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タイムカードの代わりになるもの7選！勤怠管理方法の選び方も解説
- 記事公開日：
- 最終更新日：2025-09-29
- この記事の3つのポイント
- 労働時間を客観的に把握できる方法で時刻を記録すれば、タイムカードを使用しなくても問題ない
- タイムカードは打刻忘れや不正が起きやすい、集計や保管に手間がかかるなどのデメリットがある
- セキュリティ対策やサポート体制を確認し、自社の勤務形態や従業員数に合った方法での管理が重要
タイムカードは多くの企業で使用されてきた勤怠管理方法の一つですが、昨今は働き方の多様化により、代わりのものを導入する企業もあります。
本記事では、タイムカードの代わりになるものや、勤怠管理方法の選び方などを詳しく解説します。新たな勤怠管理方法の導入を検討中の方は、本記事を参考にしてください。
タイムカードの代わりになるもの7選！勤怠管理方法の選び方も解説
タイムカードがなくても違法ではない
タイムカードは、従業員の出退勤時刻や休憩時刻を記録する手段の一つで、使用の判断は企業に委ねられています。
労働基準法では、従業員の労働時間の客観的な把握が企業に義務付けられていますが、記録方法に関する規定はありません。
たとえば、自己申告や人の記憶に頼らない、タイムカードやパソコンの使用時間などの記録は、客観的な把握が可能なものとして原則認められます。勤怠管理システムを導入し、従業員が自身のスマートフォンやパソコンから打刻する方法も問題ありません。
タイムカードを使用しなくても違法性は問われませんが、客観的な把握ができていない場合、トラブルに発展する可能性があるため注意が必要です。従業員の過重労働防止と法令遵守の観点から、企業には適切な方法での勤怠管理が求められます。
タイムカードの課題やデメリット
タイムカードを使用する企業は昨今も多く見られますが、いくつかの課題やデメリットがあるため注意が必要です。6つの課題やデメリットについて、詳しく見ていきましょう。
手作業で集計するため手間がかかる
タイムカードの場合、担当者が手作業で記録内容を集計しなければなりません。一般的に毎月締め日の後に集計を行いますが、従業員数によっては、1カ月分の記録を入力・計算する作業に多大な手間と時間を要します。
複数拠点のタイムカードを本社で取りまとめて集計する場合、双方で発生する確認作業や郵送の手間も課題です。
また、ソフトへの入力や給与計算の際、人的ミスが発生する可能性もあるでしょう。従業員との給与トラブルに発展した場合、対応にさらなる手間が生じます。
打刻忘れが起きやすい
タイムカードは、打刻忘れが発生しやすい点も課題の一つです。口頭や掲示物で注意喚起をする方法もありますが、全従業員の意識改革は容易ではありません。タイムレコーダーの設置場所を見直しても、打刻忘れの完全な撲滅は難しいでしょう。
タイムカードにはアラート機能がなく、管理者が打刻状況をリアルタイムで確認できないことから、打刻忘れに気付かないまま時間が経過する恐れもあります。勤務時間を正確に把握できなくなり、給与や残業代の未払いトラブルに発展しかねません。
不正が起きやすい
タイムカードは代理打刻が比較的容易なため、不正が生じやすいデメリットもあります。たとえば、ほかの従業員に打刻を依頼して遅刻の事実を隠す、上司が定時に部下のタイムカードで退勤打刻をした上で勤務を強制し、残業をなかったことにするなどのケースです。
テレワークなどの働き方に対応しにくい
タイムカードは打刻の際にタイムレコーダーを使用するため、テレワークや直行直帰など、オフィスワーク以外には不向きといえます。複数のオフィスをもつ企業の場合は、各所に専用機器の設置が必要であることから、導入コストがかさむ点も課題です。
打刻間違いの変更ができない
タイムカードによる打刻では、原則として記録内容の修正ができません。たとえば、出勤時に誤って退勤打刻をした場合、すぐに管理者へ報告し、現況の確認後に修正してもらう必要があります。
管理者への負担を懸念して、従業員が打刻間違いの事実を隠ぺいした結果、記録内容の信頼性を損なうなどの問題が生じる恐れもあるでしょう。
5年間の保管義務がある
タイムカードや労働者名簿、賃金台帳などの労働に関わる重要な書類は、原則5年間の保管が必要です。労働基準法第109条で定められており、違反した場合は使用者に30万円以下の罰金が科せられる可能性があります。
従業員数が多い企業では、膨大な枚数のタイムカードを保管する手間や、スペース確保の難しさが課題となりうるでしょう。
参考：e-Gov法令検索「労働基準法」
タイムカードの代わりになるもの7選
従業員の勤怠状況は、タイムカード以外の方法でも管理できます。本章では、タイムカードの代わりになるものを7つ紹介します。
Excel
表計算ソフトのExcelに出退勤時刻や休憩時刻を手入力して、従業員の勤怠状況を管理する方法です。あらかじめ用意したテンプレートを毎月従業員に共有して入力を促し、締め日の後に提出してもらうのが一般的です。
関数やマクロ機能の活用により自動集計が可能なほか、CSV化による給与計算ソフトとの連携もできます。必要なのはExcelのソフトのみで、比較的手軽に導入できる点もメリットです。
一方、Excelでの勤怠管理には、シートの管理が難しいデメリットがあります。従業員ごとのデータは1枚のシートに集約されていても、担当者が全従業員分のデータを集計・管理することに負担を感じる可能性があります。
従業員による時刻の入力ミスやデータの改ざんで、正しい労働時間の管理がしにくくなる懸念点もあるでしょう。データのセキュリティ性を高める工夫や、法改正への対応も企業が独自に行わなければいけません。
手書きの出勤簿
出勤簿を作成し、出退勤時刻を手書きで記入しても問題ありません。特別なソフトやシステムの導入は不要のため、コストをかけることなく勤怠管理ができます。
ただし、手書きの出勤簿は、記入漏れ・間違いなどの人的ミスや、不正の発生リスクが高いため注意が必要です。手書きの出勤簿を導入する際は、労働時間の客観的な把握ができるように正しく運用しましょう。
ICカードによる打刻
交通系ICカードや社員証を専用の端末で読み取り、時刻を記録する方法です。打刻の記録は電子データとして記録され、一括で管理できるメリットがあります。
デメリットは、専用端末やシステムの導入・運用に費用がかかる点です。ICカードの紛失や破損が起こった場合、一時的に打刻できなくなる懸念点もあります。タイムカードと同様に、代理打刻などの不正リスクも否定できません。
生体認証による打刻
生体認証とは、身体的・行動的特徴から個人を識別する認証技術のことです。勤怠管理では、顔や指紋を用いて打刻する方式が一般的です。
生体認証には、タッチレス操作かつ身一つで手軽に打刻できるメリットがあります。高精度の技術で個人を識別するため、不正やなりすましの発生リスクを低減できる点も強みです。
一方、生体認証による打刻は、導入費用が高額になりやすい難点があります。生体データは機密性が高い個人情報のため、法律に則った適切な管理が必要です。マスクや手荒れの有無、光の加減などで、スムーズに認証できないこともあるでしょう。
スマートフォン打刻・Web打刻
従業員が自身のスマートフォンやパソコンで、勤怠管理アプリ・システムの個人アカウントから打刻する方法です。テレワークや出張など、オフィスワーク以外でも柔軟に時刻を記録できます。
スマートフォン打刻やWeb打刻は利便性が高い一方で、電子機器の操作が苦手な従業員は、慣れるまでに時間がかかることもあるのが難点です。打刻の際は、インターネット環境が必須で、機密情報を守るためのセキュリティ対策も欠かせません。
GPS打刻
GPS打刻は、スマートフォンやタブレットのGPS機能を用いて、打刻と同時に自動で位置情報が送信される方法です。メリットは、テレワークや出張でオフィスに不在の場合も、従業員の勤怠状況を正確に管理できる点です。
専用の端末を用意する必要はなく、GPS打刻のアプリを従業員がインストールするのみで運用できます。
ただし、従業員の所有するスマートフォンなどがGPS機能に非対応の場合や、電波状況が悪い場所で打刻した場合、不具合が生じる可能性があります。位置情報の取り扱いについて、従業員に対するプライバシーへの配慮も必要です。
ログイン打刻
ログイン打刻は、従業員がパソコンをログイン・ログオフした時間を自動で記録する方法です。打刻の作業が不要であるため、打刻忘れが発生することは基本的にありません。
しかし、ログイン打刻の利用には、従業員1人につき1台のパソコンが必要です。職種や業種によっては、運用が難しいといえるでしょう。
タイムカードに代わる勤怠管理方法の選び方
タイムカードに代わる勤怠管理方法は多様のため、いずれを導入すべきか迷う方もいるでしょう。
本章では、タイムカード以外の勤怠管理方法を選ぶ際のポイントを5つ紹介します。自社の従業員数や予算などを考慮し、適切な方法を検討しましょう。
自社の勤務形態や従業員数に合っているか
まずチェックすべき点は、導入したい勤怠管理方法が自社の勤務形態や従業員数に合っているかです。
たとえば、テレワークや直行直帰の従業員が多い企業の場合、オフィス以外でも打刻が可能なスマートフォン打刻やGPS打刻が向いています。オフィス出社が基本の企業であれば、ICカードや生体認証による打刻の導入がおすすめです。
従業員数は10人程度であれば、手書きの出勤簿でも問題なく管理できるケースが大半です。一方、従業員数が数十人〜数百人規模の企業においては、情報を一括管理できる勤怠管理システムなどの活用が求められるでしょう。
見やすく操作性が優れているか
新たな端末やシステムを導入する場合は、画面の見やすさや操作性にも着目することが重要です。高性能のシステムであっても、操作が難しいと適切に運用できない可能性があります。
スマートフォンやタブレットで手軽に打刻できる方法であれば、電子機器の操作に不慣れな従業員も、比較的スムーズに対応できるためおすすめです。
セキュリティ対策が万全か
勤怠管理データには従業員の個人情報や給与情報が含まれるため、セキュリティ性も重視すべきポイントの一つです。
個人情報保護法やデータセキュリティ基準に準拠しているか、データの暗号化やアクセス権限の設定ができるかなどを事前に確認しましょう。不正アクセス対策や、バックアップ体制の有無も調べておくと安心です。
サポート体制はどのようなものか
サポート体制が充実したシステムの場合、導入後に不具合やトラブルが発生しても迅速な対応を受けられます。カスタマー窓口の対応時間やサポート内容を、あらかじめ確認しましょう。
初期設定が複雑な機器やシステムを導入する場合は、導入時のサポート体制が整っていれば、企業の負担を最小限に抑えて運用を開始できます。
コストは適正か
勤怠管理方法を検討する際は、自社の予算に合ったサービスやシステムを導入することが重要です。導入コストだけでなくランニングコストも確認し、長期的に運用できそうなものを選びましょう。
なお、高額なサービスには、自社にとって不要な機能が搭載されていることもあります。必要とする機能を社内で事前に洗い出し、費用対効果が優れたものを導入しましょう。
勤怠管理システムを導入するメリット
勤怠管理システムには、従業員と管理者の双方に多くの導入メリットがあります。メリットの具体的な内容を詳しく見ていきましょう。
リアルタイムで勤怠情報が確認できる
勤怠管理システムを導入すると、勤怠情報をリアルタイムで確認できます。従業員が自身の勤怠情報を確認して残業時間などを調整することで、自主性が高まるほか、上長の負担軽減にもつながります。
打刻のデータはシステム上で一元管理でき、管理者が必要な情報の検索や共有を容易に行える点もメリットです。人事評価や給与計算などのデータと連携可能なシステムの場合、一歩踏み込んだ管理ができる強みもあるでしょう。
打刻忘れや不正打刻を防げる
勤怠管理システムの多くには、打刻忘れや不正打刻の防止に役立つ機能が搭載されています。
たとえば、アラート機能は、事前に登録した時刻を過ぎても打刻をしていない場合、従業員のスマートフォンに通知が届きます。生体認証機能やGPS機能は、なりすましなどの不正防止が期待できるでしょう。
自動計算で業務効率化を図れる
勤怠管理システムは、勤怠情報の自動計算が可能なため、手作業による入力や計算の手間と人的ミスの発生リスクを減らせます。残業時間や割増賃金などの煩雑な計算も自動化でき、担当者の業務効率化を実現可能です。
システムによっては有給休暇の取得日数を管理できる機能もあり、法令遵守に役立ちます。
テレワークなどの働き方にも対応しやすい
勤怠管理システムの多くは、テレワークなどの多様な働き方に対応した打刻方法を採用しています。具体的には、スマートフォン打刻やGPS打刻などがあり、専用アプリのインストールにより利用を開始できる手軽さも強みです。
また、法制度の改正で働き方に変化が生じた際、自動で行われる機能の追加やアップデートにより、企業の負担なく対応できるメリットもあります。
残業・有給申請や承認が簡単
勤怠管理システムの場合、残業・有給申請や承認が比較的簡単です。システム上でやり取りが完結するため、複数のツールを確認する手間を省けます。
申請から承認までのプロセスを自動化できるシステムの場合、管理者の大幅な負担軽減が期待できます。過去の申請が履歴としてシステムに保存される機能があれば、不正防止にも効果的です。
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タイムカードによる打刻は、一般的な勤怠管理方法の一つですが、タイムカードを使用しなくても違法性は問われません。昨今は、Excelや手書きの出勤簿による時刻の管理、生体認証・ICカードによる打刻など、さまざまな勤怠管理の方法があります。
自社の勤務形態や従業員数、システムのセキュリティ体制やコストなどを確認した上で、自社に合った最適な管理方法を選ぶことが重要です。勤怠管理の効率化を図りたい方は、勤怠管理システムの導入を検討するとよいでしょう。
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勤怠管理に必要な情報は出勤簿に集約されるため、従業員と管理者の双方が効率的に管理できる点もメリットです。
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