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帳票とは？種類や保存・管理のルールと電子化のメリットをわかりやすく解説
- 記事公開日：
- 最終更新日：2024-10-17
帳票とは、会計用語の1つで帳簿と伝票を組み合わせたものです。帳票には様々な種類があり、保存期間や保存方法なども決まっています。
この記事では、帳票業務を効率化したい担当者に向けて、帳票の種類や紙での運用における課題などを解説します。また、帳票を電子化するメリットも解説するため、ぜひ役立ててください。
帳票とは？種類や保存・管理のルールと電子化のメリットをわかりやすく解説
帳票とは？言葉の意味を解説
帳票とは、「帳簿」と「伝票」を組み合わせた言葉で会計用語です。取引や会社経営で作成される書類の総称であり、ビジネス取引や財務情報などを記録します。経営状況を把握するために活用され、適切な経営判断を行ううえで帳票は欠かせません。
帳票の代表的なものとしては、請求書や納品書、入出庫伝票、支払伝票などが挙げられるでしょう。取引の内容などが記録された帳票は、経営部門や財務部門で管理します。
帳票と証憑の違い
帳票と証憑は混同されることもありますが、両者の意味は異なります。
証憑とは、社内外で発生する取引が成立したことを証明するための書類です。例えば、売上や仕入れに関係する書類などが挙げられます。また、金銭だけではなく、人事や労務に関する書類の一部なども証憑に含まれています。
帳票（帳簿・伝票）の主な種類
帳票にはどのようなものがあるのでしょうか。ここでは、帳簿と伝票の主な書類について解説します。
帳簿の主な種類
帳簿とは、会社で行われる取引を記録される書類のことです。帳簿は確定申告や決算に必要な書類であるため、間違いがないように記載しましょう。主な帳簿書類は以下のとおりです。
- 仕訳帳：取引を日付順に記録した書類
- 総勘定元帳：勘定科目ごとに分類した書類
- 現金出納帳：現金のやり取りや残高などを記録するもの
- 売掛帳・買掛帳：売掛金と買掛金の管理するための書類
- 固定資産台帳：減価償却が必要な固定資産をまとめた書類
- 決算書：一定期間の収益と費用、純利益などをまとめた報告書
帳簿のなかで、毎日の取引すべてを記録するものを主要簿、主要簿の内容を補足するための書類を補助簿と呼びます。
伝票の主な種類
伝票とは、金銭の動きを記入するための書類です。取引などで金銭が動くたびに作成する必要があります。
主な伝票は以下のとおりです。
- 入出金伝票：金銭の出入りを記録するための書類
- 振替伝票：現金以外での取引について記録する書類
- 見積書：取引開始前に納品する商品の内容や納期、金額などの条件を記載する書類
- 請求書：納品物の対価として金銭の支払いを請求するための書類
- 納品書：商品などを取引先に納品したことを証明するための書類
- 領収書：商品などの対価として金銭が支払われたことを証明するための書類
伝票には、帳簿の内容を証明するという役割があるため、しっかりと保存しておくことが重要です。
帳票の保存期間と保存方法のルール
帳票には保存期間と保存のルールが定められています。ここでは、保存期間と保存方法について解説します。
帳票の保存期間
法人税法では、帳簿の保存期間は原則7年間と定められています。欠損金が生じた事業年度については10年間となっています。
領収書は、税務上の帳簿書類に該当する書類です。法人における帳簿書類については、法人税法のルールに則り、7年間保存する必要があります。保存期間は領収書の日付から7年ではなく、事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年です。
会社法では決算書や総勘定元帳、仕訳帳、各種補助簿について10年間の保存が必須となっています。
帳票の保存方法
帳票の保存方法は、原則として紙での保存が義務付けられています。
ただし、電子取引はデータで保存して構いません。原則として帳票の保存は紙での保存となっていますが、電子帳簿保存法の要件を満たせばデータでの保存も可能となっています。データで保存したい場合は、要件をしっかりと確認しておきましょう。
従来の紙の帳票が抱える課題
従来は帳票を紙で管理するケースがほとんどでした。しかし、紙の帳票には課題があります。ここでは、紙の帳票の課題を解説します。
非効率な作業が発生する
国税関連の書類が紙文書のみの場合、印刷や検索、管理に電子データよりも時間や労力がかかり、結果的に経理業務の効率が低下することにも繋がってしまいます。取引先や他社が一斉に電子帳簿保存に移行しているなか、自社だけ電子帳簿保存を進めないままでは、経理業務の非効率化がさらに際立つことになるでしょう。
さらに、2024年10月から郵便料金も値上げされ、郵送や印刷などのコストもますますかさんでしまいます。電子保存に適したシステムを導入しないままでは、時間もコストも他社より余計にかかってしまうデメリットが懸念されます。
管理・保存の負担が大きい
請求書や領収書、納品書などは、法人の場合7年間の保管が必要とされています。そのため、紙の書類を保管をするための、物理的なスペースが必要です。会社の規模によっては保存すべき書類が大量になるため、適切なスペースの確保や拡張、維持にコストがかかるデメリットがあります。
紙ベースでの保管は、書類の印刷代がかかるのはもちろん、ファイルやキャビネットなど保存ケースの購入費やスペース管理の人件費などもかかってしまうのも問題点として挙げられます。
テレワーク導入の障害になる
紙ベースで帳票を管理することで、テレワーク導入の障害になる可能性があります。紙で運用する際には出社しなければできない業務が発生するため、テレワークを導入していたとしても、場合によっては出社しなければいけなくなるでしょう。そのため、テレワークの導入や推進を阻害する可能性があります。
セキュリティ上のリスクがある
国税関係の書類全てを紙文書のみで管理すると、改ざんや紛失の可能性が高くなり、セキュリティ上のリスクが増加します。長期間の紙文書保存は、書類が劣化したり紛失したりする可能性もあります。電子データはクラウド上に保存もしておけますが、紙文書のみでは災害時には物理的に消失してしまうでしょう。
また、紙ベースでの管理は、人的ミスも起こりやすくなります。電子帳簿保存システムを導入し、データ管理に移行すれば、今後はAI活用の監視システム発展なども期待されるため、人的ミスなどインシデントの発生予防も見込めます。
多くの会社で帳票の電子化が進められている
電子帳簿保存法の施行・改正によって、要件を満たすことで紙ではなくデータでの保存が可能となりました。前述したように、帳票を紙で運用する場合には課題が多くあります。そのため、多くの会社で電子化が進められているようです。
電子化には多くのメリットがあります。以下で電子化のメリットを詳しく解説します。
帳票を電子化する4つのメリット
帳票を電子化することでどのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは、4つのメリットを解説します。
業務の効率化・生産性の向上につながる
紙の書類は、管理や保管に人的リソースを必要とします。
例えば、紙の書類を保管するにはファイリング作業が必要です。一方、書類が必要になった際は、該当するものを探す作業が発生します。廃棄のサイクルが来た場合は破棄の作業も必要でしょう。データ化することによってすべての作業が不要になり、リソースをほかに振り分けることができます。
コストが削減できる
書類を電子化することによって、業務効率化による人件費、保管スペースのコスト削減が可能となります。
人的リソースはもちろん、紙の保管スペースもまたコストの一つです。同時に、印刷を必要としない電子的取引を主にすれば、紙代やインク代、取引先への郵送費なども削減できるため利点が大きいでしょう。
テレワークに対応できる
帳票を電子化することで、出社しなくても帳票関連の業務を行えるようになります。紙ベースの場合には出社しなければできない業務も多くありましたが、電子化することによって、テレワークなどの柔軟な働き方に対応しやすくなります。
セキュリティ強化につながる
帳票を電子化することで、セキュリティ強化にもつながります。帳票は法律によって一定期間の保存が義務付けられています。しかし、重要な情報が含まれているため、保存方法や扱いには細心の注意を図らなければいけません。
帳票を電子化することで、閲覧権限の設定や電子署名などが可能となり、改ざん防止や不正検知なども可能です。
帳票を電子化するポイント
帳票を電子化する際には、3つのポイントを押さえましょう。ここでは、帳票を電子化するポイントを解説します。
電子帳簿保存法への対応が必要である
電子帳簿保存法の要件を満たしていれば、データでやり取りしたものだけではなく、紙で発行された帳票についてもデータでの保存が認められます。
電子帳簿保存法の要件は以下のとおりです。
- 真実性の確保：訂正や削除履歴を残す。システムやデバイスなどの操作マニュアルを備える
- 可視性の確保：正確な内容が把握できるように、必要なデータをすぐ検索できるようにする
従業員や取引先に周知する
電子化する際には、従業員に電子化の必要性やメリットなどを周知徹底して、電子化への理解を深めましょう。
社内コンプライアンスや電子帳簿保存法などに伴う業務の研修や教育を進め、社内ルールを設定して業務フローを的確に運用すると、スムーズに電子化できるようになります。
取引先の理解も必要になるため、電子化について取引先にも通知しておくとよいでしょう。
ツールを導入する
帳票の電子化には、ツールを導入することが近道です。ツールを導入することで、スムーズに電子化でき管理も楽になります。
ツールを導入する際には、自社の規模や目的に合ったツールかどうか確認しましょう。電子帳簿保存法に対応している使いやすいツールなら、従業員にも浸透しやすくなります。
すぐにはじめられるバクラク電子帳簿保存
帳票の電子化には、バクラク電子帳簿保存がおすすめです。バクラク電子帳簿保存は、すぐにはじめられる電子帳簿保存対応ツールで、早めに電子化したいという場合にも向いています。
電子帳簿保存法に完全対応しており、操作も分かりやすくなっています。充実している機能とサポート体制でスムーズな導入が可能です。帳票のデータ化を円滑に進められることも魅力です。
バクラク電子帳簿保存の導入事例
ここでは、バクラク電子帳簿保存の導入事例を2つ紹介します。導入を検討する際の参考にしてください。
導入事例についてはこちらで紹介しています。
オークラ工業株式会社様
オークラ工業株式会社では、使いやすさが決め手となって、バクラク電子帳簿保存を導入しました。導入により電子データの電子帳簿保存法への対応が完了し、1回あたりの書類検索時間が10分の1になったなどの成果が出ています。
詳しくはこちらの記事で紹介しています。
株式会社 浅野歯車工作所様
株式会社浅野歯車工作所では、操作のしやすさや費用が決め手となって、バクラク電子帳簿保存を導入しました。見積書や注文書などの書類を月間数百枚電子保管できるようになり、書類の検索が容易になったという成果が出ています。
詳しくはこちらの記事で紹介しています。
まとめ
帳票とは、帳簿と伝票を組み合わせた会計用語です。帳票は保存期間や保存方法が定められているため、ルールに則り保存することが求められます。原
則として紙での保存が義務付けられていますが、電子取引はデータでの保存が可能で、紙の帳票も電子帳簿保存法の要件を満たせばデータ保存が認められます。帳票を電子化するには、ツールを導入するとよいでしょう。
バクラク請求書発行は、書類を発行する前後の業務をすべて解決できるシステムです。インボイス制度や電子帳簿保存法などの法制度に対応しています。帳票の電子化をお考えなら、お気軽にお問い合わせください。