入金消込の自動化とは？システムの種類や選び方とあわせて解説

入金消込は、売上の発生や入金が完了した際に生じる会計処理の一つです。会計処理や照合作業はミスが許されない重要な工程であるため、自動化することで、正確性を保ちつつ大幅な業務効率化を図れます。 本記事では、入金消込を自動化するメリットやシステムの種類を紹介します。自社に合ったシステムの選び方も解説しますので、ぜひ参考にしてください。

1.手作業による入金消込の課題

入金消込とは、売掛金として計上していたデータを削除する作業のことです。入金消込の一般的なプロセスは以下のとおりです。

• 売上と売掛金を帳簿に計上する
• 請求情報と入金情報を照合する
• 売掛金残高の消込作業を行う

売上は確定しているものの、入金までに空白期間がある場合は、一度売掛金として計上します。入金後に売掛金を消込する作業を「入金消込」と呼びます。特に、請求情報と入金情報の照合はミスが許されない重要な工程です。

紙やExcelを使用した消込作業は手作業や目視での確認が多く、人為的ミスが生じるリスクが高いという課題があります。入力ミスや確認漏れにとどまらず、売掛金の回収漏れによる資金繰りの悪化や、確認ミスによって取引先との関係悪化を招く恐れもあります。

Excelを用いた消込作業であれば、関数やマクロを活用することで一定の効率化を図れるものの、手作業をなくすことはできません。また、Excelや紙を用いた作業は属人化しやすく、担当者の異動や退職に対応できないといった課題も生じやすくなります。

2.入金消込の自動化とは？

入金消込の自動化とは、入金消込におけるプロセスを手作業なしで実行できる仕組みを構築することを指します。たとえば、以下のような作業を自動化できます。

• 入金情報の取得
• 入金情報と請求情報の照合
• 会計ソフトへの入金消込仕訳の出力

入金消込システムを導入すると、上記の作業は自動化できますが、すべての作業を自動化するのは困難です。たとえば、照合エラーがあった場合は、人が目視で確認する必要があります。

入金消込を自動化する際は、自社の業務フローと照らし合わせながら、業務を効率化できるプロセスを構築することが重要です。

3.入金消込を自動化するメリット

入金消込を自動化する主なメリットとして、業務の効率化・ヒューマンエラーの削減・キャッシュフローの可視化が挙げられます。以下でそれぞれ詳しく解説します。

3-1.業務の効率化

入金消込を自動化する最大のメリットは、業務の効率化を図れる点です。入金情報と請求情報の照合を自動かつ正確に行うことで、処理スピードが大幅に向上します。

また、目視での確認や手作業による仕訳入力の削減も可能です。作業負担の軽減ができ、担当者はより重要なコア業務に集中できるでしょう。

消込結果がリアルタイムで反映できれば、入金状況の把握や資金管理も効率化が可能になり、経理全体の生産性向上にもつながります。

3-2.ヒューマンエラーの削減

ヒューマンエラーの削減が期待できる点も、入金消込を自動化するメリットの一つです。金額や取引先名の入力ミス、照合作業の見落としなどの人為的ミスを大幅に防止できます。

システムやAIが正確なデータ連携・照合を行うため、担当者による確認作業のバラつきが生じる心配もありません。誤処理がなくなることで、再作業や修正などの手間もなくなり、業務の正確性・信頼性の向上も期待できます。

3-3.キャッシュフローの可視化

キャッシュフローを可視化できる点もメリットです。入出金データが即時に照合・反映されることで、リアルタイムで正確な資金状況の把握が可能です。

未回収や未消込の取引を迅速に特定でき、資金繰りの見通しが立てやすくなります。キャッシュフローを常に最新の状態で可視化できるため、経営判断の迅速化や資金管理の最適化にもつながるでしょう。

4.入金消込を自動化できるシステムの種類

入金消込のプロセスを自動化できるシステムは複数存在します。本章では、入金消込を自動化できるシステムを4種類紹介します。

4-1.RPA技術を活用するタイプ

「RPA」とは、事務的な作業を自動化できる機能です。Excelや銀行データを自動取得し、データを比較したうえで整合性を確認できます。

「RPA技術」を活用するシステムは、定形的な作業の自動化が得意です。現状の業務フローを維持しつつ、必要な作業のみ自動化できる柔軟性が魅力です。

大きく「オンプレミス型」「クラウド型」の2つの種類に分かれており、それぞれメリット・デメリットが存在します。

たとえば、オンプレミス型はカスタマイズ性が高く、セキュリティ強化を図れる点がメリットですが、コストが高くなりやすい点がデメリットです。

一方、クラウド型は初期費用を抑えられる・導入時の手間がかからないなどのメリットがありますが、ネットワークを介するため、作業効率やセキュリティ面で課題が残ります。

4-2.債権管理にも対応できるタイプ

債権管理にも対応できるタイプであれば、入金消込に加え、滞留明細確認や督促連絡までをスムーズに行えます。

シンプルで使い勝手の良いシステムが多い傾向にあり、入金管理に直接関わる作業のみを自動化したい場合におすすめです。また、すでにシステムを導入しており、入金消込や債権管理の機能が搭載されていない場合にも便利です。

幅広い業務をカバーできるわけではないものの、コストを抑えつつ、必要な機能のみを利用できます。

4-3.会計ソフトに搭載されているタイプ

入金消込のシステムは、会計ソフトに搭載されているタイプも存在します。他のタイプに比べ、機能に制限があるものの、既存データとの整合性を保ちやすい点がメリットです。

会計ソフトに入金消込機能が搭載されていれば、売掛金の回収情報の把握やキャッシュフローの管理を効率化できます。入金消込の自動化をスムーズに進められることで、業務全体の効率化にもつながるでしょう。

4-4.請求書発行システムに付帯するタイプ

請求書発行システムに、入金消込に関する機能が付帯されているタイプもあります。発行した請求書の内容と入金データを照合し、入金消込までの一連のプロセスを自動化できる点が魅力です。

すでに請求書発行システムを導入している場合や、入金消込だけでなく請求書発行まで自動化したい方に向いています。

請求書発行システムについて詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。導入するメリットや主な機能、種類や選び方まで解説しています。

関連記事：請求書発行システムを導入するメリットは？主な機能や種類・選び方も紹介

5.入金消込システムの選び方のポイント

自社の課題を解消するためには、自社に合ったシステムを導入することが大切です。本章では、入金消込システムを選ぶ際のポイントを4つ紹介します。

5-1.自社のニーズや予算に合っているか

入金消込システムを選ぶ際は、自社のニーズや予算に合っているかを確認することが重要です。業務フローや抱えている課題は企業ごとで異なるため、知名度や一般的なシステムのみに注目して選ぶと、使い勝手が悪いと感じてしまう可能性があります。

また、システムごとで料金体系も異なります。固定費か変動費か、従量制か定額制かなどを確認し、コスト面にも配慮してシステムを選びましょう。初期費用やオプション料金の確認も欠かせません。

5-2.既存システムと連携できるか

既存システムとの連携可否も、入金消込システムを選ぶうえで重要なポイントです。既存システムとの連携ができないシステムを導入してしまうと、データを手作業で移行しなければならず、作業効率が低下してしまいます。

なお、すでに会計システムを導入している場合、入金消込システムと連携することで、データを自動で取得できます。

また、銀行口座との連携が可能であれば、入金データを自動かつリアルタイムで取り込むことができ、さらなる効率化が可能です。

5-3.自動照合率は納得のいく数値か

入金消込システムを選ぶ際は、自動照合率に注目するとよいでしょう。入金消込システムの照合率は、90％以上が目安ですが、80％程にとどまるケースも存在します。

一方、AIがもつ学習機能で自動照合率が向上する入金消込システムも少なくありません。振込人名義の表記揺れや、初めての取引先からの入金における請求候補をAIが自動で判別する機能など、システムによって機能の充実度に差があります。

5-4.イレギュラーな入金にも対応できるか

イレギュラーな入金への対応も、入金消込システムを選ぶ際のポイントの一つです。

たとえば、入金額の間違いやクレジットカードの期限切れ、売掛金・買掛金の相殺などによって、イレギュラーな入金が発生する場合があります。

イレギュラー時の対応をすべて自動化するのは難しいものの、入金の検知や抽出を代行してくれるシステムであれば、作業を最小限に抑えられます。

6.入金管理システムを導入する流れ

入金管理システムを導入する一般的な流れは以下のとおりです。

• 自社の課題を明確にする
• 課題を解消できるシステムを選定する
• ベンダーと打合せを行う
• 導入準備を行う（銀行口座・取引先情報の整理など）
• 既存システムとの連携テストを実施する
• 社内周知・トレーニングを行う
• システムによる効果を定量的に測定する
• 定期的な見直しと改善を繰り返す

入金管理システムを導入する際は、入金管理システムを導入する目的を明確にしたうえで、必要となる機能を搭載したシステムを選ぶことが大切です。

また、入金管理システムの導入後は業務効率化を実現するために、ルール周知や効果測定、定期的な見直しと改善を行うことが重要です。

7.AIによる入金消込の自動化から債権管理まで可能な「バクラク債権管理」

入金消込を自動化することで、本来は目視や手作業で行うべき作業を削減できます。システムやAIが自動でデータの取得・照合・消込作業を行うため、ヒューマンエラーの削減も可能です。

入金消込を自動化する方法として専用システムの導入がありますが、さまざまな種類があるほか、搭載されている機能も異なるため、自社に合ったものを選ぶようにしなければいけません。

「バクラク債権管理」なら、AIによる入金消込の自動化から債権管理までを行えます。請求書の送付・入金消込・仕訳作成・残高管理・督促を一気通貫で行うことが可能です。

取引先へのリマインドや未入金の督促を半自動化できるほか、売上仕訳・入金仕訳も柔軟に作成できることで、入金消込や債権管理にかかる手間を大幅に削減できます。

入金消込や債権管理を自動化・効率化したい企業は、ぜひ「バクラク債権管理」の導入をご検討ください。