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領収書の但し書きの書き方は？注意点や記入例を紹介
- 記事公開日：
- 最終更新日：2024-08-16
領収書を発行する際は、但し書きを正確に記載する必要があります。但し書きの決まりを理解できれば、領収書の発行や管理の業務が円滑に行えるでしょう。本記事では、但し書きの役割や記載内容、記入例を解説します。但し書きの注意点や、知っておくべきポイントについてもまとめているので、ぜひ参考にしてください。
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領収書の但し書きの書き方は？注意点や記入例を紹介
領収書の但し書きとは
領収書の但し書きの書き方を知るためにも、まずは但し書きの基本を押さえておきましょう。ここでは、領収書の但し書きの定義や役割、必要性を解説します。
但し書きの役割
領収書の但し書きとは、購入したものを記した項目のことです。支払われた金額の用途を明確にする役割を持ち、一般的には「○○代として」と記載します。
消費税法における消費税の仕入税額の控除を受けるには、但し書きが記載された領収書が必要です。また、インボイス（適格請求書）の但し書きには、具体的な商品やサービスの名称を明記しなければなりません。
但し書きの必要性
領収書の但し書きは、法律で記載が義務付けられているわけでありません。とはいえ、領収書に但し書きがなく支出の種類が明記されていないと、証明書として利用することが難しくなります。
法人として領収書を経費扱いにする際は、具体的な内容の但し書きが必須です。受け取り側に迷惑をかけないためにも、詳細な記載を心がけましょう。
領収書の但し書きの書き方
ここでは、領収書の但し書きの記載内容と記載例を紹介します。社内のルールを統一し、従業員に周知することで、透明性のある運用が実現できます。
領収書の但し書きの記載内容
但し書きでは、具体的に何を支払ったか記載する項目です。「品代」「お品代」のような、あいまいな記載は避けます。「手土産お菓子代として」「ギフト代として」など、第三者が見てもわかるよう、詳しく記載しましょう。
領収書の但し書きの例
領収書の但し書きの記載例は次のとおりです。
飲食代：業務の一貫で飲食した代金
書籍代：事業に必要な書籍や雑誌の代金
文房具代：業務に使うペンやファイルなどの代金
印刷代：チラシなど印刷にかかる代金
宿泊代：出張時の宿泊に必要なホテルや宿の代金
ギフト代：お中元やお歳暮などの代金
これらはあくまで一例です。文房具代を「事務用品代」「消耗品代」としても問題ないものの、表記のルールを統一しておくと業務の負担を減らせます。
領収書の記入例
宛名の項目には、会社名と部署名を記載します。「（株）○○」と省略するのではなく「株式会社○○」と正式名称で書くのが基本です。代金の受け渡しが行われた日付は、西暦・和暦のどちらでも構いません。
金額は改ざんを防ぐために先頭に「¥」「金」、末尾に「-」「也」などを記載します。金額の下の「但」が、但し書きの項目です。領収書のフォーマットによっては、但し書きを記載する箇所のサイズが異なるものの、小さい場合でもできる限り省略せず記入しましょう。
領収書の但し書きの注意点
但し書きは正しく記載しないと経費として認められないだけでなく、罪に問われるケースもあります。ここでは、領収書の但し書きの注意点を3つ解説します。
但し書きは具体的に記載する
領収証の但し書きは、商品やサービスの内容を具体的に記載する項目です。「品代」「お品代」と記載すると、何をどのような目的で購入したのかが分からず、領収書を受け取った側が経費として認められない恐れがあります。「経費の証明」という領収書本来の目的を果たすためにも、具体的な記載は必須です。
事実と異なる記載は避ける
領収書の但し書きでは、事実と異なる記載は避けましょう。領収書の但し書きは経費を適切に計上し、税制上の控除を受けるためのものです。事実と異なる記載をすると、私文書偽造罪（刑法159条）に該当する可能性があります。
受取人が書いてはいけない
領収書の受取人が但し書きを書き入れることは、認められていません。領収書の発行権限は商品やサービスの売り手側にあるため、買い手側である領収書の受取人が記載すると不正行為に該当してしまいます。事実に即した内容であっても領収書の改ざんとみなされるため、どのような理由があっても必ず発行元が記載してください。
領収書の但し書きで知っておくべきポイント
これまでは、但し書きの基本的な知識を解説してきましたが、いくつかの例外も存在します。ここからは、相殺取引や電子債権をはじめ、領収書の但し書きで知っておくべきポイントを解説します。
相殺取引に印紙は不要
原則として、5万円以上の領収書には金額に応じた収入印紙を貼りつけますが、相殺取引では必要ありません。相殺取引とは、自社と取引先との金銭的なやりとりを同額で打ち消し合い、会計処理の手間を省く方法です。
たとえば、同じタイミングで売掛金と買掛金がある場合は、代金の差し引きを行う形での処理が可能です。相殺取引では但し書きに相殺金と記載します。
電子債権の領収書は印紙税が不要なケースも
近年、ビジネスの場において電子データが用いられるケースが増えています。電子債権の領収書は、但し書きに「電子記録債権」と記載すれば、印紙税は必要ありません。但し書きに明記していなければ、電子債権であっても印紙税の対象となるため注意が必要です。
複数品目がある場合は省略可
一度に複数の物品を購入された場合、領収書にすべてを記載する必要はありません。複数品目のうちの、代表的または高額な物品を記載します。たとえば、書籍と文房具の購入があり、書籍の方が高額になったケースでは、但し書きに「書籍 他5点」と記載しましょう。
領収書の宛名省略が可能な業種
基本的に、領収書には宛名書きが必要です。ただし、小売業や飲食店業、タクシー業など、領収書の宛名省略が認められる業種も存在します。金額が3万円未満のものなら、帳簿に取引内容を記入すれば、宛名なしのレシートでも仕入税額の控除対象となります。
状況に応じた但し書き
但し書きは比較的大きな枠組みで分類されるため、会計業務の際、取引内容の詳細が確認できないケースも少なくありません。最後に、状況に応じた但し書きの書き方を解説します。
飲食代を経費とする場合
飲食店の領収書は、但し書きに「飲食代として」と記載することが一般的です。ただし、飲食代は「会議費」「接待交際費」のどちらに該当するかで扱いが異なります。
取引先との打ち合わせで飲食したなら会議費、会議よりも接待目的の要素が強い支出は接待交際費としての計上が原則です。但し書きの内容については、お客様に一度確認してから記入する配慮が求められます。
取引先への手土産を経費とする場合
お中元やお歳暮、手土産などを渡すための代金の領収書では、但し書きの内容に注意する必要があります。一般的に、お中元は「お中元代として」、お歳暮は「お歳暮代として」、開店祝いや冠婚葬祭で贈ったお花は「お花代として」と記載しますが、まとめて「ギフト代として」とすることも可能です。
まとめ
領収書の但し書きが適切に記載できていないと、受け取り側が会計処理の負担が大きくなるだけでなく、不正行為とみなされる恐れもあります。領収書における但し書きの役割を理解し、正しい書き方を心がけましょう。
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