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請求書を送る封筒の選び方&書き方の完全ガイド

企業間でやり取りする請求書は、書き方や郵送方法の明確なルールが存在せず、業務に携わる際にどうするのが正解なのか迷うこともあるのではないでしょうか。

本記事では、ビジネスマナーを守りつつ、適切な請求書を郵送するために押さえておくべき知識や方法を解説します

請求書を送る封筒の選び方&書き方の完全ガイド

封筒に『請求書在中』と記載する理由

実は『請求書在中』と記載しなければならないという明確なルールは存在していません。しかし『請求書在中』と記載することには、様々なメリットが存在しているため、一般的なビジネスマナーとして、昔から根付いている習慣です。では、なぜ請求書を送付する際、封筒に『請求書在中』と記載する必要があるのかご存知でしょうか。
請求書を送付する取引先の規模が大きければ大きいほど、規模に比例して毎日大量の郵便物が届きます。その中には、DM等の優先度の低い郵便物も多く存在しており、担当者の手元に届いても開封されなかったり、開封されたとしても時間が経過してからといったことも少なくありません。

しかし請求書は、取引先に支払い日や支払い金額等を知らせる書類であり重要な書類です。他の郵便物に埋もれてしまったら、支払い期日までに入金されないといったことも想定されます。

そのような事態に陥ることのないよう、封筒に『請求書在中』とわかりやすく記載することで、一目で請求書が入っている大事な封筒であるということをアピールし、取引先の担当者の手元に確実に届くように、かつ必ず開封してもらえるようにする必要があるのです。

さらに『請求書在中』という文字の色は、青色が推奨されます。赤色であれば「赤字」が連想され、縁起が良くないと捉えられてしまうことがあるためです。

請求書送付用の封筒の選び方

請求書送付の際、封筒の選び方にも配慮することで、取引先に与える印象を良いものとすることができます。請求書の送付の際、主に使用される封筒としては、下記2種が挙げられます。

・長形3号(長3)
・角形2号(角2)

<長形3号(長3)>
長形3号(長3)は、定形封筒の一つであり、A4サイズの書類を三つ折りで入れることが可能です。サイズは120mm×235mmで、ビジネスシーンで最も良く利用される封筒と言っても過言ではありません。25g以内であれば84円切手、50g以内であれば94円切手で発送可能です。

<角形2号(角2)>
角形2号(角2)は、定形外封筒ではありますが、A4サイズの書類を折ることなくそのままの状態で入れることができるため、ビジネスシーンで多用されている封筒です。請求書をクリアファイルに入れた状態で入れることも可能ですので、より重要な請求書を送付する際に適していると言えます。サイズは240mm×332mmとなっており、定形外郵便物の規格内に該当するため、下記の表の料金で発送可能です。

重量

定形外郵便物:規格内料金

(長辺340mm以内、短辺250mm以内、厚さ30mm以内、重量1kg以内)

50g以内

120円

100g以内

140円

150g以内

210円

250g以内

250円

500g以内

390円

1kg以内

580円

また、封筒の色についても明確なルールは存在しませんが、一般的に請求書を送付する際には、白あるいは薄い青色の封筒が用いられることが多いです。これも『請求書在中』という記載同様に取引先が請求書の封筒であると言うことを一目で判別可能とするためと言われています。

請求書を送付する封筒の書き方

請求書の封筒の書き方に関しても、明確なルールは存在しませんが、一般的なビジネスマナーとして浸透している書き方があります。

まず、封筒の表面に記載するべき内容としては、下記の通りです。

・郵便番号
・宛先住所
・企業名
・宛名
・『請求書在中』の添え字

<郵便番号>

郵便番号を記載する枠が設けられている封筒の場合には、枠の中に記載し、枠が設けられていない封筒の場合には封筒の右上部に記載します。

<宛先住所>

宛先住所は、記載した郵便番号の欄から1文字分スペースを空けた上で記載します。同一都道府県の取引先である場合等、都道府県名を省略したくなることもありますが、ビジネスマナーとしては良いとは言えませんので、都道府県名は省略することなく記載しましょう。

<企業名>

企業名は、住所から1文字分下げて書き始めます。株式会社や有限会社という表記を(株)や(有)等と省略することもビジネスマナーとしては良くないため、省略せず記載します。

<宛名>

宛名は、企業名と並ぶ位置かつ封筒の中央部分に、企業名よりも一回り大きい字で記載します。個人名や役職名がはっきりとしている場合には「役職名+個人名+様」と記載しますが、個人名や役職名が不明な場合等には「部署名+ご担当者様」と記載します。

<『請求書在中』の添え字>

封筒が縦書きであれば、表面の左下、封筒が横書きであれば、表面の右下に青色で『請求書在中』という添え字を青色で記載しましょう。スタンプあるいは手書きのどちらでも問題はありませんが、手書きの場合には定規を使用して枠で囲むことが必要です。

次に、封筒の裏面に記載するべき内容としては、下記の通りです。

・送付日
・差出人郵便番号
・差出人住所
・差出人企業名
・差出人氏名
・〆

封筒の裏面ですが、中央部分に継ぎ目があるタイプと継ぎ目がないタイプが存在しているため、実際に使用する封筒はどちらになるかを確認しておく必要があります。基本的に継ぎ目があるタイプの場合には中央下部に、継ぎ目がないタイプの場合には左下に「送付日」以外を記載します。

<送付日>

送付日は、裏面の継ぎ目があるタイプもないタイプも左上部に記載します。送付日を記載しておくことで、万が一、配送遅延等が発生してしまった際に役立ちます。

<差出人郵便番号>

差出人郵便番号は、継ぎ目のあるタイプは住所の上かつ継ぎ目の右側、継ぎ目のないタイプは、左下部に記載します。

<差出人住所>

差出人住所は、継ぎ目のあるタイプは郵便番号の下かつ継ぎ目の右側に、継ぎ目のないタイプは左下部の郵便番号末尾の方に記載します。

<差出人企業名>

差出人企業名は、左側中央かつ差出人住所書き出しから1文字分下げて記載します。

<差出人氏名>

差出人氏名は、継ぎ目があるタイプは継ぎ目の左側かつ差出人住所最下部と合わせて、継ぎ目のないタイプは郵便番号の先頭かつ差出人住所の書き出しから5文字程度下げて記載します。この際、差出人住所及び差出人所属よりも大きな字で記載しましょう。

<〆>

〆は、封筒を閉じた際に、継ぎ目の上に記載する封字のことです。この封字は、第三者によって一度も開封されていないという未開封の証明になります。縦書き及び横書きどちらの封筒であっても、黒色のペンを用いて〆という封字を書きましょう。

請求書送付用封筒の書き方の注意点

請求書の封筒の書き方や送付方法には、注意するべき点が4つ存在します。

・『請求書在中』と封筒に記載する
・担当者の宛先を記載する
・宛名の敬称は正しく書く
・締日に間に合うよう送る

<『請求書在中』と封筒に記載する>

冒頭でお伝えした通り『請求書在中』と封筒に記載することは、企業間でスムーズに請求書をやりとりするために大切なことです。無用なトラブルを防ぐためにも『請求書在中』という添え字の記載は確実に行いましょう。

<担当者の宛先を記載する>

大量の郵便物が日々届く取引先であれば、郵便物の仕分け業務にも大変な労力がかかっています。そのため、担当者の宛先をきちんと記載しなければ、どこの誰宛の郵便物かわからず仕分け業務も滞ってしまうどころか、担当者の手元に届かないといった事態にもなりかねませんので、きちんと担当者の宛先を記載するようにしましょう。

<宛名の敬称は正しく書く>

宛名の敬称の使い方を誤ると、取引先に対して失礼となるだけでなく、差出人本人や差出人企業の信用すら失う可能性があります。個人名がはっきりしている場合には「役職名+個人名+様」と記載し、個人名や役職名が不明な場合等には「部署名+ご担当者様」と記載しましょう。

<締日に間に合うよう送る>

請求書を発送する際には、取引先に到着するまでの日数だけでなく担当者の手元に届く日数を計算した上で、早い段階で発送できるよう迅速に準備を行う必要があります。取引先によっては自社と違う締め日が設けられていることもあるため、取引先の締め日に間に合わなければ支払い期日までに入金されず、次月に繰り越されてしまうことも想定されます。

取引先が大企業である場合には、最低でも1週間以上の猶予をもって発送することが賢明です。

請求書の折り方・封入の仕方

長形3号(長3)に請求書を入れる際には、三つ折りにして入れることになりますが、文書の内容が封筒に透けてしまって情報漏洩することがないように配慮し、内容が記載されている面が内側に来るように中折りにします。順番としては下側から折り、次に上側から折ります。請求書と共に添え状を入れる際には、請求書の上に添え状を重ねて同様に下側から順に三つ折りをします。

封筒に請求書及び添え状を封入する際には、封筒を裏返して、請求書というタイトル側が右側に来るようにして封入します。取引先の担当者が請求書を開いた際、持ち替えることなく自然に読み始めることができるように、請求書と記載された面が一番上になるようにしましょう。

角形2号(角2)を用いる際には、クリアファイルに請求書及び添え状を入れた上で封入します。封入の際の向きには諸説があるため、一概にどれが正しいかということは言えませんが、一般的には封筒の表面に合わせて書類も表向きに封入したり、裏面側から開封した際に、取り出した書類が前を向くように封入したりするケースが多いようです。

ただ、最近では封筒の上部をハサミで切り取って開封するケースが多いため、前者の封筒の表面に合わせて書類も表向きに封入するという人が多い傾向にあります

 

まとめ

請求書の封筒について、本記事では、ビジネスマナーを守りつつ、適切な請求書を郵送するために押さえておくべき知識や方法を解説しました。

些細なことのように感じる方もいらっしゃるかもしれませんが、意外とビジネスマナーを気にする方は数多く存在するため、厳格なルールがないとはいえ、請求書を送付するだけと軽く考えずに一つ一つ細かな配慮をしながら請求書を発送するようにしましょう。

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畠山謙人税理士

監修 畠山謙人

2010年に公認会計士試験合格後、約10年間大手監査法人や事業会社で主に上場企業での財務経理業務に従事。現在は畠山謙人公認会計士事務所の代表及び税理士法人赤坂共同事務所のパートナーとして、税務顧問、スタートアップ支援、財務アドバイザリー等を行う。