大企業に最適な経費精算システムの選び方・導入費用の目安

大企業向けの経費精算システムは数多く存在しており、それぞれ特徴や強みが異なります。ここでは最適な経費精算システムを選ぶための、5つのポイントを紹介します。

自社に必要な業務を効率化できる機能があるか

まず確認すべき点は、自社が必要とする業務の効率化につながる機能がシステムに備わっているかです。

たとえば、領収書の記載内容を手入力する際に起こる入力ミスを課題と捉えている場合は、OCR（文字認識）による領収書の自動読み取り機能が搭載されたシステムが適しています。

スマートフォンアプリから領収書のデータを取り込めるシステムであれば、申請者が出張などで長期不在の場合も円滑に業務がおこなえるでしょう。

また、クレジットカードや交通系ICカードなどと連携して、自動的に利用履歴を反映できる機能が付帯されたシステムもあります。履歴の発行や精算書の入力にかかる手間を省けるほか、水増し請求などの不正が発生するリスクも抑える効果が期待できます。

業務の複雑化で経理担当者に大きな負担がかかっている場合は、申請内容を自動でチェックできるシステムを導入するのもおすすめです。これまで膨大な時間を要していた申請内容の確認や、各所とのやり取りの時間を大幅に短縮できる可能性があります。

給与計算ソフトなどほかのシステムと連携できるものであれば、業務のさらなる効率化が期待できるでしょう。

経費精算に関する自社の課題を明確にし、解決につながる機能を搭載した経費精算システムを選択してください。

経費精算規定や承認ルートを細かく設定できるか

従業員が多い大企業では、経費精算に関する規定や承認ルートが複雑化しやすい傾向があります。また、規定違反に該当する不正やルールの理解が曖昧なことによるミスの頻発なども、大企業に多い課題です。

地域ごとの交通費や役職の違いによる出張費用の上限など、自社の規定に合わせて柔軟かつ細かな設定ができる経費精算システムを選択しましょう。

申請金額に応じて異なる承認プロセスを設定できる機能が備わったシステムであれば、内部統制と業務効率化を両立させることも可能です。

外出や出張、テレワークに対応しているか

外出や出張、テレワークが多い企業に向けた、社外からでも手軽に利用できるクラウド型の経費精算システムもあります。クラウド型であればスマートフォンからの申請・承認も可能となり、経費精算のために出社する手間を省けます。

商談前の待ち時間や移動中など、隙間時間を経費精算に利用することによって業務の効率化も期待できるでしょう。

自社の運用に合わせて経費項目をカスタマイズできるか

交通費や出張費用、備品費用など、経費の種類・項目は多岐にわたります。発生する経費の種類は企業ごとに大きく異なることから、自社の利用状況に合わせて経費の項目をカスタマイズできる経費精算システムを導入するのがおすすめです。

たとえば、システム上で予約した航空券や宿泊施設の記録を使って精算業務ができる「出張管理機能」を搭載したシステムであれば、業務効率化だけでなく不正防止にもつながるでしょう。

自社における経費の利用範囲をあらかじめ把握し、理想のカスタマイズができる最適な経費精算システムを検討してください。

セキュリティ対策は万全か

経費精算システムは、社員の個人情報および企業の財務状況を一括で管理するシステムです。事業規模が大きくなるほどセキュリティ対策が重要視される傾向があり、機密情報が漏洩しないよう万全な対策が施されたシステムを選択することが欠かせません。

経費精算システムのセキュリティ対策に関しては、以下の2点を確認しましょう。

• セキュリティ認証の取得状況
• SOCレポート

セキュリティ認証については「ISMS認証」および「プライバシーマーク（Pマーク）」が示されたシステムの場合、安全性の高さが期待できます。

ISMS認証とは、ISO27001と呼ばれる国際規格に基づいて情報資産を保護する仕組みが認定されている証です。プライバシーマークが示されたシステムには、JISQ15001に基づいて個人情報保護を遵守するための仕組みが認定されています。

いずれも情報資産の取扱いに関して第三者機関が審査をおこない、規格や基準を満たしたと認められた証です。認証を維持するためには数年ごとに審査を受ける必要もあることから、常に最新のセキュリティ対策が施されているといえるでしょう。

SOCレポートは、監査法人や公認会計士などの第三者による評価です。外部委託サービスについて、内部統制や信頼性、セキュリティを評価しているため安全性が高いシステムであると判断できます。

セキュリティ上のリスクヘッジについて社内でも周知をおこないつつ、セキュリティ対策が万全のシステムを導入しましょう。