見積書の注意書き（備考欄）の例文と書き方をわかりやすく解説

見積書を作成する際に、注意書きや備考欄を設けることがあります。しかし、記載は必須ではありません。記載内容について迷うケースもあるでしょう。 本記事では、見積書の注意書き（備考欄）に記載する項目や、例文を紹介します。注意書きを記載する際のポイントも解説していますので、作成にお役立てください。

1.見積書に注意書きを記載する目的とは？

注意事項や取引条件などを見積書に追記する場合は、備考欄に示すのが一般的です。

支払期日・納期・振込手数料の負担など、見積書の一般的な項目のみでは誤解を招きやすい内容を記載しておくことで、双方の認識違いを防ぎ、トラブルを未然に回避できます。また、価格や条件などの重要情報を明文化することで、スムーズな取引にもつながります。

注意書きは単なる補足欄ではなく、トラブルを避けながら信頼関係を築くためのサポート要素として活用することが大切です。

2.項目別の注意書きの書き方と例文

本章では、注意書き（備考欄）に記載すべき項目としてよく挙げられるものと、各項目の例文を紹介します。

2-1.見積書の有効期限

見積書に有効期限を設けるのは、価格変動や条件変更への備えや、発注の判断を取引先へ促すためです。原材料費や為替の影響などで見積内容が変わる可能性がある場合、期限を示すことで双方の認識を明確にできます。

有効期限の決め方にルールはないものの、一般的には「発行日から2週間〜6カ月程度」が目安です。

たとえば、以下のような書き方が望ましいでしょう。

本見積書の有効期限は発行日より30日間といたします。

本見積書は〇年〇月〇日まで有効です。

なお、明確な期限を示すのが難しい場合は「次回お見積りまで」「次回価格改定まで」とすることも可能です。

2-2.価格変動の可能性

見積書には、原材料費や数量変更により価格が変動する可能性があることを明示しておくとよいでしょう。事前に伝えておくことで、予期せぬ金額差による誤解やトラブルを防げます。

たとえば、以下のように書くと信頼性向上につながるでしょう。

本見積書に記載の金額は、市場価格の変動により変更となる場合がございます。あらかじめご了承ください。

原価の改定により、見積金額が変更となる可能性があります。恐れ入りますが、有効期限の◯月◯日までにご回答いただきますようよろしくお願い申し上げます。

2-3.前提条件

見積書には、契約内容を正確に反映させるための「前提条件」を明示することも欠かせません。仕様・納期・提供範囲などの条件を明確にしておくことで、誤解を防げ、後に変更があった際は円滑に話し合いを進められます。

特に、要件が確定していない案件や価格変動の可能性がある取引では効果的です。

たとえば、以下の書き方をするとリスク回避につながります。

本見積は、提供内容が確定していることを前提としております。変更が生じた場合、金額を再算定いたします。

本見積は、〇年〇月〇日までに必要資料を弊社に共有いただける場合に限り有効です。

2-4.支払い条件

備考欄には、支払条件についても記載しておくとよいでしょう。具体的には、支払方法・振込先・期限・振込手数料の負担者などの内容が挙げられ、金銭トラブルや支払い遅延防止効果が期待できます。

特に銀行振込の場合は、口座情報（銀行名・口座種別・口座番号・名義）を正確に記載することが大切です。

書き方として、以下が挙げられます。

お支払いは、納品完了後14日以内に指定口座へお振込みください。

振込手数料は誠に恐れ入りますが、貴社にてご負担をお願いいたします。

3.注意書きを記載するときのポイント

見積書に注意書きを記載する際は、表現にも気を配ると、より取引先が理解しやすい文面に仕上がります。特に意識すべきポイントについて解説しますので、参考にしてください。

3-1.読み手に配慮した表現を使う

見積書は、相手が一読して理解できる内容であることが大切です。専門用語や業界特有の略語は避け、平易な言葉を用いて簡潔にまとめましょう。また、文面は一方的・高圧的にならないよう、相手への配慮を感じさせる丁寧な表現を心がけます。

たとえば、以下のように相手を気遣う一言を入れておくと効果的です。

ご不明な点がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせください。

内容にご納得いただけましたら、〇日までにご連絡いただけますと幸いです。

3-2.曖昧な表現を避ける

見積書は、誰が見ても同じ解釈ができるよう、曖昧な表現を避けて記載することが基本です。「できる限り対応します」「可能な範囲で」などの言い回しは、受け手によって解釈が異なり、後のトラブルにつながる恐れがあります。

日付・金額・条件などは具体的な数値や期日を明記し、誤解の余地を残さないことが重要です。たとえば「発行日より30日以内」や「納品完了後7日以内にお支払い」など明確な表現を心がけましょう。

4.見積書を簡単かつ効率的に発行できる「バクラク請求書発行」

見積書の注意書きは空白にすることも可能ですが、双方のトラブル防止や円滑な取引のために、金額・期限・支払い条件など重要項目について記載しておくと安心です。また、注意書きを記載する際は、相手が理解しやすく、かつ誤解されない表現にすることを意識します。

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