法人カード決済時の領収書は不要？必要な書類や経費精算時の注意点も解説

法人カード決済では必ずしも領収書は必要ありませんが、正しい経費精算のために適切な書類の管理が求められます。 本記事では、法人カード決済時に領収書が不要な理由から、支払いの証明となる書類、インボイス制度下での注意点を詳しく解説します。 法人カード決済のメリットも併せて紹介しますので、経費精算のルールを正しく理解し、業務の効率化につなげましょう。

1.法人カード決済時に領収書をもらう必要はない？

法人カードで決済した場合、経費計上のために必ずしも領収書をもらう必要はありません。カード決済は、利用者と店舗間で直接金銭をやり取りしない「信用取引」に該当するためです。

経費として計上するには、取引の事実を証明する書類が必要です。レシートやクレジット売上票は取引事実証明の役割を果たします。法人カード決済時は領収書がなくても、他の書類で取引を証明して経費精算を進めることが可能です。

2.法人カード決済時に支払いの証明となる書類は？

法人カードで決済した場合、支払いの証明として認められる書類はいくつかあります。税務上、取引の事実を客観的に証明できれば、経費として計上可能です。それぞれの書類がもつ役割と注意点について解説します。

2-1.領収書

法人カード決済時に受け取る領収書は、金銭の受領を証明する書類にはなりません。クレジットカードでの支払いは信用取引であり、決済時点では店舗側にまだ現金が渡っていないからです。

領収書は、代金の受取人が発行するものと定められていますが、カード決済では店舗が直接代金を受け取っていないため、発行義務を負いません。

慣習として領収書が発行される場合、但し書きに「クレジットカード利用」と記載されます。この記載は、現金での支払いではないことを示し、二重計上を防ぐ役割があります。

領収書は、金銭の受領書としては認められませんが、「いつ、どこで、何に、いくら支払ったか」という取引の事実を証明する証憑書類としては有効です。

クレジットカードの領収書については、以下の記事も参考にしてください。

関連記事：クレジットカードの領収書に収入印紙は必要？

2-2.クレジット売上票

法人カードで決済した際、支払いの証明として機能するのが「クレジット売上票」です。一般的に、レシートと一体になっているか、別途で渡される控えが該当します。

クレジット売上票は、カード名義人が支払いを承認した証拠であり、税務上も有効な証憑書類として扱われます。

経費精算を円滑に進めるには、商品やサービスの内容がわかるレシートや領収書とあわせて保管しておくのが望ましいです。クレジット売上票とレシートや領収書を揃えることで、取引の信憑性をより高められます。

2-3.利用明細書

利用明細書はあくまでカード会社が発行する書類であり、取引相手である店舗や企業が発行したものではありません。税法上では正式な領収書として認められない点に注意が必要です。

特に、消費税の仕入税額控除を受けるには、原則として取引相手から交付された適格請求書（インボイス）の保存が求められます。

利用明細書だけでは、取引内容の詳細や適格請求書発行事業者の登録番号などが確認できない場合があるため、注意しましょう。

3.法人カードの経費精算に関する注意点

法人カードは経費精算を効率化しますが、正確な処理のためにはいくつか注意すべき点があります。ポイントを押さえることで、ミスなくスムーズな経費精算が可能です。

3-1.取引関連書類はすべて保管しておく

法人カードで決済した際は、クレジット売上票とレシートや領収書をあわせて保管しておきましょう。

品目が記載されたレシートなどを一緒に保管することで、支出が事業に必要な経費であることの証明力が高まります。税務調査で取引の正当性を示す証拠にもなるため、関連書類をまとめて保管すると経理の信頼性を高められるでしょう。

3-2.二重計上を防ぐ仕組みを整える

領収書とカード利用明細の両方で経費を計上する「二重計上」を防ぐ仕組みを整える必要があります。二重計上は会計上の誤りを生じさせるだけでなく、税務調査で意図的な不正とみなされ、過少申告加算税などのペナルティが課される恐れがあります。

対策として、受け取った領収書とクレジット売上票をホチキスで留めて一体化させる方法が有効です。また、経費精算システムを導入して申請フローを統一したり、経理担当者によるチェック体制を明確に定めたりするなど、社内ルールを整備しましょう。

仕組みを整えれば、人為的なミスを減らし正確な経理処理を維持できます。

3-3.領収書の項目に不足がないか確認する

受け取った領収書が、経費計上に必要な項目を満たしているか確認する習慣をつけましょう。特に、消費税の仕入税額控除を受けるためには、インボイス制度の要件を満たす「適格請求書（インボイス）」の保存が必要です。

項目に不足があると仕入税額控除が適用されない可能性があります。適格請求書として必要な項目は、以下のとおりです。

• 適格請求書発行事業者の氏名または名称および登録番号
• 取引年月日
• 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
• 税率ごとに区分して合計した対価の額および適用税率
• 税率ごとに区分した消費税額等

領収書を受け取る際はその場で記載項目を確認し、不備があれば再発行を依頼することが大切です。

参考：国税庁「No.6625 適格請求書等の記載事項」

インボイス制度導入による法人カード手続きの変更点については、以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事：インボイス制度で何が変わる？法人カード導入企業が準備すべきこと

3-4.ポイント利用時は目的と会計処理に注意する

法人カードで貯まったポイントを利用する際は、目的と会計処理に注意を払う必要があります。法人カードのポイントは会社に帰属する経済的利益と考えるのが一般的であり、従業員が私的な目的で利用するのは避けるべきです。

また、ポイントの会計処理は「値引き」「雑収入」など、利用方法によって異なり、一律ではありません。

たとえば、ポイントを航空券や備品の購入代金に充当した場合は、支払い代金からの値引きとして処理するのが一般的です。商品券などに交換した場合は、交換時点の時価で雑収入として計上するケースもあります。

社内でポイントの利用目的や処理方法に関するルールをあらかじめ定め、会計処理上の混乱を未然に防ぎましょう。

法人カードのポイント利用については、以下の記事も参考にしてください。

関連記事：法人カードで貯めたポイントの適切な会計処理は？仕訳例と経理上の注意点

4.法人カードで決済するメリット

法人カードの導入は、経費精算を効率化するだけでなく、経営上の利点も多くあります。法人カードで決済する具体的なメリットを、3つの観点から見ていきましょう。

4-1.支払い内容を把握しやすい

カードの利用明細に「いつ、誰が、どこで、いくら使ったか」がデータとして自動的に記録されるため経費の支払い内容を正確に把握可能です。

現金での支払いには、領収書の紛失や記載内容の不備といったリスクが伴います。一方、法人カードであれば、すべての支出が明細で一元管理され、経費の流れが透明化されます。

経費の私的利用といった不正を未然に防ぐ抑止力としても機能し、健全な企業経営に貢献するでしょう。

4-2.経費の立替えをしなくてよい

法人カードを従業員に貸与すれば、出張費や交際費などの経費立替えが不要です。従業員個人の金銭的な負担をなくし、経理部門の業務を簡素化するのに有効です。

従来、立替え精算では、従業員が一時的に費用を負担し、後日申請書を作成して精算するという手間が発生していました。特に、高額な支払いが発生した場合、従業員の負担は大きくなります。

法人カードの導入で負担が解消され、従業員の満足度向上も期待できるでしょう。経理担当者も、従業員ごとの小口現金の精算や振込手続きが不要となり、コア業務に集中できる環境が整います。

立替精算の手順については、以下の記事も参考にしてください。

関連記事：立替精算とは？立替経費の精算手順や仕訳、注意点、負担軽減方法を解説

4-3.会計ソフトと連動して手間を省ける

多くの法人カードは、会計ソフトとの連携機能を備えており、経理業務の手間を大幅に削減可能です。

また、カードの利用データが会計ソフトに自動で取り込まれるため、手入力の作業が不要です。入力ミスや計上漏れなどの人為的なエラーを防ぎ、仕訳作業の自動化を推進できます。

経理担当者は確認作業に集中でき、月次決算の早期化にもつながるでしょう。

法人カードで経費精算をするメリットとデメリットについては、以下の記事をご参照ください。

関連記事：法人カードで経費精算するメリット・デメリットとは？流れや注意点も解説

5.「バクラクビジネスカード」で経理業務がスムーズに

法人カード決済では、領収書が必須ではないものの、クレジット売上票やレシートを正しく保管し、二重計上を防ぐ必要があります。また、インボイス制度への対応など、手作業での管理には手間とリスクが伴います。

課題を解決し、経費の透明化や立替不要といった法人カードのメリットを最大化するのが「バクラクビジネスカード」です。

「バクラクビジネスカード」は、従業員や事業部ごとにカードを発行でき、決済後すぐに利用明細が通知されるため、証憑の回収漏れを防ぎます。申請から承認、会計ソフトへの連携まで、決済に関わる業務全体を効率化し、経理担当者の負担を大きく減らします。

経費精算の効率化に向けて「バクラクビジネスカード」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。