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インボイス制度における「適格簡易請求書」とは？ 適格請求書との違いと交付の条件、発行方法について解説
2023年10月1日から施行されるインボイス制度では、適格請求書発行事業者は適格請求書を作成及び交付する必要があります。さらに、「適格簡易請求書」も導入されることになっており、適格請求書との違いを理解しておくことが必須です。
領収書やレシートは、適格請求書を簡略化させたといえる適格簡易請求書として扱うことができますが、適切な効力を発揮するためにはルールに基づいて作成し、交付することが求められます。
本記事では、インボイス制度における適格簡易請求書にフォーカスし、適格請求書との違いと交付の条件、発行方法や正確な書き方について解説致します。
インボイス制度における「適格簡易請求書」とは？ 適格請求書との違いと交付の条件、発行方法について解説
インボイス制度の概要
インボイス制度とは、適格請求書等保存方式のことです。売り手である課税事業者が税務署長に申請し、登録が認められた場合、適格請求書発行事業者となり、インボイスを作成及び交付することが可能となります。
また、買い手はインボイスの保存が仕入税額控除の必須条件となるため注意が必要です。制度施行予定時期は2023年10月1日からとなっています。
インボイスとは、売り手が買い手に対し正確な消費税額及び適用税率等を伝達する方法のことで、定められた事柄が記載されているレシートや領収書、納品書等の書類を指します。
インボイスを発行することができる売り手は、税務署長に申請し登録された課税事業者のみとなっており、登録申請書は2021年10月1日から既に提出できるようになっています。また、原則として、登録申請書は2023年3月31日までに提出することとなっているので覚えておきましょう。
※提出期限までに提出ができないケースでは、2023年9月30日までに提出することが求められます。その際には、提出期限までに提出が難しいとされる理由を併記し、提出しましょう。
適格請求書課税事業者は、買い手に対し、インボイスを交付する義務及び交付済みのインボイスのコピーを保存しておく義務があります。一方で買い手は、必要な事柄が記載されている帳簿及び納品書等の保存をすることが、仕入税額控除の必須条件となります。
また、インボイス及びインボイスのコピーの保存義務が7年間となっていることも忘れてはいけません。
簡易インボイス（適格簡易請求書）とは
売り手がインボイスの代わりに買い手に交付可能である簡易的な書類を指します。
インボイス制度が施行されても、売り手の業種によっては、従来のインボイスを作成することが困難なケースがあります。その際に、インボイスではなく、簡易インボイスを作成及び交付することが例外的に認められているのです。
インボイスに記載が必要な事柄の一つに「書類の交付を受ける事業者の氏名または名称」があります。しかし、小売業であるスーパーマーケットやコンビニエンスストア等のように不特定多数の買い手と取引をする際、都度買い手に対し氏名等を聞いて領収書に記載すること、つまりインボイスを作成することは非常に手間がかかり、現実的ではなく、困難であると言えます。
そのため、必要な事柄が記載されたレシートをインボイス制度施行前同様に交付するだけでよいということになっており、買い手側もレシートを保存するだけでよいとされているのです。
簡易インボイス（適格簡易請求書）の記載事項
簡易インボイスに記載が必要な事柄としては、次の6つが挙げられます。
（1）簡易インボイス発行事業者の氏名または名称
（2）登録番号
（3）取引年月日
（4）取引内容（軽減税率対象品目である場合にはその旨）
（5）税抜取引価額または税込取引価額を税率区分ごとに合計した金額
（6）（5）に対する消費税額等または適用税率
本項目では上記6つの記載事柄について、詳細を解説します。
（1）簡易インボイス発行事業者の氏名または名称
簡易インボイスを発行した売り手が、個人事業主である場合には氏名の記載、法人である場合にはその名称の記載が必要です。
（2）登録番号
簡易インボイスにおける登録番号は、税務署長に適格請求書発行事業者登録申請をした際、交付される番号のことを指します。
法人番号を保有している場合には「T＋法人番号」、法人番号がない場合には「T＋13桁の数字」が登録番号となるので覚えておきましょう。
（3）取引年月日
適格請求書発行事業者は、取引を行った年月日について明確に記載する必要があります。
（4）取引内容（軽減税率対象品目である場合にはその旨）
取引の内容について、何を販売したのか等を簡単に記載します。
※飲食料品等を販売した場合には、軽減税率対象品目であるという旨を記載する必要があります。
（5）税抜取引価額または税込取引価額を税率区分ごとに合計した金額
取引の金額を税抜金額または税込金額のいずれかで記載し、税抜または税込どちらで記載されているのかを明確にする必要があります。
また、適用される消費税率が10%及び8%のどちらであるのかを明確に分け、それぞれの税額の合計金額を記載します。
（6）（5）に対する消費税額等または適用税率
（5）で記載した合計金額について、具体的な消費税額または適用税率について記載します。
※簡易インボイスにおいては、消費税額または適用税率の両方あるいは、どちらかのみを記載することとなっています。
簡易インボイス（適格簡易請求書）を交付できる事業
簡易インボイスの交付が可能である売り手は、次の事業を行うものと定められています。
1.小売業
2.飲食業
3.写真業
4.旅行業
5.タクシー業
6.駐車場業
7.その他1〜6の事業に準ずる事業
上記事業に関しては、特に不特定多数の買い手に対し事業を行うことから、都度従来のインボイスを発行することが非常に手間である上、現実的ではありません。そのため、簡易インボイスの発行が認められているのです。
特に軽減税率に深く関わっている小売業及び飲食業において、インボイス制度に対応するために必要な準備としては以下が挙げられます。
・複数税率に対応しているレジの導入
・複数税率に対応している経理システム及び会計ソフトの準備
・ものづくり補助金等の制度が活用できるか検討
・インボイス対応のレシート及び領収書の書式決定
・インボイス及び消費税の基本的な知識を身につける
・課税事業者及び免税事業者のどちらで営業を続けるのかを考える
インボイス制度が施行されるまでに、上記の準備を行っておく必要があります。
インボイス(適格請求書)と簡易インボイス(適格簡易請求書)の違い
簡易インボイスは、従来のインボイスよりも書類に記載するべき事柄が少なく、作成及び交付が容易となっています。
インボイスは、従来の適格請求書発行事業者が作成及び交付するべき書類ですが、前述した通り、事業内容によっては簡易インボイスの作成及び交付が許可されるケースがあります。
簡易インボイスでは、買い手の氏名または名称の記載が不要であるため、氏名または名称の記載を省略できます。さらに、消費税額及び適用税率等の両方あるいは、どちらかのみの記載さえあればよいとなっているので覚えておきましょう。
電子データで作成した領収書やレシートの効力
手書き領収書の場合、書き間違いが起きやすいという点と、故意に不正を行いやすいという点により、筆跡調査が入る可能性が高くなるため注意が必要です。
その反面、電子データで作成された領収書及びレシートの効力は、機械的に発行されることから信頼が高く、書き間違い及び不正が疑われるリスクを軽減できます。
また、領収書及びレシートに関しては、現物を保存するだけでなく、電子インボイスとして電子データで保存することも認められています。保存方法は次の通りです。
・スキャナで読み取ってデータ化を行う（※手書き領収書は除外）
・スマートフォン及びその他の画像をデータ化し保存する
上記方法で保存した電子インボイスは、電子帳簿保存法に基づいて、一定の措置を行う必要があるので注意が必要です。
電子帳簿保存法における一定の措置としては、下記3点のいずれかを実施した上で、操作説明書及び見読可能装置の備え付けと、検索性の確保を行うことが求められます。
・タイムスタンプを押す
・訂正削除について一定の要件を満たすシステムを使用する
・売り手及び買い手がデータ訂正削除の防止に関する事務処理規定を設ける
上記措置を行うためには、既存のシステムでは対応できない場合があるため、早急にシステムを見直し、必要に応じてシステムの改修や新システムの導入を検討する必要があります。
取引価格が3万円未満の場合でも仕入税額控除が適用されるには
インボイス制度では、現行の3万円特例といわれる税込3万円未満の仕入れの場合、請求書がなくても消費税の仕入税額控除が可能であるという制度は廃止されます。
その代わり、領収書等の交付を受けることが困難な場合、買い手はインボイスの保存をせずとも、必要事柄が記載された帳簿のみの保存によって、仕入税額控除が認められることとなっています。
取引価格が3万円未満の場合でも仕入税額控除が適用されるケースは、次の通りです。
・公共交通機関のうち、船舶及びバス、鉄道等による旅客輸送として実施されるもの（3万円未満のみ）
・自動販売機及び自動サービス機からの購入（3万円未満のみ）
上記のケースでは、帳簿のみの保存により仕入税額控除が認定されます。
ただし、帳簿に掲載が必要な事柄としては、通常記載事柄にプラスして「3万円未満の船舶料金」といった帳簿保存のみで良いという仕入れに該当する旨と、売り手の住所または所在地についての記載が必要なケースがあるので注意しましょう。
インボイス(適格請求書)と簡易インボイス(適格簡易請求書)に誤りがあった場合
交付済みのインボイス及び簡易インボイスに誤りがあった場合、修正した書類を作成及び交付する必要があります。修正した書類の交付方法としては、次の2点の方法が挙げられます。
・修正箇所だけでなく、全ての事柄を記載した書類を改めて交付
・当初に交付した書類との関連性を明らかにし、修正箇所のみを記載した書類を交付
特に修正箇所のみの書類を交付する場合には、当初の書類のどこがどのように誤っているのかが明確である必要があります。膨大な数の取引がある場合、誤りが発生してしまうこともあるのは仕方がありませんが、なるべく誤りがないように、ダブルチェックする等して書類を交付する等、日々のチェック体制を整えておきましょう。
まとめ
本記事では、インボイス制度における適格簡易請求書について、適格請求書との違いと交付の条件、発行方法や正確な書き方について解説しました。
インボイス制度では、売り手の経理担当者だけでなく、買い手の経理担当者もきちんと制度の内容及び仕組みについて理解し、適切な処理を行うことが大切です。
特に適格簡易請求書は、適格請求書とは異なる発行方法や書き方となるため、経理担当者は適格請求書との違いを認識し、誤った運用を行うことのないようにしていきましょう。
監修 畠山謙人
2010年に公認会計士試験合格後、約10年間大手監査法人や事業会社で主に上場企業での財務経理業務に従事。現在は畠山謙人公認会計士事務所の代表及び税理士法人赤坂共同事務所のパートナーとして、税務顧問、スタートアップ支援、財務アドバイザリー等を行う。