書を取り出して〇〇年〇月分などと厚紙に記載して、穴あけパンチで穴を開けましょう。紐で縛って保存しても構いませんし、ファイルケースなどに入れて保存しても構いません。自社が保管しやすい方法を採用しましょう。

また、決算書の決算日に合わせて月別に保存しておくことがポイントです。

5.日付順に重ねてファイリングする

日付順に重ねてファイリングしておきましょう。日付順にすることで、必要な領収書を後から探す場合でも確認しやすくなります。また、ファイルケースの背面に年月日を入れておくと、中身を確認しなくても必要な領収書を検索しやすくなるため、年月日やナンバーなどを記載しておくのもおすすめです。

領収書を貼り付ける際は「重ねない」ことが基本

領収書をスクラップブックに貼る場合には、重ねずに貼り付けることが基本です。領収書を重ねて貼ってしまうと、ひと目で領収書の内容を確認できなくなります。わざわざ領収書をめくって内容を確認する必要があり手間がかかるため、重ねずに貼り付けることを意識しましょう。

細かな金額の領収書が多くある場合でも、重ねずに並べて貼るようにするなど、見やすさと確認しやすさを重視して整理することが大切です。ただし、領収書の貼り方に厳密な決まりはなく、重ねたからといってルール違反になることはありません。確認しやすさや必要な領収書の探しやすさを確保するためには、重ねずに貼り付けたほうがよいでしょう。

領収書をまとめる際の注意点

領収書をまとめる際には注意したいポイントが4つあります。

  • 感熱紙は文字が消えやすい
  • 領収書を折り曲げる場合は金額が見えるようにする
  • 貼る順番や向きを統一する
  • 貼りすぎ、貼らなすぎに注意する

ここでは、領収書をまとめる際の各注意点を詳しく解説するため、参考にしてください。

感熱紙は文字が消えやすい

感熱紙には注意が必要です。感熱紙とは熱を感知することで起こる化学反応によって色が変わる紙のことです。感熱紙は紫外線や熱に弱く、保管しているうちに文字が消えてしまったり掠れてしまったりして、読み取りにくくなる場合があります。レシートは感熱紙を使っているものも多いため、保管する際には注意しましょう。

感熱紙を保管する場合には、光が当たらない場所に保管することや印字部分を内側に折り曲げておくことなどの対策が必要です。また、コピーを取っておいても構いません。

一部を折る場合は金額が見えるようにする

領収書のサイズが大きく用紙に収まらないというケースもあるでしょう。その場合には、領収書を折っても構いません。ただし、領収書の一部を折る場合には、金額が見えるようにしましょう。金額が見えるように折り曲げておくことで、後から確認する場合でもわかりやすくなります。

サイズの大きな領収書や長いレシートなどを折り曲げずに保管すると、用紙からはみ出してしまって上手くファイリングできません。領収書の破損の可能性もあるため、基本的には大きめの領収書は折り曲げておくとよいでしょう。

貼る順番や向きを統一する

貼る順番や向きを統一することもポイントです。たとえば、日付順に右から左へと貼り付ける、上から下へと貼り付けるなど、統一しておくとよいでしょう。貼る順番や向きがバラバラになっていると、まとまりがなく見にくくなってしまいます。

また、貼り付ける際の基本的なルールを統一しておくと、領収書の整理や管理もしやすくなります。効率的かつ見やすく保管するためにも、ある程度のルールを決めておくのがおすすめです。

貼りすぎない・貼らなさすぎない

領収書を貼り付ける際には、貼りすぎに気を付けましょう。用紙のスペースがもったいないからとたくさんの領収書を貼り付けてしまうと、後から確認する際に手間がかかってしまいます。そのため、見やすさや探しやすさを考慮して貼る量を調整しましょう。

また、領収書を貼らなすぎるのもいけません。1ページあたりに貼り付ける量が少なすぎると、ページ数がかさんでしまって確認に手間がかかる、保管スペースを多くとるなどのリスクがあります。

まとめ

領収書は保管期間が定められている証憑書類です。また、法人税や消費税の計算に使用する書類でもあるため、わかりやすく保管することが大切です。日付順に並べることや領収書を重ねないこと、日付順にファイリングするなどを意識して、確認しやすいように整理しましょう。

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