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請求書へ請求日（年月日）は記載すべき？日付の決め方や発行タイミングを解説
- 記事公開日：
- 最終更新日：2024-08-07
請求書には発行日を記載することが一般的です。代金を適切に回収するためにも、債務の確定日を明確に示す必要があるため発行日を記載することが大切です。
本記事では、請求書の請求日(発行日)について詳しく解説します。日付の決め方や発行するタイミングなどを解説するため、ぜひ参考にしてください。
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請求書へ請求日（年月日）は記載すべき？日付の決め方や発行タイミングを解説
請求書の請求日（発行日）は記載する必要がある
一般的に、請求書には発行日を記載します。発行日とは、支払い側の債務が確定したことを示す日付です。適切に代金を回収するためにも、債務が確定した日付を明確にすることが重要です。そのため、請求書には発行した日付を記載して、債務の確定日を明確に示すようにしましょう。
請求書に請求日（発行日）を記載しておかないとどうなる？
請求書に日付を記載しないことで、トラブルに巻き込まれるリスクが高くなります。たとえば、日付の記載がないことで架空取引を疑われる可能性があります。不正を疑われてしまうケースもあるため、日付をしっかりと記載しましょう。何らかの理由により記載できない場合は、契約書などの別の書類で詳細を定めて明記しておくことが大切です。
請求書に記載する請求日（発行日）の決め方
請求書の発行は、一般的には商品納入やサービスの提供完了後に行います。通常は、請求先の締め日に合わせて日付を記入します。たとえば、取引先が「月末締め、翌月末払い」は商品を納品した月の末日が請求書の発行日です。日付は決算期における利益に影響を与えるため、業務が今期で完了しているのに翌期の日付となると「期ズレ」となり修正の対象となります。
請求書の支払期日はどう設定するのが良い？
請求書の支払期日は多くの場合、月末締め翌月末払いか翌々月払いが一般的です。ただし、取引先によって異なるケースもあるため、契約時には支払期日を明確に定めておくようにしましょう。
また、「下請代金支払遅延等防止法」によって、下請代金を支払う期日が定められています。商品やサービスなどを受領した後、60日以内に下請代金を支払う義務があるため注意しましょう。
原則、再発行の場合も請求日は変更しない
発行者が記載ミスをしてしまったり、受領者が請求書を紛失したりするケースもあるでしょう。その場合、請求書の再発行を行います。再発行時には、再発行した日付ではなく元の請求書と同じ発行日を使用しましょう。
請求書番号を連番にしたり再発行印を押したりして、以前の請求書と区別できるようにすると分かりやすくなります。また、紛失した請求書が見つかった場合にも混同せずにすむため、しっかりと区別できるようにしましょう。
請求書を発行する2つのタイミング
請求書を発行するタイミングは、掛売方式と都度方式の2つです。ここでは、それぞれのタイミングについて解説します。
掛売方式
掛売方式とは、ひと月単位というように定期的に請求や支払いが行われる方式です。継続して取引を行う企業間では、月に複数回の取引がある場合に1か月の売上を20日や月末などの締め日に一括で請求するため、掛売方式を採用します。掛売方式は、決まった日に一括で請求するため、双方の業務負担を軽減できるというメリットがあります。
都度方式
都度方式とは、商品やサービスの納品が発生するたびに請求や支払いが行われる方式です。商品の納品やサービス提供後、請求書を発行します。都度方式は、取引を始めたばかりの企業や継続的な取引ではなく単発の取引を想定する場合に適していますが、掛売方式より業務負担が重くなります。継続取引が増えてきたら、掛売方式へ移行することも有効です。
請求書の日付やタイミングについて発行前に取引先に確認すべきこと
支払期日は月末や翌月末とするケースが多いですが、基本的には取引先のルールに合わせます。そのため、事前に確認してから記載しましょう。ただし、月末や翌月末の日付では金融機関が振り込みに対応していない場合、日付変更が必要になるケースもあります。
また、発行日は西暦と和暦、どちらでも問題ありませんが書類内で統一することが大切です。支払うタイミングがその都度の「都度方式」と月ごとの「掛売方式」があるため、支払方法についても確認しておきましょう。
請求書の発行方法には都度方式と掛売方式があるため、契約時に取引先とすり合わせておくことが重要です。一般的には、掛売方式は企業間取引に、都度方式は個人や新規取引などに利用されるケースが多いようです。
まとめ
請求書には発行日を記載することが一般的です。発行日は支払い側の債務の確定日となるため、代金回収を適切に行うためにも記載が必要になります。請求書の発行タイミングは掛売方式と都度方式があり、企業間の継続的な取引には掛売方式が、個人や新規取引などは都度方式が向いています。
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