PCログで勤怠管理するメリットは？ログ取得方法や注意点も詳しく解説

PCログを勤怠管理に活用すると、企業にとって多くの利点があります。主なメリットは以下の3点です。

• 勤務時間を正しく把握できる
• 長時間労働を防止できる
• 打刻忘れや改ざんを防止できる

それぞれのメリットを詳しく解説します。

勤務時間を正しく把握できる

PCログの活用は、従業員の勤務時間を正しく把握するのに役立ちます。従業員の自己申告による勤怠記録と、パソコンの起動・終了時刻といった客観的なログデータを照合できるためです。

たとえば、申告された退勤時刻より後にパソコンの操作ログが残っていれば、サービス残業の可能性があります。一方、始業時刻として申告されているのにパソコンが起動していなければ、業務を開始していないかもしれません。

上記のように客観的な事実と照らし合わせることで、申告内容とのズレをなくし、実態に即した労働時間が把握できるようになります。

長時間労働を防止できる

勤務時間の実態を正確に把握することは、長時間労働の防止に役立ちます。PCログの活用により、管理者が従業員の労働状況を正確に認識でき、サービス残業などが可視化できるためです。

データとして労働時間が蓄積されるため、特定の従業員や部署に残業が集中しているといった傾向も分析可能です。分析の結果は、業務プロセスの改善や人員配置の最適化など、具体的な対策を講じる根拠になるでしょう。

PCログによる勤怠管理は、従業員の健康を守り、健全な労働環境を構築するための有効な手段です。

打刻忘れや改ざんを防止できる

PCログの活用は、打刻忘れや意図的な改ざんなどの不正防止に効果を発揮します。パソコンの操作履歴はシステムによって自動で記録されるため、タイムカードのように利用者があとから修正したり、他人が代理で操作したりする不正行為は困難になります。

遅刻や早退をごまかすための虚偽申告を防ぎ、勤怠記録の信頼性が向上するでしょう。打刻忘れがあった際も、PCログを参考に正確な時刻を補完でき、管理者の確認作業の負担も軽減されます。

PCログの活用は勤怠管理の精度を高めますが、導入・運用にあたってはいくつか注意点があります。

注意するべきポイントを軽視すると、かえって管理が不正確になったり、従業員の不満を招いたりする可能性も否定できません。以下で注意点を詳しく解説します。

他の方法と組み合わせて利用する

PCログで勤怠管理をする際は、他の方法との併用が求められます。パソコンを使わない業務時間はログに記録されないことから、PCログのみで労働時間を完全に把握するのは難しいためです。

たとえば、始業前の準備・会議・資料の読み込み・パソコンを閉じた後の片付けなどの業務は、ログの記録対象外となります。パソコンの起動時刻を始業、シャットダウン時刻を終業とみなすだけでは、社員の業務時間を正確に反映できません。

記録の漏れを防ぐため、自己申告による打刻や入退室記録など、複数の方法を組み合わせて労働時間を多角的に把握する体制が望ましいでしょう。

参考：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」

システムの仕様に注意する

PCログを取得するシステムを導入する際は、仕様を事前に細かく確認しておくことが重要です。システムによって機能や対応範囲が異なるため、自社のシステム環境に合わない事態も想定されます。

たとえば、社内でMacを利用している従業員がいるにもかかわらず、システムがWindowsにしか対応していないケースが考えられます。

また、パソコンをシャットダウンせずに運用することが多い場合、スリープ中のログを正しく取得できないシステムでは、実態と記録データに乖離が生じる可能性もあるでしょう。

上記のようなミスマッチを防ぐためにも、導入前に自社のパソコン環境や運用ルールを洗い出し、要件を満たすシステムかどうか、慎重な見極めが重要です。

従業員へ十分な説明を行う

PCログを取得する際は、従業員への丁寧な説明が不可欠です。説明が不十分だと、従業員が不信感を抱いたり、モチベーションの低下を招いたりする恐れがあります。

ログ取得の目的が、長時間労働の是正や適正な給与支払いのためであることを明確に伝え、従業員の理解を得るのが大切です。トラブルを避けるためにも、目的や取得するログの範囲などを就業規則に明記した上で、全従業員に周知するのが望ましいでしょう。