交通費に関する出金伝票の書き方とは？使われる場面や注意点なども解説！

出金伝票が使われる場面は多岐に渡ります。ここでは、具体的な場面とそれぞれの詳細を解説します。

領収書が用意できないとき

何かしらの理由で領収書を用意できない際に、代用として出金伝票を使うことが可能です。例えば、領収書を紛失してしまったが、発行元は再発行の対応をしていない場合に活用が望めます。他にも、利用したサービスが領収書の発行自体に対応していない際に、代わりとして出金伝票を作成して対応可能です。

公共交通機関を利用したとき

電車やバスなどに代表される公共交通機関では、領収書の発行に対応していないケースも少なくありません。しかし、営業や打ち合わせなどで移動した際に発生した交通費は、経費として適切に計上する必要があるでしょう。

その場合、領収書の代わりとして出金伝票を作成します。記載が求められる情報は、出金日付や利用した交通機関、金額や目的など、正当な利用であることを証明するものです。

自販機で商品を購入したとき

自販機で商品を購入したときは、出金伝票の作成が必要になります。なぜなら、自販機からは領収書が発行されないため、経費として計上することが難しいからです。また、正当性を証明できる資料や書類なども用意できると、信頼性が高まります。例えば、セミナーや会議などで飲み物を用意した場合は、開催を証明できる資料や書類などを合わせて提出しましょう。

取引先の関係者へ慶弔費を払ったとき

取引先の関係者へ払った慶弔費は、接待交際費として計上可能です。しかし、その場では領収書の発行を頼みづらかったり、先方の都合で対応が難しかったりする場合もあるでしょう。そのようなケースでは、出金伝票を作成し、領収書の代わりに使用します。

また、開催や出席したことを証明できる書類があれば、添付することが望ましいです。具体的には、結婚式なら招待状、葬儀なら会葬礼状などが挙げられます。

接待費を割り勘で払ったとき

接待費を割り勘で払ったときも、出金伝票が活用されます。取引先との接待で飲食をした際に、費用を割り勘で払ってしまうと、領収書での証明が難しいためです。自身が支払った分の金額分で出金伝票を作成して、領収書の代わりとします。また、計上は接待交際費か会議費にすることが一般的です。