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小口現金の仕訳例は？管理方法やよく使う勘定科目についても紹介
- 記事公開日：
- 最終更新日：2025-03-12
- この記事の3つのポイント
- 小口現金は、各部署で少額の経費精算を行うための現金である
- 小口現金の管理方法には、定額資金前渡制度と随時補給制度がある
- 小口現金の管理負担を軽減するには、専用システムの導入やキャッシュレス化が有効である
交通費や備品購入など、日々の業務で発生する少額の支払いには「小口現金」が活躍します。小口現金を適切に管理すればスムーズな経費精算が可能になり、従業員の負担軽減や業務の効率化につながるでしょう。
本記事では、小口現金の基本から管理方法、仕訳のポイントまで詳しく解説します。さらに、近年注目されているキャッシュレス化や専用システムの導入による管理の効率化についても触れています。ぜひ最後までお読みください。
小口現金の仕訳例は？管理方法やよく使う勘定科目についても紹介
小口現金とは？利用のメリットと業務フロー
この章では小口現金の概要やメリット、精算までの業務フローについて解説します。
小口現金とは
小口現金とは、各部署や支店で経費精算のために用意されている少額の現金のことです。従業員が立て替えた交通費や、備品購入費などを精算する際に使用します。
小口現金による精算のメリット
小口現金があると業務のために使える現金が手元にあり、急な出費にもすぐに対応が可能です。その場で経費精算が行えるため、頻繁に経費の立て替えを行っている担当者にとっては、負担の軽減につながります。
また、領収書の紛失に気づいて経費精算できなくなるリスクも軽減できます。加えて、特に小規模な企業であれば小口現金に目が届きやすいため、不正も防げるでしょう。
小口現金による精算の業務フロー
小口現金による経費精算の流れは、以下のとおりです。
- 従業員から領収書を受け取る
- 領収書を確認して小口現金で精算する
- 経費精算の会計処理を行う
- 小口現金出納帳に取引を記録する
- 帳簿残高と実際の残高が一致しているか確認する
規模の大きい企業での銀行振込による精算では、従業員が上長の承認を得る必要がありますが、小口現金による精算では多くの場合上長の承認が不要です。従業員から申し出があればすぐに対応できるため、当日中の精算も実現できます。
小口現金を管理する方法
小口現金を管理するには、以下2種類の方法があります。
- 定額資金前渡制度（インプレスト・システム）
- 随時補給制度
定額資金前渡制度はインプレスト・システムともいわれており、多くの企業で採用している方法です。定額資金前譲渡制度では、あらかじめ設定した一定額の小口現金を用意し、一定期間ごとに不足分を補充します。
一方、随時補給制度は必要に応じて随時現金を補充する方法です。
小口現金の取引は「小口現金出納帳」に記録して管理します。経費精算が発生するたびに、小口現金係がその内容を出納帳に記載し、適切な管理を行います。
小口現金の勘定科目
小口現金の勘定科目は、支払った内容によって変わります。よく使われる勘定科目と費用の例は、以下のとおりです。
| 勘定科目 | 内容 |
| 通信費 | はがき代・切手代・電話代・固定電話料金・携帯電話料金・インターネット回線使用料など |
| 消耗品費 | 文房具・梱包資材・コピー用紙・電池など |
| 旅費・交通費 | 電車代・バス代・タクシー代・宿泊代金など |
| 修繕費 | 備品の修繕費用など |
| 雑費 | 来客へのお茶代など |
| 水道光熱費 | 電気代・水道代・ガス代・灯油代など |
| 新聞図書費 | 書籍代・雑誌代・新聞代など |
小口現金の仕訳例
小口現金の仕訳について、具体例を挙げながら解説します。
小口現金を各部署へ渡したとき
経理担当者が銀行預金から小口現金として5万円を引き出し、各部署の小口現金管理者に渡した仕訳例は、以下のとおりです。
| 借方 | 貸方 | ||
| 小口現金 | 50,000円 | 当座預金 | 50,000円 |
各部署の管理者は、出入金の度に小口現金出納帳に記載しておきます。定められた期間が終了する際に、支払った小口現金の金額と内訳を経理担当者に報告しましょう。
たとえば部署に支給された小口現金５万円から、交通費1万円、新聞図書費3,000円、通信費8,000円を支払った場合の例です。小口現金出納帳の記載は、以下のように記載します。
受入 （収入） | 日付 | 支払 （支出） | 支払内訳 | 残高 | |||
| 交通費 | 通信費 | 新聞図書費 | 雑費 | ||||
| 50,000円 | 4/1 | 50,000円 | |||||
| 4/15 | 10,000円 | 10,000円 | 40,000円 | ||||
| 4/25 | 3,000円 | 3,000円 | 37,000円 | ||||
| 4/27 | 8,000円 | 8,000円 | 29,000円 | ||||
小口現金で支払ったとき
小口現金で経費精算をする際は、費用ごとに金額がわかるように仕訳を行う必要があります。
たとえば、水道光熱費、通信費、雑費、消耗品費、旅費交通費の支払いとして、10万円分の小口現金の出金報告を受けた場合、以下のように仕訳をするとよいでしょう。
| 借方 | 貸方 | ||
| 水道光熱費 | 40,000円 | 小口現金 | 100,000円 |
| 通信費 | 20,000円 | ||
| 雑費 | 5,000円 | ||
| 消耗品費 | 10,000円 | ||
| 旅費交通費 | 25,000円 | ||
小口現金を補給したとき
前述したとおり、小口現金は定額資金前渡制度または随時補給制度で管理します。小口現金を補充した際は、仕訳が必要です。
たとえば、6万円支出して小口現金として補充した場合、以下のように仕訳をします。
| 借方 | 貸方 | ||
| 小口現金 | 60,000円 | 当座預金 | 60,000円 |
小口現金の管理をしやすく、効率化する方法
小口現金は日々細かいお金の出入りがあり、管理が煩雑になりがちです。通常、部署ごとの小口現金係と経理担当の2段階で管理を行いますが、現金確認や支払い記録の手間がかかるため、担当者にとって負担の大きい業務でしょう。
負担を軽減するには、以下の2つの方法が有効です。
- 専用システムの導入
- キャッシュレス化の推進
専用システムを導入すると、計算や記入のミスを減らし管理の手間を軽減できるでしょう。また、キャッシュレス化を推進すれば、小口現金でのやり取りそのものが不要になります。振込での経費精算や法人カードの活用で、現金管理の手間を省けるのがメリットです。
「バクラク経費精算」で経理業務を効率化
小口現金を活用すると、従業員が経費を立て替えたときすぐに精算できるため、スムーズな経費管理が可能です。業務を円滑に進めるためにも、小口現金の精算フローや管理方法、仕訳のルールをしっかり押さえておきましょう。
一方で小口現金には管理の手間や盗難リスクといった課題もあります。こうした問題を解決する手段の一つが、振込による経費精算です。現金のやり取りがないことで、不正やミスの防止にもつながるでしょう。
小口現金の管理も含め経費精算の負担を軽減するなら、バクラク経費精算の導入がおすすめです。申請から承認、振込までをオンラインで完結でき、精算業務を大幅に効率化できます。バクラク経費精算で経理担当者の手間を減らし、より安全でスムーズな経費管理を実現しましょう。