通勤手当を経費として実費精算するには？実費精算の流れと注意点

テレワークなど働き方が多様化し、通勤手当を実費精算する企業も登場しています。通勤手当を実費精算する2つのパターンと、実費精算するメリット・デメリットを紹介します。

実費精算の2つのパターン

通勤手当の実費精算を企業で実施する場合、通勤手当を廃止して通勤にかかった費用を実費精算にする方法と、通勤手当を廃止せず、通勤手当と実費精算を併用する方法の2つがあります。

通勤手当を廃止して実費精算にする方法は、通勤費の実情により即した方法だといえます。通勤手当が実費精算に完全に切り替わるため仕組みがわかりやすく、ルールを明確化して周知すれば従業員も手続きしやすいでしょう。

ただし、経費として精算するには、雇用契約書などで従業員の勤務地を「自宅」もしくは「会社が指定した場所」にし、出張旅費規程を作成する必要があります。

また、従業員の通勤状況によっては、通勤手当を完全に廃止せず、通勤手当と実費精算を併用する方法も有効です。この方法では「週○日以上オフィス勤務の場合は通勤手当を支給し、それ未満は実費精算」などの基準を設けて運用します。通勤手当と実費精算を併用することで、通勤手当と実費精算の双方のメリットを活かせるでしょう。

通勤手当を実費精算するメリット・デメリット

通勤手当を実費精算にするメリットとして挙げられるのは、経費の削減です。テレワークの導入により、オフィスに出勤する日数が少なくなった場合には、通勤手当を支給するより実費精算にするほうが安く済む可能性があります。

一方で、実費精算の導入にはさまざまな課題があります。これまで通勤手当として一律で支払っていた通勤費をその都度精算する必要があり、事務負担は大幅に増加します。手当支給条件の変更には就業規則の改正が必要になり、改正後のルール周知も欠かせません。

また、通勤手当の実費精算、および通勤手当を廃止し経費として実費精算するには、いずれも加入している社会保険の変動手続きが必要になる場合がある点にも留意すべきでしょう。いずれの場合も、通勤手当分の賃金が変動し、支払う保険料額も異なる可能性があるためです。

加えて、通勤手当を経費として実費精算する場合、前述のとおり雇用契約の変更手続きが生じるほか、社会保険料の変動手続きも必要です。
通勤手当と経費に関する諸手続きは、社会保険の例外規定の対象になったり事実認定が必要になったりと、複雑になるケースも少なくありません。そのため、適宜管轄の年金事務所や社会保険労務士などの専門家に相談するとよいでしょう。

実費精算を導入する際は、導入のメリット・デメリットをよく比較して、デメリットを可能な限り少なくできるような対策が必要だといえるでしょう。