年次有給休暇管理簿とは？対象者や保存期間、記載項目を詳しく解説

有給休暇は、原則雇用形態を問わず、以下の条件を満たす従業員に対して付与されます。

• 入社から6カ月経過時点で、継続して雇用されている
• 所定労働日数の8割以上出勤している

入社6カ月を迎えたものの、半年のうち2カ月の欠勤があった場合は、所定労働日数の8割を下回るため、有給休暇の支給の対象にはなりません。

有給休暇の日数は、継続勤務年数と所定労働日数によって変動します。また、所定労働日数が少ないアルバイトやパートなどの場合は、雇用契約で定められた所定労働日数によって、有給休暇の付与日数が決まります。

有給休暇に関するルールには、年5日の取得義務や時季指定権などもあるため、適切に管理することが重要です。

ここでは、年次有給休暇に関する罰則について解説します。

年次有給休暇管理簿の作成・管理をしなかった場合

年次有給休暇管理簿には作成・保存の義務があるため、怠った場合は労働基準監督署から是正勧告を受ける場合があります。

罰金などの直接的な罰則は設けられていませんが、管理簿がなく、有給休暇の付与・取得状況を把握できない場合は、労働基準監督署から指摘される可能性が高いです。

管理簿がないと、年5日の有給取得義務を果たした証明ができません。他の労働基準法違反に波及する恐れもあるため注意が必要です。

1年間に5日の年次有給休暇を取得させなかった場合

労働基準法第39条では、使用者は労働者に基準日から1年間で5日以上の有給休暇を取得させる義務があります。違反した場合は、30万円以下の罰金が科されます。

罰則の対象となるのは「取得を促さず放置した結果、年5日未満の取得者が多数いた」といったケースです。労働者単位で判断されるため、複数の未取得者がいる場合、企業のリスクも大きくなります。

就業規則に時季指定を記載していなかった場合

企業が年5日の有給休暇取得義務を果たすために時季指定を行う場合は、その旨を就業規則に明記しなければなりません。記載がないと労働基準法第89条違反となり、30万円以下の罰金が科されます。

たとえば「就業規則に時季指定のルールがなく、実際の指定方法も定まっていない」といったケースでは、制度自体が不備と判断される可能性があるため注意が必要です。

希望した時季に年次休暇を取得させなかった場合

労働者が希望した時季に有給休暇を取得できない状況をつくると、労働基準法第39条違反に該当する恐れがあります。使用者には「時季変更権」がありますが、事業の正常な運営を妨げる場合に限られます。

「繁忙期だから」という理由だけで希望日をすべて拒否するのは、法令違反に該当する可能性があるため注意しなければいけません。30万円以下の罰金が科されるリスクがあるため、時季変更権は正当な理由のある場合のみ行使する必要があります。