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請求書の受領メールを送付する目的は?送付する場合の注意点や例文などを解説!

請求書を受領した際、受け取った旨をメールで伝えたほうがいい場合があります。取引先との信頼関係を築くうえでも大事です。この記事では、請求書の受領メールを送付する目的や必要性などを解説します。合わせて請求書の受領メールを送るときの注意点、請求書を受け取った後の流れなどもまとめているので、ぜひ参考にしてください。

請求書の受領メールを送付する目的は?送付する場合の注意点や例文などを解説!

請求書の受領メールを送付する目的

基本的には請求書を受け取ったら、受領した旨をメールで伝えましょう。なぜなら、請求書を受け取った側が請求内容や支払期日を確認し、支払の必要性を認識したことを伝えられるからです。

双方の誤解や請求内容の漏れを防いで取引の透明性を高め、支払手続きも円滑に進めることができます。また、コミュニケーションの確立を通じて信頼関係の構築にもつながるでしょう。

受領メールに対する返信は必要?

取引先から受領メールを受け取った側は、基本的にお礼を伝える返信をすることが望ましいとされています。ただし、受領メールへの返信は必須ではありません。

取引先との関係性や受領メールの内容によって返信するかどうかを検討し、返信する場合は受領メールに合わせて内容も調整するようにしてください。たとえば、商品に関する内容ならば、過不足や破損がないかどうかを確認する旨を記載するなどです。

請求書の受領メールの例文

では請求書の受領メールをどのように書けばいいのか、具体的な例文を2つ紹介するので参考にしてください。

例文1

タイトル
Re:【株式会社○○】請求書送付のご案内

本文

○○株式会社
●●様

平素よりお世話になっております。
○年○月お支払分の請求書を
拝受いたしましたのでご報告申し上げます。
○年○月○日にはお振込みの手続きをいたしますので
ご確認お願い申し上げます。
取り急ぎ、請求書到着のご連絡まで。
引き続きよろしくお願いいたします。

本文では会社名・担当者名などのほか、受け取ったのがどの請求書なのか分かるよう具体的に記載します。期日までに支払う旨も加えておきましょう。

例文2

タイトル
Re:【株式会社○○】請求書送付のご案内

本文

○○株式会社
●●様

いつもお世話になっております。
先日は請求書No×××××の請求書を拝受いたしました。
ご送付いただき、ありがとうございます。
いただいた期日までにお振込みいたしますので、
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

請求書に番号が付されている場合は請求書番号を記載することで、どの請求書に対する受領メールなのかが、より分かりやすいでしょう。

請求書の受領メールを送る場合の注意点

請求書の受領メールを送る際、可能な限り早く返信すること、丁寧な言葉遣いを心掛けることの2点が大事です。

可能な限り早く返信する

取引や業務をスムーズに進めるためには、請求書送付や受領メールなどのやり取りは可能な限り早くするべきです。迅速に返信をすることで、取引内容に関して誤解が生じる事態を防ぐのに役立つとともに、取引を遅延させずに済みます。

結果として、取引先との信頼関係の構築にもつながります。ただし、取引先の休日や業務時間を考慮し、適切な時間帯に返信することが重要です。

丁寧な言葉遣いを心掛ける

請求書の受領メールに限ったことではありませんが、ビジネスメールを送付する際は丁寧な言葉遣いを心掛けることが大切です。よく知っている相手であっても、ビジネスマナーには気をつけましょう。単にビジネスマナーという側面だけではなく、取引先との間で良好な関係を築くためにも大事なポイントです。

なお、受け取ったことを表現する場合、ビジネスシーンでは「拝受」というへりくだった表現の用語を用います。一般的なメールのやり取りでは「受信」という言葉を使いますが、請求書を受け取る際は好ましくないため注意してください。

請求書を受け取った後の流れ

請求書を受け取った後は、以下の流れで処理を進めましょう。

  1. 請求書を受領した旨を伝える
  2. 経理担当者が検印や捺印をする
  3. 未払い分の請求書を管理する
  4. 請求金額を期日までに支払う
  5. 支払済みの請求書を保管する

まとめ

取引先から請求書を受け取ったら、まずは丁寧な言葉遣いを心掛けて受領メールを作成し、早めに受け取った旨を返信するようにしましょう。取引先との良好な関係を築くためには、大事なポイントです。

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