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賃金台帳とは？給与明細との違いや記載項目、作り方を詳しく解説
- 記事公開日：
- 最終更新日：2025-06-12
- この記事の3つのポイント
- 賃金台帳とは、従業員の勤務時間や給与の支払い状況を記した帳簿で、すべての従業員が作成の対象
- 賃金台帳は原則5年間の保管が必要で、紙・電子データのどちらで保管しても問題ない
- 作成・保管に関する是正勧告に従わない場合や、悪質な違反をした場合は罰金が科せられる
賃金台帳に記載すべき項目や作成方法について、お悩みの方もいるでしょう。賃金台帳は、給与明細や給与台帳などと混同しやすいため、事前に理解を深めておく必要があります。
本記事では、賃金台帳の記載項目や作り方、ほかの帳簿・書類との違いについて解説します。作成・保管に不備があった場合のリスクも紹介するので、参考にしてください。
賃金台帳とは？給与明細との違いや記載項目、作り方を詳しく解説
賃金台帳とは何か
賃金台帳とは、従業員の勤務時間や給与の支払い状況を記した帳簿のことです。労働基準法で定められる「法定三帳簿」の一つで、従業員を雇用するすべての使用者に作成・保管が義務付けられています。
賃金台帳には、雇用形態に関わらず、全従業員の情報を記載しなければなりません。複数の事業所がある場合は、事業所ごとに作成する必要があります。
賃金台帳は、労働基準監督署の調査で優先的に確認される帳票類の一つです。記載事項や保管方法に不備があった場合は、罰則の対象となりうるため注意が必要です。
賃金台帳と他の帳簿・書類との違い
賃金台帳と混同しやすい帳簿に、労働者名簿や出勤簿があります。また、賃金台帳には給与に関する情報が記されていることから、給与明細との違いが不明瞭な方もいるでしょう。
本章では、賃金台帳と労働者名簿・出勤簿、給与明細との違いについて詳しく解説します。
労働者名簿・出勤簿との違い
労働者名簿・出勤簿は、賃金台帳と並ぶ法定三帳簿です。いずれも労働基準法で作成・保管が義務付けられていますが、作成の目的や記載すべき項目がそれぞれ異なります。
労働者名簿は、日雇いの労働者を除いた全従業員の名簿です。従業員の氏名や住所、雇入年月日など、労働者の個人情報や雇用状況を記載します。作成した労働者名簿は、労務管理や行政監督に活用できます。
出勤簿は、従業員の労働状況を記録したものです。具体的には、出勤日や労働日数、労働時間数などを記載します。出勤簿は、出勤状況や労働時間の正確な把握・管理に役立てられます。
参考：厚生労働省「労働者を雇用したら帳簿などを整えましょう」
給与明細との違い
給与明細とは、従業員に支給する給与の総額と内訳を記した書類です。賃金台帳と給与明細の主な違いは、以下のとおりです。
賃金台帳 | 給与明細 | |
法的根拠 | 労働基準法 | 所得税法 |
作成目的 | 従業員の勤務状況・給与支払い状況の適切な管理 | 従業員への給与総額や内訳の個別通知 |
記載項目 |
|
|
作成後の対応 | 社内で一定期間保管 | 従業員に交付（社内での保管は不要） |
賃金台帳と給与明細は、いずれも従業員の給与に関する情報を記載します。しかし、作成目的や記載項目に違いがあることから、相互に代用できない点に留意しましょう。
給与台帳との違い
給与台帳は、従業員の給与に関する情報のみを記した帳簿です。賃金台帳との主な違いは、作成・保管義務の有無です。
給与台帳の作成は法律で義務付けられておらず、企業が任意で作成します。記載対象や記載項目にも決まりがないため、一部の社員分のみ作成しても問題ありません。保管の有無や期間も、企業の判断に委ねられています。
一方で賃金台帳は、労働基準法で作成・保管が義務付けられており、記載すべき項目も決まっています。給与台帳とは、根本的な取り扱いが異なるため注意しましょう。
賃金台帳に記載が必要な項目
賃金台帳に、指定のフォーマットはありません。労働者ごとに作成し、以下6点を記載するのが決まりです。
- 従業員の氏名・性別
- 賃金の計算期間
- 労働日数・労働時間数
- 時間外・深夜・休日労働時間数
- 基本給や手当の種類と金額
- 控除項目と金額
本章では、各項目の記載内容や注意点について詳しく解説します。
従業員の氏名・性別
給与を支払った従業員の、氏名と性別を記載します。性別を記載するのは、どの従業員の賃金台帳であるかを特定しやすくするためです。
社員番号がある場合は、併記することで管理の効率化を図れます。特に従業員数が多い事業所では、記載ミス・漏れの防止にも役立つでしょう。
賃金の計算期間
賃金の計算期間とは、給与を計算する対象期間のことです。計算期間（締め日）は企業が自由に設定できるものの、原則として、1カ月に1回以上かつ毎月一定の期日に給与を支払う必要があります。
たとえば、毎月15日締めの場合は「3月16日〜4月15日」、月末締めの場合は「3月1日〜3月31日」が計算期間です。
ただし、日雇い従業員の賃金台帳には、期間ではなく実際に勤務した日付を記載する必要があります。日雇い従業員の勤務状況を、帳簿上で明確にするためです。
労働日数・労働時間数
実際に働いた労働日数と時間数を、残業時間も含めて記載します。
就業規則で定められた所定労働日数やシフト表に記された出勤予定ではなく、実際に働いた日数・時間数を記載することが重要です。タイムカードや打刻システムの記録に基づき、正確に記載しましょう。
なお、有給休暇分の労働日数と時間数は、実働分の記載と分ける必要があります。有給休暇に関する情報は、専用の記載欄を設けて記載しましょう。
時間外・深夜・休日労働時間数
時間外労働時間数とは、1日8時間・週40時間の法定労働時間を超えた時間数のことです。労働時間に関する契約が別途存在する場合は、そちらに従って記載します。
深夜労働時間とは、22時から翌5時までの時間帯に働いた時間数のことです。休日労働時間は、法定休日または法定外休日（雇用契約上の休日）に働いた時間数を指します。
なお、取締役員の賃金台帳に、時間外・休日労働数の記載は不要です。取締役員と一般の従業員は労働条件が異なるため、深夜労働時間数のみの記載で問題ないとされています。
基本給や手当の種類と金額
基本給や手当の種類・金額を記載します。時給制（日給制）の場合は、時給（日給）に労働時間を掛けたものが基本給です。
手当には、通勤手当や残業手当、役職手当などの金額を種類ごとに記載します。手当の種類を分けて記載するのは、割増賃金の支払い状況や課税所得・非課税所得を確認するためです。
記載方法を誤ると、労働基準監督署の調査で指摘される可能性があるため注意が必要です。調査では、給与計算の正確性や、基本給が最低賃金を下回っていないかなどを重点的に確認されます。
控除項目と金額
賃金から控除されるものを、金額とともに記載します。記載項目の例は、以下のとおりです。
- 欠勤や遅刻・早退で減額した給与額
- 所得税・住民税の源泉徴収税額
- 厚生年金保険料・健康保険料などの社会保険料額
- 企業年金の保険料額など、企業独自の取り組みに伴う控除
企業独自の取り組みとして、懇親会費用や積立金を控除する企業もあります。企業ごとに決まりが異なるため、就業規則などを適宜確認しましょう。
賃金台帳の作り方は？
賃金台帳は、以下の方法で作成できます。
- テンプレートを利用する
- エクセルで作成する
- 会計ソフトで作成する
本章では、具体的な作成方法と注意点を解説します。それぞれの特徴を理解し、最適な方法で賃金台帳を作成しましょう。
テンプレートを利用する
厚生労働省が配布するテンプレートを利用すると、賃金台帳の作成における記載項目のミスや漏れを減らせます。テンプレートは、厚生労働省のホームページ内「主要様式ダウンロードコーナー」から取得が可能です。
テンプレートの様式には「常用労働者」と「日々雇い入れられる者」の2種類があります。従業員の雇用形態に合わせて、適切に使い分けましょう。
参考：厚生労働省「主要様式ダウンロードコーナー」
エクセルで作成する
エクセルを使用して、賃金台帳を自社で独自に作成する方法もあります。Web上で公開されているフォーマットをダウンロードすれば、作成の時間と手間を減らせて便利です。賃金台帳を書面で記録する場合は、フォーマットを印刷しても問題ありません。
公開されているフォーマットの多くには、見本の記入例が紹介されています。ミスや漏れに注意しながら、正確に記載しましょう。作成を効率良く進めるには、自社の状況に応じたフォーマットを選択することが重要です。
会計ソフトで作成する
賃金台帳は、会計ソフトでも作成可能です。入力・計算ミスを減らして正確性の向上を図れるほか、PDFやCSVなどのさまざまなファイル形式で出力できるメリットがあります。
機能性は会計ソフトごとに異なり、経理業務や労務管理の効率化を実現できるものもあります。法改正への自動対応が可能なソフトを導入すれば、最新の法律に基づいた給与の計算が可能となるでしょう。
賃金台帳の保管期間と保管方法
賃金台帳は、労働基準法で一定期間の保管が義務付けられています。保管期間と保管方法について理解し、賃金台帳を適切に管理しましょう。
保管期間
賃金台帳は、最終記載日を起算日とした5年間の保管が、労働基準法で義務付けられています。ただし、最終記載日が、最終記載日を含む計算期間分の給与支払日より前の場合は、最終支払期日が起算日です。
保管期間は、2020年4月の改正労働基準法で、3年から5年に変更されています。現在は経過措置として3年間の保管も認められますが、5年間の保管へ早めに切り替えるのが望ましいでしょう。
※掲載している情報は、2025年5月時点のものです。情報は変更される可能性があるのでご注意ください。
保管方法
賃金台帳は、紙と電子データのどちらで保管しても問題ありません。ただし、電子データで保存する場合は、以下4点の要件を満たす必要があります。
- 法令に基づいて作成した賃金台帳を、画面上に表示・印刷できる
- 労働基準監督官の臨検などで求めがあった場合、即座に提出できる
- 故意か否かを問わず、消去されない状態である
- 長期間の保存ができる
電子データでの保管には、印刷や保管に必要なコストを削減できるメリットがあります。定期的なバックアップや、セキュリティ対策が必要といった課題があることも理解の上で、適切な保管方法を検討しましょう。
賃金台帳を作成・保管できていないとどうなる？
賃金台帳の作成・保管に不備があった場合は、まず労働基準監督署から是正勧告を受けるのが一般的です。是正勧告の対象となりうるのは、以下のようなケースです。
- 賃金台帳を作成していない
- 記載項目が不足している
- 法律に則った作成・保管ができていない
是正勧告を受けた場合は、是正の期日までに改善を図り、法律に基づいた作成・保管をしなければなりません。勧告に従わない、または悪質な違反に対しては、労働基準法違反で30万円以下の罰金が科せられる可能性があります。
賃金台帳は労働基準監督署の調査で提示するだけでなく、雇用保険や各種助成金の申請時に必要な重要帳簿の一つです。正確な記録と管理を、日頃から徹底しましょう。
従業員の勤怠管理は「バクラク勤怠」で効率化
賃金台帳とは、従業員の勤務時間や給与の支払い状況を記した帳簿のことです。従業員を雇用するすべての使用者に、労働基準法に基づく作成・保管が義務付けられています。
賃金台帳にはいくつかの記載項目があり、不備が発覚した場合は罰則の対象となる可能性があります。記載漏れや計算ミスを防ぐには、会計ソフトや専用システムの導入が効果的です。
バクラク勤怠は、従業員の勤怠状況を正確かつ効率的に管理できるシステムです。チャットツールのSlackによる打刻が可能で、自動の打刻漏れアラートや修正打刻もSlack上で完結できます。いずれも、勤怠システムにログインする必要はありません。
また、時間外労働予測や有給休暇取得状況を、自動で通知するアラート機能も搭載されています。必要な勤怠情報はCSVで出力できるため、賃金台帳の作成においても負担を軽減できます。
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