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見積もり依頼メールを初めて送る場合の書き方とは?具体例や注意点を解説

企業間の取引をスムーズに進めるため、契約前に見積もりが行われています。見積もりは従来のように書面で対応するケースもありますが、メールで見積もり依頼や発行を進めるケースも増えています。本記事ではメールでの見積もりについて解説します。メールの具体例や注意点などを解説するため、ぜひ参考にしてください。

見積もり依頼メールを初めて送る場合の書き方とは?具体例や注意点を解説

見積もりの必要性

そもそも見積もりは必要なものなのでしょうか。ここでは、見積もりの必要性について解説します。

見積書の発行は義務ではない

見積もりのために見積書が発行されるケースが多いものの、そもそも見積書の発行について法的な義務はありません。そのため、見積書の作成を依頼しても断られる可能性があります。また、見積書の作成を依頼された際も、必ず対応する必要はありません。

ただし、見積書があれば取引の金額や数量、納期などの確認に使用できます。内容が明確に記載されていることで顧客からの信用も得やすいため、実際には見積書を作成する場合が多いようです。

契約時に見積もりを作成する場合

契約時に見積もりを作成するパターンはよくあります。契約時に見積もりを行うと取引を円滑に進めやすくなるからです。新規の取引先とやり取りする際は、見積もりの作成も流れに含めて考えておくと、スムーズに対応しやすくなるでしょう。

契約後に見積もりをメールで送る場合

契約時に見積もりを作成しなかった場合、契約後にメールで見積もりを送るケースもあります。メールで見積もりのデータを送信すれば双方に記録が残り、後からトラブルが発生する可能性を減らせます。また、メールで見積もりのデータのやり取りをすると、書類のペーパーレス化を実現可能です。

初めて見積もり依頼メールを送る場合

ここでは、初めて見積もり依頼メールを送る場合の具体例や注意点を解説します。

見積もり依頼メールの例

見積もり依頼メールの具体例をあげると、以下の通りです。

件名:お見積書ご送付のお願い

株式会社〇〇
ご担当者様

初めてご連絡いたします。株式会社〇〇の〇〇と申します。

この度、貴社のウェブサイトを拝見し、〇〇の導入について検討しております。
つきましては、以下の条件でお見積書を作成いただけないでしょうか。

・貴社製品〇〇
・数量:100点
・納期:〇〇年〇〇月〇〇日

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

なお、自社の紹介も簡潔に盛り込めば、より具体的な提案を受けやすくなるでしょう。

メール内容が分かる件名にする

見積もりを依頼する際は、件名だけで内容を把握できるようにしましょう。たとえば、以下の件名にすると分かりやすいです。

  • 見積書ご送付のお願い
  • 見積もりのお願い

長すぎず簡潔な件名を意識して記載してください。

希望の条件を明示する

見積もりを依頼するときは、希望の条件を記載しましょう。主な項目をあげると、以下の通りです。

  • 予算
  • 数量
  • 納期
  • 商品やサービスの名称

早い段階で具体的な条件を示すと、取引がスムーズに進みます。

見積もりが必要な経緯を説明する

見積もりの依頼においては、見積もりが必要となった経緯も説明するとよいです。具体的な状況を共有すると、自社の希望に合致する内容で見積もりを作成してもらいやすくなります。円滑にやり取りするためにも、可能な限り具体的な情報共有を心がけましょう。

見積もり依頼メールに返信する場合

ここでは、見積もり依頼メールに対する返信の具体例や注意点を解説します。

見積もりを添付して送る例

見積もり依頼メールに対する返信の具体例をあげると、以下の通りです。

件名:見積書送付の件

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。

この度は弊社製品〇〇についてお見積をご依頼いただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた条件を反映したお見積書と弊社製品のパンフレットを添付いたします。

【添付書類】
・お見積書(PDF)1部
・弊社製品パンフレット(PDF)1部

ご査収のほど何卒よろしくお願いいたします。

また、誠に勝手ながら、本お見積書の有効期限はメール送付から1か月とさせていただきます。
ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

メールに添付した書類の一覧を盛り込むと、添付忘れがあっても気付くことができます。

見積もりを改ざんできない形式にする

見積書を送付する際は、改ざんできない形式にする必要があります。たとえば、PDFなら追記や変更を防げるため、見積書に向いています。一方、ExcelやWordの形式では編集が容易なため、見積書には向いていません。

また、人的ミス、バージョンの違いによるレイアウト崩れなどのトラブルを防ぐためにも、改ざんできない形式で送付することが大切です。

回答の期限を設定する

見積書を送付する際は回答の期限を設定しておくとよいです。期限がないと見積もりに対する回答が後回しになりやすく、いつ返信がくるか分からないからです。期限を伝える際は、「ご多忙のところお手数ですが」といった気遣いの言葉を添えると、より丁寧な印象になります。

急ぎで見積もりが必要な際の例

急ぎの場合、至急である旨を記載してメールを送信しましょう。具体例をあげると以下の通りです。

件名:【至急】見積書送付の件

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。

この度は弊社製品〇〇にお見積をご依頼いただき、誠にありがとうございます。
お急ぎとのことでしたので、取り急ぎお見積書を添付いたします。

【添付書類】
・お見積書(PDF)1部

ご査収のほど何卒よろしくお願いいたします。

また、誠に勝手ながら、本お見積書の有効期限はメール送付から1か月とさせていただきます。
ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

見積もりに対する返信がない場合

メールで見積書を送付してから数日経っても返信がない場合は、改めて連絡を入れましょう。送信前には、送信先の再確認と、取引先からの返信が迷惑メールフォルダにないかを確認してください。放置せず丁寧に対応すれば取引につながる可能性があります。

メールの具体例をあげると、以下の通りです。

件名:お見積書送付の件

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。

先日は弊社製品〇〇のお見積りをご依頼いただき、誠にありがとうございます。
ご確認いただいているかと存じますが、いかがでしょうか。
もし不明点やご要望などがございましたら、お気軽にお申し付けくださいませ。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討状況についてお知らせいただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

見積もりを断る場合

見積もりを断る場合、「大変申し訳ございませんが、ご提示いただいたご予算でのお見積りの提示は難しい状況です」のように理由を説明して断りましょう。また、条件を変更すれば見積書を発行できるなら、その旨も盛り込むとよいです。

見積もりに関するメールの注意点

メールで見積もりのやり取りをする場合、気を付けたいこともあります。ここでは、注意点を解説します。

繁忙期を避けて送る

見積もり依頼メールは、取引先の繁忙期を避けて送りましょう。取引先の繁忙期にメールをすると、見積もりの作成に時間がかかる恐れがあります。そもそもメールチェックのタイミングが遅くなる可能性もあり、繁忙期を避けたほうが早く返信がくる可能性が高いです。

メールの確認漏れに気を付ける

見積もり依頼や見積書を送る際は、メールの確認漏れに気を付けましょう。電話とは異なり、相手が何らかの事情により確認できていないケースがあるからです。数日以内に返信がないときは確認し、行き違いを防止する必要があります。

見積書を管理する環境を整える

メールで見積書をやり取りする場合、管理するための環境の整備が必要です。特に、複数の取引先があると管理が難しくなってしまいます。たとえば、電子書類を管理するシステムを導入すると、見積書を管理しやすくなります。

まとめ

メールで見積もりのやり取りをする場合、内容を分かりやすく提示する必要があります。ただし、メールは相手がすぐに見られなかったり、確認漏れが発生したりする恐れもあるため、気を付けましょう。

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