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複数枚の請求書が含まれる電子データの保存方法は？電子帳簿保存法に沿って解説
- 記事公開日：
- 最終更新日：2025-01-28
- この記事の3つのポイント
- 同一性・検索性を確保できていれば、データの内容を変更せず複数の請求書を分割して保存できる
- 電子帳簿保存法の検索要件を満たした状態なら、請求書データを統合して保存してもよい
- 複数枚の請求書を送る際は、備考欄にページ数を書いておくなど取引先が理解しやすいよう工夫する
請求書が複数枚になることは珍しくありません。ただ電子データで取引をしている場合、2024年から完全義務化された電子帳簿保存法に対応できているか、不安に思う方もいるでしょう。
本記事では複数枚の請求書に関して、電子帳簿保存法に対応しながら保存するにはどうしたらよいかを解説します。
データの結合可否や紙・電子の双方で受け取った場合の対応法、送付する際に複数枚となった場合の記載方法についても合わせて解説しますので、ご活用ください。
複数枚の請求書が含まれる電子データの保存方法は？電子帳簿保存法に沿って解説
電子帳簿保存法に対応した複数枚の請求書が含まれる電子データの保存方法
電子帳簿保存法では、複数枚の請求書を分割して保管しても構わないとされています。
ただし、以下の要件を満たすことが必要です。
- 記載内容を変更せず、取引別にデータの同一性が確保されていること
- 規則性・一覧性のある形式でデータをファイル管理し、必要箇所をいつでも抽出・提示できるよう検索機能を取り付けること
電子取引であった場合には、さらに使用システムの概要書や見読可能装置（プリンタ・ディスプレイなど）の備え付け、改ざん防止および訂正・削除追跡機能の備え付けが要件に追加されます。
参考：国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」
これらを満たしていれば、複数枚にわたるPDFの請求書であっても、分割して1枚ずつ保管することが可能です。
複数枚の請求書を結合して1つの電子データにしても問題ない
複数枚の請求書を分割するのではなく、1つに統合したい場合も、前述した保存要件を満たせば問題ありません。
ただし、1つにまとめることでデータの検索性が失われてしまわないように注意しましょう。たとえば統合後も、取引先や金額・日付別に1枚ずつ該当書類を抽出できるようにしておくのが望ましいといえます。
また、統合する際にはファイル形式を変更したいこともあるでしょう。ファイル形式の変更は、訂正や削除、改ざんにはあたらないため、ExcelからPDFなどへの変換も可能です。
データ変換や統合が可能なツールは多々あるので、自社の状況に応じて使いやすいツールを選定しましょう。
同一取引の請求書が紙・電子データ両方で届いた場合の対処方法
請求書を紙と電子の双方で受領するケースもあるかもしれません。この場合は、社内規則でどちらを正本として扱うかを決めていれば、書面・電子データのいずれか好きなほうで保管できます。
正本さえ適切に保管されていれば、片方は不要とする考えから、どちらを保管するかは各企業に一任されている状況です。
しかし、どちらかにのみ補完情報が記載されていたり、双方で表記が異なる部分があったりした場合には、両方を保管しなくてはなりません。
送付する請求書が複数枚にわたる場合の記載方法
送付したい請求書が複数枚に分かれてしまった場合、記載内容を変更するルールは特にありません。
ただし、取引先にその旨が伝わるように記載方法を工夫しましょう。具体的には、以下のような対応がおすすめです。
- 複数枚のセットだとわかるように請求書番号に枝番などを付ける
- 備考欄にページ数を記載する
- すべての合計金額がどこにあるのかを備考欄に記載する
- メール・送付状などに複数枚であることを書き添える
- 郵送の場合はホチキスでまとめる
状況に応じて、上記から複数の方法を組み合わせるとよいでしょう。
実際の詳しい書き方については、以下の記事をご確認ください。
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請求書が複数枚に分かれているときには、データを分割・統合して保存しても構いません。ただし電子保存においては、電子帳簿保存法の要件に沿って適切に保管しなくてはなりません。
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