社員旅行の費用を経費にできる条件は？慰安・研修旅行などケース別の上限金額を解説

社員旅行を経費計上するには、以下の条件を満たす必要があります。それぞれの条件についてチェックしてみましょう。

旅行期間が4泊5日以内である

国税庁の所得税基本通達で「福利厚生費」が認められる旅行期間は、4泊5日以内と定められています。4泊5日以上の旅行を行った場合に、旅行中の4泊5日分だけを経費計上するということはできません。

また、海外旅行であっても、社員旅行を経費で計上できる条件に当てはまっていれば福利厚生費として計上可能です。海外旅行の場合は、海外での滞在日数が4泊5日以内という条件があります。機内泊は、宿泊日数にカウントされません。

全従業員の50％以上が参加する

社員旅行を福利厚生費で計上するには、従業員全員が平等に参加する機会を得られなければなりません。また、旅行に参加した人数が全体の従業員数の50％以上であることが条件です。一部の従業員のみが参加したり、参加率が低すぎたりする場合は福利厚生費で計上できる条件に当てはまりません。

支店や工場単位で社員旅行を行うケースもあるでしょう。小規模単位の社員旅行であったとしても、それぞれの職場の総従業員数の50％以上の参加が必要です。病気などで欠席者が出た場合に50％を割らないように、参加人数を十分に確保しておく必要があります。

会社負担が一般的に受け入れられる範囲である

支出する金額の妥当性も求められます。社会通念上妥当な金額でなければ、福利厚生費としては認められません。10名程度で2泊3日の社員旅行に何百万円も支出するというような場合には、福利厚生費として計上できないため注意が必要です。

妥当な金額とは認められないような豪華な社員旅行を実施した場合、税務調査で指摘される場合があるので注意しましょう。ただし、社員旅行の費用の一部を従業員が負担するのは可能ですが、従業員負担の場合は旅行積立金として従業員の許可を得てから給与天引きします。

社員旅行中に発生した費用である

社員旅行中に発生した費用においても、条件の範囲内であれば福利厚生費として計上できます。例えば、参加している全員が共同で食事を楽しむ場合など、福利厚生の一環としての経費計上が可能です。宿泊施設で食事が提供されない場合などは、食事の場所や時間もスケジュールに組み込んでおくとよいでしょう。

また、専用バスをチャーターした場合の観光ツアーや観光スポットへの訪問など、集団での活動費は福利厚生費の経費対象になります。