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多店舗ビジネスの経費精算業務を効率化する！本部と店舗の連携フロー構築ガイド

記事公開日： 2024-09-11
最終更新日：2024-09-11

多店舗ビジネスにおいて、経費精算業務の効率化は重要な課題です。飲食店や小売業など、多くの店舗が関与するビジネスモデルでは、経費の申請や精算が煩雑化しやすく、本部と店舗の間での連携がスムーズに行われないことがよくあります。このような状況は、経理担当者にとって大きな負担となり、業務全体の効率低下やミスの発生リスクを高めます。本記事では、本部と店舗の連携を強化し、経費精算業務を効率化するためのフロー構築方法について解説します。経理担当者や店舗運営者が意識すべきポイントを押さえ、スムーズな業務フローを実現するための具体的なアプローチを学びましょう。

本部と店舗の連携不足による問題

多店舗ビジネスにおいて、経費精算業務がスムーズに行われない主な原因の一つは、本部と各店舗の間での連携不足です。この連携不足が引き起こす問題は企業全体のパフォーマンスに直結する重大なものです。
まず、経費精算の遅延が挙げられます。各店舗で異なる経費精算のフローが採用されている場合、本部での処理が煩雑化し、確認や承認に時間がかかります。その結果、経費の支払いが遅れたり、支払いミスが発生するリスクが高まります。特に、多くの店舗が同時に経費精算を行う場合、本部がすべての申請を正確に把握し処理するのは難しいでしょう。
また、経費精算に関する情報の断絶も大きな問題です。店舗側で発生した経費が本部に正確に伝わらない場合、後からの修正が必要となり、経理業務全体の効率が低下します。このような状況では、経費の漏れや二重支払いのリスクが増大し、ビジネス全体に悪影響を与える可能性があります。

連携業務フローの構築・見直しによる効率化

多店舗ビジネスにおける経費精算業務の効率化を図るためには、まず現在の業務フローを詳細に分析し、その問題点を明確にする必要があります。これにより、どの部分に改善の余地があるのかを把握し、新たな連携業務フローの設計に役立てることができます。
最初に行うべきは、店舗ごとの現在の経費精算フローを正確に把握し、理想的な経費精算フローを描くことが重要です。これを基に、本部と店舗間の業務フローを統一し、全店舗で共通のフローを採用することで、業務の効率化を図ります。
まずは、各店舗での経費精算のフローを詳細に洗い出します。以下の画像は参考として経費精算の業務フロー例を出しています。業務フローを把握した上で、現状のフローの削ぎ落とせる無駄な部分がないかを洗い出し、本部と店舗のどこに連携の断絶があるのかを分析し、そのギャップを埋めるための新しい業務フローを設計します。この際、業務フローの標準化を意識し、どの店舗でも同じプロセスが適用されるようにすることが重要です。

新しく業務フローを構築する際には、クラウド会計ソフトや経費精算システムの導入が有効です。例えば、AI-OCRを活用して紙の領収書をデータ化し、クラウド上で一元管理することで、経理業務を大幅に効率化することができます。これにより、各店舗がデータをリアルタイムで本部に共有できるため、連携不足による問題を解消することが可能です。

また、経理業務の自動化も大きなメリットです。手作業で行っていた経費精算や請求書処理を自動化することで、作業時間を大幅に短縮し、ミスの発生率を低減することができます。これにより、本部の経理部門が店舗からの情報をスムーズに処理できるようになり、経理業務全体の効率化が実現します。

バクラク経費精算、バクラクビジネスカード、バクラク申請など各種サービスを利用することで業務フローの効率化・自動化も可能になります。

このように構築された連携業務フローは、経費精算のスピードと精度を大幅に向上させます。また、業務の透明性が高まり、ミスやトラブルの発生を防ぐことができます。

フロー構築のポイントとおすすめ

連携業務フローを効果的に構築するためには、いくつかの重要なポイントを押さえておく必要があります。

シンプルさ

まず、業務フローの「シンプルさ」を追求することが重要です。複雑なフローは、運用が困難になるだけでなく、ミスの発生リスクも高まります。可能な限り手順を簡素化し、誰でも理解しやすいフローを設計することが求められます。

標準化

次に、業務フローの「標準化」が欠かせません。全店舗で共通のフローを採用することで、本部側での管理が容易になり、ミスやトラブルの発生を防ぐことができます。標準化されたフローを基に、各店舗の特性に応じた柔軟な対応ができるようにすることで、フローの実効性が高まります。

自動化

また、業務フローの「自動化」を図ることも非常に効果的です。経費精算の自動化により、手作業によるミスを減らし、業務のスピードを向上させることができます。クラウド会計ソフトやAI-OCR技術を活用することで、経理業務全体の効率化を実現しましょう。

本部と店舗における意識するポイント

また業務フローを構築するだけではなく、本部と店舗が円滑に連携するためには、双方が意識すべきポイントを明確にしておくことが重要です。これにより、経理業務が効率的に進められ、無駄を最小限に抑えることができます。
まず、本部で意識すべきポイントとして、全店舗に対して統一された経費精算フローを提供することが挙げられます。これは、経理業務を標準化し、全店舗で同一の手順を踏むことで、本部での集計作業や確認作業を効率化することができるからです。統一されたシステムやツールを導入することで、各店舗でのバラつきをなくし、情報の一元管理を実現することができます。
一方、店舗側で意識すべきポイントとしては、経費精算の手順やルールを従業員全員が理解し、遵守することが不可欠です。特に、新規スタッフやパートタイムの従業員に対しては、定期的な研修を実施し、経費精算のルールや手順を理解させることが必要です。また、店舗ごとの経費管理において、どのような情報が本部にとって重要であるかを認識し、その情報を漏れなく報告することが求められます。
さらに、本部と店舗の双方で、コミュニケーションの強化が不可欠です。定期的なミーティングや情報共有の場を設け、連携の中で生じた問題や改善点をオープンに話し合うことで、より効果的な業務フローを構築することが可能になります。

まとめ

多店舗ビジネスにおける経費精算業務の効率化を実現するためには、本部と店舗の連携強化が不可欠です。本部側が統一された業務フローを提供し、店舗側がそのフローを遵守することで、経費精算や請求書処理がスムーズに行えるようになります。また、自動化や効率化のためにクラウド会計ソフトや経費精算システムを導入することで、さらに効率化を図ることができます。

本記事で紹介したポイントを参考に、自社の業務フローを見直し、より効果的な経理業務を構築してください。経理業務の効率化は、ビジネス全体の成長を支える重要な要素となります。しっかりとしたフローを構築し、本部と店舗の連携を強化することで、経理業務をスムーズに進め、コスト削減と業務効率化を実現しましょう。

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