打刻忘れが起きる原因は？対策や減給処分の注意点を解説

ここでは、打刻をし忘れた従業員を減給処分にする際の注意点を4つ紹介します。不要なトラブルを防ぐためにも、しっかりと押さえておきましょう。

原則労働時間分の給与を支払う

労働基準法24条では「賃金全額払いの原則」が定められており、企業は従業員に対して、原則労働時間分の給与を支払う義務があります。

そのため、打刻を忘れたからといって、当日を欠勤扱いにし、給与を支払わないという対応をとるのは違法です。

賃金は、通貨で、直接労働者に、その全額を支払わなければならない。

出典：e-Gov法令検索「労働基準法第二十四条」

タイムカードは、あくまでも打刻をするためのツールの一つです。1回の打刻忘れで減給処分を下すと、法律違反に該当する可能性があるため、慎重に対応しなければいけません。

減給する場合は、就業規則にペナルティ内容を盛り込む

再三の注意や指導を行ったにもかかわらず、打刻忘れが散見される場合は、減給処分を科すことができます。ただし、事前に就業規則へペナルティ内容を盛り込んでおく必要があります。

「打刻忘れ3回目で始末書の提出」「5回目以降は1回につき〇〇円の減給処分とする」など、処分内容を明記しておくことが重要です。就業規則にない罰則を科すことはできないので、ルール査定後に必ず明記しておきましょう。

労働基準法を遵守する

従業員を減給処分にする場合は、必ず労働基準法を遵守しなければいけません。

労働基準法91条では、減給処分を科す場合の上限として「平均賃金の1日の半分を超えてはいけない」「月の賃金総額の10分の1を超えてはいけない」と定められています。

平均賃金とは、原則として事由の発生した日から遡って3カ月間に、特定の従業員に支払われた賃金の総額を、その期間の暦日数で割った金額を指します。

労働基準法12条によって定められた算出方法なので、減給処分を科す際の参考にしてください。

参照：e-Gov法令検索「労働基準法第十二条」

ペナルティが重すぎないよう検討する

ペナルティが重すぎると、不当な懲戒処分とみなされる恐れがあります。打刻忘れは重大な違反ではないと判断される場合が多いため、まずは注意指導や始末書の提出など、軽い措置から行うのが適切です。

減給処分を行う場合も、労働基準法に定められた減給額の上限（1回の額は平均賃金の1日分の半額、かつ総額で1賃金支払期の10分の1まで）を必ず守らなければいけません。

処分の理由や経緯も明確に伝えることが大切です。

ここでは、打刻忘れを防ぐ方法を紹介します。

打刻機を退勤する際に通る場所へ移動する

打刻忘れの原因がタイムカードの打刻機の設置場所にある場合は、従業員が必ず通る場所に移動させるのが効果的です。たとえば、出入口や更衣室の前など、退勤動線上に置くことで、自然に打刻を促せます。

従業員が毎日目にする場所にあるだけで、打刻の習慣化が進み、打刻忘れ防止につながります。見直す際は、動線や混雑のしやすさも考慮し、できるだけ目立つ場所に置きましょう。

打刻忘れに気付けるよう張り紙を掲示する

打刻忘れを防ぐためには、打刻機付近や休憩室、出口付近に「打刻を忘れずに」といった張り紙を掲示するのも有効です。視覚的な注意喚起を繰り返すことで意識が高まり、打刻忘れの防止が期待できます。

張り紙は、デザインや色を目立たせるとより効果的です。定期的に掲示内容を変えることで、見慣れてしまって意識が薄れるというリスクを防げます。複数箇所に掲示すると、さらに効果が高まるでしょう。

責任者が打刻確認をする

打刻忘れを予防する方法として、シフトや勤怠管理を担当する責任者が、毎日打刻状況を確認する仕組みを取り入れるのも有効です。本人と責任者のダブルチェックを行うことで、効果的に打刻忘れを防止できます。

また、打刻忘れが多い従業員に対して「タイムカード押しましたか？」といった声かけをするのもおすすめです。確認体制を明確化しておくことで、打刻忘れが常習化するのも防げるでしょう。

打刻しやすいシステムに変更する

打刻忘れの課題を根本的に解消したい場合は、打刻しやすいシステムに変更するのがおすすめです。出退勤時に簡単に打刻できれば、忘れるリスクを大幅に削減できます。

打刻システムの中には、スマホで操作できたり、アラート機能で打刻忘れを通知してくれたりするのもあります。従業員の負担を減らすことで、打刻ミスの防止を実現できるでしょう。

導入時には使いやすさやサポート体制も確認したうえで、適切に運用することが大切です。