過剰請求等の誤請求はどうすればよい？返金や仕訳など対応方法を解説

過剰請求などの誤請求が発生する原因はいくつかあります。以下は、具体的な原因とそれぞれの詳細です。

手作業や目視による作業ミスが起きた

請求書を作成する際に発生する手作業や目視は、誤請求の原因となります。作業ミスによって、会社の帳簿と請求書作成ソフトの間で金額が一致しなくなるからです。

金額の不一致に気付かないまま請求書を作成すると、誤請求が発生してしまいます。請求額が誤っていた場合は、まず取引先へ通知とお詫びをしましょう。さらに、請求書の再発行や誤入金分の返金などの対応も必要です。

料金体系が多様になり作業が複雑になった

取引先のニーズに応じるため、企業は多様な料金体系を設定し、各種割引を用意します。しかし、料金体系の多様さは請求書作成業務を複雑化させました。

また、料金体系を変更すると、請求書の金額も変更しなければなりません。従来の金額と異なる請求書の作成が、誤請求の原因になることもあります。

決済手段が多様になり作業が複雑になった

現代の決済手段は、現金やクレジットカードのほか、銀行振り込みや電子決済など多岐にわたります。多様な決済手段に対応するためには、事務処理方法を更新しなければなりません。

しかし、多様な決済手段への対応は、請求書作成業務の複雑化を招きます。業務が複雑になると、誤請求が発生しやすくなります。

請求書の再発行などにより書類が重複した

誤請求が発生した際に必要となる対応の1つが請求書の再発行です。しかし、請求書を再発行すると書類の重複が起こる可能性があり、さらなる誤請求が発生しかねません。

また、普段使用している会計ソフトで再発行ができない場合、表計算ソフトで再発行することが求められます。従来と異なる方法での再発行は、誤請求を引き起こしやすくなります。

価格や契約内容が変更になった

商品・サービスの価格改定を実施したときや、取引先との契約内容を変更した際には注意が必要です。なぜなら、変更後ではなく従来通りの金額を請求してしまうと、意図しない過剰入金が発生するためです。

価格や契約の変更内容を共有できる体制を築き、経理担当者が正しい金額で請求できるようにしましょう。

期間限定などで通常価格と異なっていた

キャンペーンなどで期間限定の値引きを実施すると、誤請求が発生する可能性があります。具体的には、キャンペーン期間中に普段と価格が異なるにも関わらず、誤って通常価格で請求してしまった場合が該当します。

キャンペーンとして期間限定で値引きを実施する場合は、誤請求を防ぐための対策を講じましょう。