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請求書番号とは?役割やメリット、付け方、注意点などを解説!

請求書に番号を付けて管理している企業も多いでしょう。請求書を発行する際に番号を付けるべきか、どのように付けるのかと疑問に思っている人も多いかもしれません。この記事では、請求書番号の概要に触れたうえで、請求書番号を付けるメリットや注意点などを解説します。ぜひ参考にしてください。

請求書番号とは?役割やメリット、付け方、注意点などを解説!

請求書番号とは?

そもそも請求書番号とは、どのようなものなのでしょうか。以下で詳しく解説します。

請求書番号は請求書の通し番号

請求書番号とは、請求書に付ける通し番号のことです。請求書番号の付け方について明確な決まりはなく、自由に設定できます。たとえば、単純に発行順で「1」「2」「3」と記しても構いません。また、独自のルールを定めて「003-52153-206」のように複雑な番号で管理しているケースもあります。

請求書番号の採番は任意

請求書番号の採番はあくまでも任意です。請求書番号を付けなくても、請求書の効力には影響がありません。ただし、企業は請求書を頻繁に何枚も発行する必要があるため、請求書番号を付けたほうが管理の効率化につながります。よって、実際は請求書番号のある請求書を発行している企業がほとんどです。

請求書番号を付けるメリット

請求書番号を付けると、自社にはもちろん取引先にもメリットがあります。以下で主なメリットを解説します。

他の書類と関連付けられる

請求書番号を付けていれば、他の請求書、見積書、納品書などと関連付けが可能です。たとえば、同じ取引に関する書類には同じ番号を付与すると、まとめて管理しやすくなります。取引の状況も把握しやすくなり、書類の記入ミスや請求漏れなどのトラブルも防止できます。

取引先への対応に便利

請求書番号を付けると、請求書に関する問い合わせへの対応もスムーズになります。請求書番号を確認すればどの取引なのか分かりやすく、書類を探す手間がかからなくなるからです。問い合わせに迅速に対応できれば、取引先は安心感が生まれるとともに、自社への信頼が厚くなりやすいでしょう。

請求書番号を3項目から採番

請求書番号は、顧客番号・日付・取引番号の3項目で採番するケースが多いです。以下で詳しく解説します。

顧客番号・日付・取引番号の3項目

多くの企業では顧客番号・日付・取引番号の3項目を組み合わせ、請求書番号を設定しています。3項目を組み合わせれば、別の取引の請求書番号が重複する可能性はほとんどありません。たとえば、顧客番号が「003」の顧客に対して2024年3月30日に請求書を再発行した場合、請求書番号は「003-20240330-002」と記すとよいでしょう。

顧客番号とは

顧客番号とは、それぞれの取引先に対して自社が独自に割り振る番号です。たとえば、各取引先に「001」「002」「003」と3桁の数字を割り振る方法があります。割り振る桁数については、自社の取引先の数に合わせて調整して構いません。

発行日付とは

発行日付とは、請求書を発行した日付です。たとえば、請求書を発行した日付の年月日を数字として記載する方法があります。具体的には、請求書の発行日が2024年3月30日の場合、「20240330」という数字を付けると分かりやすいでしょう。

取引番号とは

取引番号とは、その顧客に対して請求書を発行した回数を示す数字です。たとえば、3桁の数字を割り振る場合、初めて請求書を発行する際は「001」と記載します。何らかの理由により請求書の再発行が必要になったときは、取引番号を「002」に変えた書類を発行する必要があります。

請求書発行システムを利用

請求書番号は、請求書発行システムを利用して採番する方法もあります。請求書発行システムとは、請求書を効率的に発行するための専用のシステムです。請求書の発行に関して便利な機能が多数搭載されています。請求書発行システムで採番のルールを設定しておくと、自動で請求書番号の割り振りが可能です。

人が数えて採番していると、ヒューマンエラーによりミスが発生する恐れもあります。しかし、請求書発行システムで採番すれば、そのようなミスは発生しません。

請求書番号を付ける際のポイント

請求書番号をつけるときは、気をつけたいこともあります。以下で詳しいポイントを解説します。

請求書番号の重複を避ける

請求書番号は、各請求書に固有の番号を割り振る必要があります。仮に同一の請求書番号が複数の書類に付与されていれば、請求書番号からの取引の特定は困難です。請求書番号の桁数が少なかったり、ルールが曖昧であったりすると重複する恐れがあるため注意しましょう。

関連書類に同一番号を付与

請求書と関連のある書類については、同一の番号を割り振りましょう。請求書と関連のある書類としては、たとえば見積書や納品書などがあります。同一の取引に関する書類を同じ番号で管理すれば、紐付けて取引内容を確認しやすくなります。請求書の発行業務だけでなく、全体の効率化につながるでしょう。

まとめ

請求書には、請求書番号を付ける企業が多いでしょう。請求書番号の付与は必須ではないものの、請求書番号があると書類の管理を大幅に効率化できます。そのためには、明確なルールに基づいて採番する必要があります。

バクラク請求書発行は、書類の発行に役立つさまざまな機能を備えるシステムです。書類を発行する前後の業務をシステム上で完結させられます。部署や拠点が多い場合も、書類の一元管理が可能です。任意のルールによる請求書番号の設定も可能なため、ぜひ導入をご検討ください。

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