意外と知らない経費の仕組み｜経費計上のメリット・デメリットと効率化の方策

企業にとって節税になる経費計上ですが、次に挙げる3つのデメリットがあることも認識しておきましょう。

（1）税法上必要な書類を保存しておかなければならない

経費計上するには、支払った費用が経費として問題ないものか、証明できなければなりません。そのため、税法上必要とされる書類を保存しておく必要があります。

経費計上する費用に関しては、領収書やレシートなどを発行してもらい、必ず保存しておきましょう。領収書やレシートが発行されない支払いに関しては、出金伝票と関連書類をともに保管しておくことでも代用が可能です。

書類を保管する際は、領収書やレシートの内容に不備がないかもチェックします。日付や支払い先の氏名・名称、支払い元の氏名・名称、金額などの記載漏れがないかを確認し、修正が必要な場合には速やかに支払い先（領収書などの発行元）へ依頼しましょう。

なお、法人税法において、領収書は原則7年間保存することが義務付けられている点に注意が必要です。

（2）会計上赤字になって借り入れなどが不利になることがある

経費が増えれば節税につながるのは前述のとおりですが、一方で企業会計上の利益が減ってしまう点がデメリットです。

企業会計上の利益は、売上から経費を差し引いて求めます。計上する経費額が大きくなると見かけの利益が小さくなります。

もともと利益が小さいケースでは、経費計上を増やすことによって、会計上赤字に陥る場合もあるでしょう。利益を抑えられれば大きな節税効果が期待できる反面、赤字決算は社会的な印象が良くありません。

特に、金融機関から融資を受けたい場合、赤字決算であることが不利に働く可能性があります。

災害などの外的要因や設備投資などにより、一時的に赤字決算となったケース、創業5年以内で当初から赤字が見込まれており、今後黒字転換が見込まれるケースなどは、赤字でも融資を受けられる可能性が高いです。しかし赤字決算が続いている企業は信用度が低いため、基本的に融資を受けにくくなるでしょう。

節税のために赤字決算を続けた結果、金融機関からの融資を受けられなくなり、運転資金が調達できずに経営破綻するという事態もあり得るのです。今後、融資による資金調達を検討している場合、経費計上による節税効果とのバランスを十分検討しましょう。

（3）事務負担が増加する可能性がある

3つ目のデメリットは、企業の経理担当者の事務負担が増加する可能性があることです。

前述のとおり、支払いの証拠となる領収書やレシートは、原則7年間保存する義務があります。また、税務当局から提示を求められたときに、すぐに取り出して正当な支払い理由を説明できるよう、書類を適切に整理・管理しておかなければなりません。

さらに、経理担当者のチェックが十分に機能せず、本来計上できないはずの費用が計上されているなど、問題が明らかになった場合、行政処分やペナルティを受けるリスクがあります。それだけに慎重に取り扱う必要があり、経理担当者の大きな負担になることもあるでしょう。

とりわけ各従業員が個人で経費申請するとき、必要書類の添付漏れや必要項目の記載漏れ、金額間違いなど細かなミスが発生しがちです。こうしたミスのチェックや訂正だけでも事務負担は相当なものになります。

経費計上を確実にミスなく実施しつつ、経理担当者の負担を軽減するには、のちの章で紹介する3つの方策を検討するのがおすすめです。