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コピー代や印刷費の勘定科目はどうする？使える9つの勘定科目を解説
- 記事公開日：
- 最終更新日：2024-10-17
経理の担当者にとって、コピー機（複合機）での印刷代や印刷費をどのように仕訳すればいいのか、迷うことも多いのではないでしょうか。この記事では、コピー機（複合機）での印刷代・印刷費の勘定科目を詳しく解説します。仕訳で迷ったときにどの勘定科目を使えばよいのか、具体例もまとめているので、ぜひ役立ててください。
コピー代や印刷費の勘定科目はどうする？使える9つの勘定科目を解説
コピー代・印刷費の勘定科目はケースにより異なる
コピー機（複合機）での印刷代にどの勘定科目を使うのかは、ケースによって異なります。同じ印刷といっても、どのような書類をどのように印刷するのかで状況が違ってくるからです。仕訳をする際は、継続性や状況を鑑みて適切な勘定科目を使用する必要があるでしょう。ただし、これまで使用してきた勘定科目がある場合は、変更せずに同じものを使うのが原則です。
コピー代・印刷費における9つの勘定科目
コピー機（複合機）での印刷代や印刷費の仕訳で考えられる勘定科目として、主に9つあります。以下で詳しく見ていきましょう。
印刷製本費
印刷製本費は、基本的に外部の印刷会社に委託する際にかかった費用に使います。たとえば、会社のパンフレットや案内状、外部送付用の封筒などを、定期的に印刷会社へ発注しているケースです。
社内マニュアルや研修用の教本など、書籍や冊子のような製本物を専門の印刷会社に委託したときの支払いも印刷製本費として計上します。ただし、内容によっては社内で発生したコピー機（複合機）での印刷代についても、印刷製本費に含めることが可能です。
消耗品費
消耗品費は取得価格が10万円未満、もしくは耐用年数が1年未満の物品の購入に使われた経費に使用する勘定科目です。名称からも想像できるように、消耗品費は使用して消耗するものの購入費用に使うもので、事務処理に関するものでは鉛筆、コピー用紙、伝票類の作成費などがあります。
コピー機（複合機）での印刷代も、消耗品費としてまとめて計上可能です。名刺の印刷代やコピー機のインクトナー代、コピー用紙代も消耗品費の勘定科目で仕訳します。
事務用品費
事務用品費は消耗性があり、かつ事務処理や事務周りで使うものの購入費用に使う勘定科目です。特に事務用品費と上記の消耗品費を分けて管理したいときに使用し、「事務用消耗品費」とすることもあります。
具体例としては、ペンなどの筆記用具やノート、ハサミ、バインダーなどです。コピー機（複合機）での印刷代に関わるものとして、コピー用紙代やコピー機のインクトナー代などは、事務用品費の勘定科目で仕訳することがあります。上記の消耗品費と事務用品費のどちらで計上するかは、各会社の方針にしたがってください。
広告宣伝費
広告宣伝費は、自社の商品やサービスのPR活動費用に使用する勘定科目です。具体例としてテレビコマーシャルにかかる費用やインターネット広告、自社商品のLPページ作成費用などが挙げられます。
コピー機（複合機）での印刷代も、宣伝効果を期待したものであれば広告宣伝費としての計上が可能です。たとえば、チラシの印刷費用や自社製品のパンフレット、顧客や取引先企業に出す年賀状などは広告宣伝費にできます。
外注費
外注費は、本業の一部を他社に委託した場合に発生する費用に使う勘定科目です。会社によっては外注費のほかに「外注加工費」や「業務委託費」の勘定科目を使って仕訳をすることもあります。
あくまでも本業である必要があることに注意しましょう。つまり、印刷会社や製本会社のように自社が印刷を本業としている会社において、コピー代や印刷費が外注費に計上できる可能性があります。具体的には企画やデザインを自社で行わずに、委託した場合などです。
仕入（仕入高）
仕入（仕入高）は、商品やサービスを販売するために要した費用で使う勘定科目です。商品を購入して販売しているのなら、その商品を購入したときの取得代金が仕入（仕入高）になります。ただし、外注費と同じく、すべての会社でこの勘定科目が使えるとは限りません。
コピー機（複合機）での印刷代として仕入（仕入高）を使えるのは、自社が印刷物の販売を行い、売上になる事業を営んでいる場合です。たとえば、自社でデザインを行った印刷物を販売する会社で、印刷は専門の印刷会社に委託したケースなどが該当します。
通信費
通信費は文字通り、通信にかかった費用を計上する勘定科目です。具体的には固定電話料金や携帯電話料金、インターネット接続料金などが考えられます。ほかにも、切手やはがき代などの郵便料金も通信費として計上できる経費です。
一見、コピー機（複合機）での印刷代とは関係なさそうですが、相手に文を送ることは通信にあたります。そのため、年賀状や暑中見舞いなどの印刷を印刷会社に依頼した際の代金は、通信費としての計上が可能です。
雑費
雑費とは、ほかの勘定科目に分けにくい費用や、継続性のない一時的に発生した費用に使う勘定科目です。基本的にはどの勘定科目にも属さず、かつ発生頻度が低い少額の費用を計上する際に使われます。
コピー機（複合機）での印刷代で雑費を使えるのは、コンビニエンスストアのマルチコピー機を利用した料金のように、イレギュラーなケースです。雑費は使い勝手のいい勘定科目ですが、多用するのは避けた方がよく、ほかの勘定科目に割り振りできるものはその科目で計上してください。
貯蔵品
貯蔵品は事業に関連する物品のうち、未使用のまま貯蔵されているものに使える勘定科目です。切手や段ボールなど、一定量をまとめて購入した際に用いられます。つまり、物品の購入時は一旦、資産の勘定科目である貯蔵品で仕訳をするということです。
コピー用紙もまとまった単位で購入し、長期にわたって使用するのであれば、貯蔵品に計上できます。貯蔵品に計上したあと、使用した分は印刷製本費などの適切な費用の勘定科目に振り替えてください。
コピー代の仕訳で迷ったときの勘定科目の具体例
ここからはコピー機（複合機）での印刷代をどの勘定科目で仕訳すればいいのか、迷いやすいシチュエーション別に解説します。
コンビニエンスストアでコピーした場合
業務を行うなかで、事業に関連する書類をコピーするために、コンビニエンスストアを利用するケースはあり得るでしょう。仕訳では、以下の勘定科目が考えられます。
- 消耗品費：事務処理で用いるコピー用紙が消耗品費として計上できるため、コンビニエンスストアにあるコピー機（複合機）での印刷代も合わせて消耗品費で計上するのが一般的です。
- 雑費：コンビニエンスストアでのコピーを行う機会が少ない場合は、雑費で計上することもできます。
- 広告宣伝費：書類のなかでも宣伝効果を期待するものであれば、広告宣伝費を使ってもいいでしょう。
- 仕入：自社で印刷物の販売が売上になる事業を営んでいる場合は、仕入の勘定科目も使用可能です。
会社の印刷機でコピーした場合
会社では社内で印刷するために、コピー用紙をまとめて購入することが多いでしょう。業務中に会社の印刷機を使ってコピーする場合は、消耗品費や雑費で計上することも可能ですが、購入費用と合わせて以下の勘定科目を使うことも考えられます。
- 事務用品費：事務作業に関連する費用として使う勘定科目です。特に消耗品と分け、事務作業にかかる費用をまとめて管理したいときに使うと把握しやすいでしょう。
- 貯蔵品：まとめてコピー用紙を購入した際、まずは全額を貯蔵品として計上し、使用したときに適切な費用の勘定科目に振り替えてください。
コピー作業を外注した場合
先述したように、印刷会社や製本会社などの印刷を本業としている会社では、本来自社で行うコピー作業を外部に委託することも珍しくありません。特に、より高度な印刷技術を必要とする作業や、短時間で大量の印刷を行わなければならないケースが該当します。
作業を外注した場合は、外注費として計上しましょう。ただし、外注費の解説で述べた通り、外注費の勘定科目が使えるのは、自社が印刷会社や製本会社であった場合のみです。
コピー代・印刷費に関する勘定科目の注意点
勘定科目は、担当者が自由に使ってよいわけではありません。社内でルールを決めたうえで、長期間にわたり一貫性を持って計上することが重要です。ここまで解説してきたように、同じコピー機（複合機）での印刷代といっても、状況はそれぞれ異なるでしょう。
それぞれの具体的なコストについて、どの勘定科目に計上するのか内部で検討してルールを決めておいてください。過去分の決算書や予算などと適切に比較するためにも、勘定科目は同じものを使い続ける必要があります。一貫性がないようでは、財務情報の信頼性にも関わるため注意しましょう。
まとめ
主にコピー機（複合機）での印刷代として仕訳に使われるのは、具体的に解説してきた9つの勘定科目です。生じるケースごとに適切な勘定科目を使い分ける必要があるため、社内でしっかりと検討してください。
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