請求書受領のメール文例と作成・送付時のポイントを解説

請求書を受領した際は、受領した旨を伝えるメールを送信するのがマナーです。しかし、メールの文面についてはどのように書くべきか、お悩みの方もいるでしょう。 本記事では、請求書の受領メールについて、文例や作成方法、送付時の注意点を解説します。請求書を受け取った後の流れも紹介していますので、取引先とのやり取りに不安がある方はぜひご活用ください。

1.請求書の受領メールを送付する目的

請求書を受け取ったら、受領した旨をメールで伝えるのが基本のマナーです。メールを送付する意図は、請求書を受け取った側が請求内容や支払期日を確認し、支払いの必要性を認識した旨を相手方へ伝えることです。

また受領メールの送付は、双方の誤解や請求内容の漏れを防ぎ、取引の透明性を高めるだけでなく、支払い手続きを円滑に進めるメリットもあります。コミュニケーションの確立を通じて信頼関係の構築にもつながるでしょう。

2.請求書の受領メールの文例

請求書の受領メールを送信する際、どのように書くべきか文面に悩んでしまう方もいるでしょう。具体的な例文を2つ紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

2-1.文例1

タイトル

【株式会社◯◯】請求書（No.0001）受領のご連絡

本文

◯◯株式会社

◎◎様

平素よりお世話になっております。

◯年◯月お支払分の請求書を

拝受いたしましたのでご報告申し上げます。

ご請求につきましては

支払い期日の◯年◯月◯日までにはお振込みの手続きをいたしますので

ご確認お願い申し上げます。

取り急ぎ、請求書到着のご連絡をいたしました。

引き続きよろしくお願いいたします。

2-2.文例2

タイトル

【株式会社◯◯】請求書（◯年◯月お支払い予定分）受領のご連絡

本文

◯◯株式会社

◎◎様

いつもお世話になっております。

本日、請求書（No.0001）の請求書を拝受いたしました。

迅速にご対応いただき、誠にありがとうございます。

【請求書情報確認】

請求書番号：No.0001

発行日：◯年◯月◯日

ご請求額：100,000円（税込）

対象案件：◯月分業務委託料

支払期日：◯月◯日

指定期日までにお振込みいたしますので、

引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

3.受領メールの書き方とポイント

受領メールの文例を紹介しましたが、実際に文面を考える際に意識すべきポイントについても解説します。

3-1.タイトル（件名）

請求書の受領メール件名は、開封前でもメール内容が理解できるよう、簡潔に情報を整理して記載することが大切です。

「請求書番号」「対象月や日付」「プロジェクト名」などを盛り込むと、相手がすぐに取引内容を把握できます。たとえば「◯年◯月分請求書受領のご連絡」「請求書（No.0001）受領確認」「A案件請求書受領のお知らせ」などの書き方が望ましいでしょう。

多くの情報を伝えようとして件名を長くしすぎると、見落しのリスクが高くなるため、必要な情報を端的にまとめることが重要です。

3-2.本文

本文は、請求書を受領した旨がすぐにわかるよう、必要情報を明確に伝えましょう。

具体的には、「株式会社〇〇　〇〇様」など宛名を正確に記載し、導入として「いつもお世話になっております」などの定型挨拶を添えると、丁寧な印象を与えられます。

続いて、受け取ったことを示す「拝受しました」などの一文を記載し、請求書番号・発行日・金額・対象期間・サービス名も追記すると、取引内容の確認がスムーズです。

加えて「◯月◯日までに指定口座へお振込み予定です」と支払いスケジュールも伝えると、相手も安心感を得られます。

感謝と今後の取引に向けた一言を締めに添えることも忘れないようにしましょう。

4.受領メールを送る場合の注意点

請求書の受領メールを送る際は、可能な限り早く返信することと、丁寧な言葉遣いを心掛けることの2点が重要です。

4-1.可能な限り早く返信する

取引や業務をスムーズに進めるためには、請求書送付や受領メールなどのやり取りは可能な限り早くするべきです。迅速に返信することで、取引内容に関して誤解が生じる事態を防ぐとともに、取引を遅延させずに済みます。

結果として、取引先との信頼関係の構築にもつながります。ただし、取引先の休日や業務時間を考慮し、適切な時間帯に返信することが重要です。

4-2.丁寧な言葉遣いを心掛ける

請求書の受領メールに限らず、ビジネスメールを送付する際は丁寧な言葉遣いにするのが鉄則です。よく知っている相手であっても、マナーを忘れず相手を気遣う文面にすることを心がけましょう。

単にビジネスマナーという側面だけでなく、取引先との間で良好な関係を築くためにも大事なポイントです。

なお、受け取ったことを表現する場合、ビジネスシーンでは「拝受」というへりくだった表現を用います。一般的なメールのやり取りでは「受信」が使われる場面も多いですが、請求書を受け取る際は好ましくないため注意しましょう。

5.請求書を受け取った後の流れ

請求書を受け取った際は、以下の手順で処理を進めると支払い漏れやミスを防げます。

• 請求書受領メールを送付する
• 経理担当者に引き継ぎ、承認（検印・捺印）を行う
• 未払い分の請求書を期日別に管理する
• 支払期限までに処理を完了する
• 支払い済みの請求書を保管する

特に未払い・支払い済みの請求書を明確に分けて管理することは、二重払いの防止や後日の確認作業を円滑にする点においておすすめです。具体的には、ファイルを分けたり「入金済み」の追記をしたりする方法がよいでしょう。

請求書の受領から支払い・保管までを一本化しておくことが、経理業務の効率化に直結します。

6.受領メールに対する返信は必要？

取引先から受領メールを受け取った側は、基本的にお礼を伝える返信をすることが望ましいとされています。ただし、受領メールへの返信は必須ではありません。

取引先との関係性や受領メールの内容によって返信するかどうかを検討し、返信する場合は受領メールに合わせて内容も調整するようにしてください。たとえば、商品に関する内容ならば、過不足や破損がないかどうかを確認する旨などを記載します。

7.請求書の処理業務を効率化するなら「バクラク請求書受取」

請求書を受領した際には、受け取った旨を伝える受領メールを送信するのがマナーで、文面は丁寧かつ簡潔に伝わるよう意識することが大切です。また、メールは請求書受領後なるべく早いタイミングで送信するのが望ましいため、迅速に対応しましょう。

請求書受領後にはメール作成以外にもさまざまなフローがあり、すべてを一本化してスムーズな流れにしておくとトラブルやミスを防止できます。

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