テレワークの勤怠管理方法とは？課題や効率化のポイントを解説

本章では、テレワークの勤怠管理をスムーズに進めるためのポイントを紹介します。社内の環境やルールの整備はもちろん、業務効率化につながるツールの活用も積極的に検討しましょう。

コミュニケーションを取りやすい環境を整える

テレワークの勤怠管理でまず重要なのが、コミュニケーションを取りやすい環境を整えることです。テレワークでは従業員間に物理的な距離が生じるため、意識的にコミュニケーションを取らなければ、関係は希薄化する一方です。

生産性や業務品質の低下といった企業全体のリスクだけでなく、従業員個人でも、コミュニケーションの減少が自己肯定感の低下などを招きかねないため注意しましょう。

具体的な対策として、定期的なWebミーティングの実施が挙げられます。メールやチャットツールで従業員と積極的にコミュニケーションを取り、勤務状況やモチベーションを確認するのも効果的です。

部署やチーム、あるいは企業への帰属感を高められるように工夫を凝らしつつ、気軽にやり取りができる環境を整えましょう。

勤怠管理のルールを取り決め全体に周知する

テレワークにおける勤怠管理のルールを事前に取り決め、社内に周知することも重要です。打刻の方法や手順だけでなく、勤怠管理システムの利用方法や、イレギュラーが生じた場合の対応もルール化しておくと安心です。

取り決めた内容は、就業規則に記載またはテレワーク規定を新たに作成して、従業員がいつでも閲覧できる状態にする必要があります。

「中抜けする場合は必ず上長に報告」「休憩の時間変更は認めない」など、企業独自のルールがある場合は漏れなく記載しましょう。文書化しておくことで、イレギュラーが発生した際のトラブルを避けやすくなります。

サービス残業を防ぐ体制づくりをする

テレワークは管理者が勤怠状況を目視で確認できないため、勤怠記録と実態に乖離が生じるリスクが高まります。

サービス残業を防ぐには、残業時間の上限に近付くとアラートで知らせる機能や、パソコンのオン・オフの時間を記録できる機能が備わったシステムの導入が効果的です。口頭や書面で注意を促すだけでなく、根本的な仕組みづくりに努めましょう。

残業時間の目安について理解を深めたい方は、以下の記事をご参照ください。

関連記事：平均残業時間はどのくらい？ホワイトな残業時間の目安や対策について解説

プロジェクト管理ツールや勤怠管理ツールを活用する

プロジェクト管理ツールや、勤怠管理ツールを活用するのも一つの方法です。プロジェクト管理ツールを使用すると、業務の進捗状況を部署やチーム単位で一元管理できます。

従業員がお互いの状況を把握できることで、モチベーションの向上につながるケースもあるでしょう。

勤怠管理ツールには、スマートフォンアプリやブラウザ版など、さまざまなタイプのものがあります。勤務実態の可視化は困難ですが、出退勤や休憩の時刻を記録できるため、Excelの出勤簿やタイムカードの代わりとして役立つでしょう。

テレワークの勤怠管理には、専用システムの導入がおすすめです。本章では、勤怠管理システムがテレワークに向いている理由4点を詳しく解説します。

会社にいなくても打刻が可能

勤怠管理システムの強みは、会社にいなくても打刻が可能な点です。直行直帰の際、打刻のみを目的としてオフィスに足を運ぶ必要がありません。

インターネットを利用できる環境があれば、スマートフォンやパソコンで手軽に時刻を記録できます。新たな端末を導入する必要がないため、機器の操作に不慣れな人も比較的容易に利用可能です。

勤怠情報がいつでも確認できる

システム上で出退勤や休憩の打刻をすると、リアルタイムに記録が反映されるため、管理者は常に最新の情報を確認できます。

週単位の情報把握も可能で、前週の実態や今週の見込み時間を踏まえて、部下に残業の指示を出すといった正確な管理ができるでしょう。

アラート機能があり打刻忘れや過重労働を防げる

打刻忘れや残業時間の見込み超過などを感知した場合に、アラートで知らせる機能が搭載されたシステムもあります。管理者だけでなく従業員にも通知が届くため、自主性の向上が期待できます。

有給休暇の取得状況に関するアラート機能が備わったシステムもあり、法令遵守の観点からも、勤怠管理システムの導入は有効といえるでしょう。

労働時間や残業時間を自動で計算できる

勤怠管理システムは単に時刻を記録するだけでなく、労働時間や残業時間を自動で計算できます。

タイムカードの集計や給与計算ソフトへの入力は不要のため、計算や入力間違いが発生する心配はありません。担当者の業務効率化も実現でき、負担軽減が期待できます。