督促業務を自動化・効率化するには？オートコールなど方法を紹介

督促業務は、クレジットカード料金・家賃を含む債権の未払い、必要書類の未提出といったさまざまな場面で発生します。債権や必要書類をスムーズに回収するには、督促の自動化などで業務を効率良く進めることが重要です。 本記事では、督促業務でよくある課題や、業務効率化の方法について解説します。督促業務の進め方についてお困りの方は、参考にしてください。

1.督促業務が発生する場面

督促業務が発生する主な場面は、クレジットカード料金や家賃を含む債権の未払い、必要書類などの未提出が発覚したときです。それぞれの場面について、督促業務が発生する背景を詳しく見ていきましょう。

1-1.クレジット・家賃などの未払い

クレジットカード料金の支払いは、契約で定められた期日までの振込や引落しによって成立するのが基本です。支払い忘れや口座の残高不足で振込・引落しが行われなかった場合、相手に支払いを促す必要があります。

家賃の未払いには、個人が借りるアパートやマンションのほか、店舗などのテナント料も含まれます。

家賃の支払い方法は、クレジットカード払いや指定口座への振込、自動引落しなどさまざまです。支払い忘れや残高不足による未払いが発覚した際は、督促を行い、債権を速やかに回収しなければいけません。

1-2.他の債権の未払い

企業間の取引の場合、請求書を取引ごとでなく、1カ月単位でまとめて発行するケースは少なくありません。支払い期日までに売掛金の入金が確認できない場合、相手に支払いを促す必要があります。

債権の内容によっては回収時期に季節差が生じることもあるため、督促業務を慎重に進めることが重要です。督促業務が月末や年末、年度末といった特定の時期に集中しそうな場合は、生産性の向上や業務効率化を図る必要性がさらに高いといえます。

1-3.必要書類などの未提出

手続きや取引に必要な書類が、期日までに提出されていない場合も督促業務が発生します。契約書や請求書などの重要書類が届いていない場合、業務に支障をきたす恐れがあるためです。

自社の業務を円滑に進めるためにも、未着の理由を確認し、速やかな提出を求めることが重要です。

2.督促業務でよくある課題

債権の未払いや書類の未提出はさまざまな事由で発生することから、督促業務は、相手の事情に配慮しながら進める必要があります。

具体的にどのような配慮が必要かを知るヒントとして、本章では、督促業務でよくある3つの課題を紹介します。

2-1.相手とのやり取りで気を遣う

督促業務の課題としてまず挙げられるのは、相手とのやり取りで気を遣うことです。

相手の落ち度によって督促業務が発生した場合でも、債権回収後に継続的な取引が見込まれるケースは少なくありません。取引相手や顧客の一人として、担当者は丁寧に対応する必要があります。

相手に配慮したコミュニケーションが必要なことから、担当者の負担増大が懸念されるでしょう。

2-2.トラブルになる可能性がある

督促業務の際は、各種法令やコンプライアンスを遵守した対応が求められます。

業務の進め方を誤ると、トラブルやクレームに発展する可能性があるため注意が必要です。督促の事由が相手にあったとしても、落ち度を責めたり強い口調で支払いを迫ったりすることは望ましくありません。

脅迫や暴言と捉えられかねない発言は、トラブルに発展する恐れがあることを理解した上で対応しましょう。未払いや未提出が必ずしも故意でないことを踏まえて、お互いの認識を一致させながら慎重に進めることが重要です。

2-3.管理の負担が大きい

督促業務は、管理の負担が大きいことも課題の一つです。たとえば1本の督促電話をかけた場合、架電時間や会話内容の正確な記録のほかに、不在時のリマインド対応、督促の進捗管理といった多くの管理業務が発生します。

対応件数が多いほど管理の負担も大きくなり、場合によっては、新たな人材の採用や業務プロセスの見直しなどが必要になるでしょう。

3.督促業務を効率的に進める方法

督促業務は担当者に負担がかかりやすい業務の一つですが、研修・マニュアルの内容や社内ルールを見直すことで効率化が可能です。また、督促リストの作成を自動化し、メールを一括送信することも効果的です。

督促業務を効率的に進める3つの方法について、詳しく見ていきましょう。

3-1.研修・マニュアルの内容を充実させる

督促業務に関する研修・マニュアルの内容を充実させることで、対応の均一化を図れます。業務歴が浅い社員の心理的負担を減らし、不安なく業務を実践できる点もメリットです。

具体的には、対応が難しい事例集の作成や、過去事例のデータベース化などが挙げられます。督促業務の中でも、電話対応は相手の話し方や雰囲気に合わせた対応が求められるため、会話や言い回しのニュアンスといった細部の記録も残しておくのがおすすめです。

なお、研修・マニュアルの内容は、随時アップデートすることが重要です。日々の督促業務で発生した事例は記録後すぐに社内で共有するなど、情報を効率的に更新する仕組みも整えておくとよいでしょう。

3-2.社内ルールの見直しをする

督促業務を円滑に進めるには、社内ルールや業務フローの見直しも欠かせません。不要な業務を省くことで工数を減らし、効率化できる可能性があります。

督促業務の対象範囲の変更や、法改正が行われることもあるため、定期的な見直しで最適化を図りましょう。

3-3.オートコールシステムで発信を自動化する

担当者の負担を減らす方法として、オートコールシステムの導入も効果的です。オートコールシステムとは、指定した電話番号へ一斉に自動発信し、事前に録音した音声や自動音声応答で内容を通知するシステムです。

オートコールシステムを採用すれば、担当者が1件ずつ架電する必要がありません。督促業務の負担軽減と効率化を図れるだけでなく、人件費を削減できる点もメリットです。

督促業務は相手に合わせた細やかな対応が求められますが、一次対応は未払い・未提出の事実を知らせる定型的な作業であることが多いため、活用が見込まれるでしょう。

3-4.督促リスト作成の自動化や一括メール送信を行う

メールでの督促業務を効率化するには、自動で作成したリストを基に、督促のメールを一斉に送信する方法があります。未払い・未提出の知らせに一定数が対応すれば、直接督促のやり取りをすべき相手を最小限に抑えられるため、担当者の負担を軽減できます。

業務における生産性と正確性の向上を実現したい場合は、督促リストの自動作成機能やメールの一括送信機能が搭載されたシステムを導入するとよいでしょう。

4.督促業務の自動化も「バクラク債権管理」にお任せ

督促業務は、クレジットカード料金・家賃を含む債権の未払いや、必要書類の未提出が発覚したときに発生します。債権や必要書類を回収する際は、法令・コンプライアンスを遵守し、相手の事情に配慮しながら慎重に対応することが重要です。

督促業務の効率化を図るには、バクラク債権管理の導入がおすすめです。入金と請求の自動照合やAIによる消込提案のほか、取引先へのリマインド・未入金の督促の半自動化によって担当者の負担を軽減できます。

また、ルールに基づいて売上や入金・消込の仕訳を自動作成する機能も搭載されており、会計業務を効率化できる点も強みです。

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