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「以前には、もう戻れない」心理的な負担から経理担当者を解放し、会計処理や監査を見据えた請求業務を実現(株式会社Brownies Works様/後編)

■ 課題:
・請求書の処理作業にかかる心理的負担
・クラウド会計ソフトの請求機能だけではイレギュラー対応できない

■ バクラク請求書導入理由:
・今どきのUIであり、経理担当者目線で使いやすかった
・心理的な負担を感じさせない操作感

■ 効果:
・社内からは「実際に使ってみると、もう戻れない」という感想が
経理に悩む顧客へ自信をもって「バクラク請求書」をご紹介できるように

 

スタートアップ企業が抱えるバックオフィスの課題を解決するためのコンサルティング事業を手掛ける株式会社Brownies Works。専任者を採用することができないスタートアップ企業に対して、バックオフィス業務の設計・構築から管理、運用まで一貫したサポートを手掛けていることが特徴です。

事務処理による心理的負担に課題を感じ、また顧客へ紹介する請求管理ツールをより深く理解するため、バクラク請求書の導入を決められたそうです。バックオフィスのプロフェッショナルとして、これまで多くの企業を支援してきた同社はなぜバクラク請求書を導入し、どのような感想を抱いたのでしょうか。前職で経理実務の経験がある同社の岩澤 樹氏にお話を伺いました。

(本記事は、株式会社Brownies Works様の導入事例インタビューの後編です。前編では、同社のバックオフィス支援サービスにおけるバクラク請求書の導入事例を、後編では同社の経理業務における自社導入の事例を取り上げています。前編はこちら

経理のプロでも感じる、請求における事務作業の心理的負担を少しでも軽くしたい

ー 企業向けバックオフィス支援サービスについてお聞かせください。

岩澤さん:弊社サービスでは、主にスタートアップ企業を対象にバックオフィス業務の構築から管理、運用までを一貫してサポートしています。スタートアップ企業は日々成長を続ける一方、目の前の多くの課題に取り組まねばならず、どうしてもバックオフィスまで手が回らないケースが多々あります。また、将来的なIPOを見据えて管理部門を整えていきたいものの、専任者をなかなか採用できないというケースも。
そういったバックオフィスにおけるスタートアップ企業の課題を解決するため、弊社では将来的な事業成長を見据えたバックオフィスの業務フローを設計し、構築から管理、運用までをサポートしています。

私はバックオフィス業務をこなしつつ、お客様にご紹介するツールの検証や記事の執筆を担当しており、今回はバクラク請求書の自社導入を推進しました。

ー 請求書処理に関して、貴社ではどのような課題を抱えていたのでしょうか。

岩澤さん:バックオフィスを担当しているにも関わらず、私は同じことを繰り返す作業については心理的な負担を大きく感じる傾向があります。当社の場合、毎月の請求はそこまで多くはないのですが「どのように業務を改善すれば楽になるのか」を日々考えながら経理業務を行なっています。
その結果、請求業務における大きな苦痛は口座情報、銀行の名前、口座名義の入力、そしてそれが正しいかダブルチェックする業務であると考えたのです。

また、弊社が利用しているクラウド会計ソフトには、毎月同じ仕訳を自動で作成する機能があります。しかし、請求書によって少し内容が異なっていたり、不定期に請求が発生したりと、イレギュラーは対応しづらいことも面倒に感じる要素でした。

 

お客様にご紹介する前に、自社の業務に導入してその価値を確かめたい

ー ツールの導入を検討されたきっかけをお聞かせください。
岩澤さん:弊社では、お客様に請求管理ツールの紹介や導入の支援を行なっています。紹介するにあたっては、自分たちが実際に使ったうえで、お客様にとって価値があると判断できたツールをおすすめしたいと考えています。今回も自社のみならず「お客様の業務が効率化できるか」という観点を踏まえても試用・検討し、導入を決定しました。
 (ツールの比較検討については、前編の記事にて確認ください)
 

導入の決め手は、経理担当者目線で使いやすいUIと操作感

ー バクラク請求書を導入した決め手をお聞かせください。
岩澤さん:自社で導入するにあたっては、比較検討項目の中でも「今どきのUIであり、経理担当者目線で使いやすいか」を重視しました。いくつかのツールを触った結論として、バクラク請求書が最も“使っていて気持ちいい”ツールだったのです。

求めていたボタンが求めていた場所に置かれており、操作にほとんど迷うことがありません。以前は苦痛に感じていた作業が、手間を感じさせない作業になったことに驚きました。普段なら「ちょっと面倒だな……」と感じる作業もサクサクと終わるので、心理的負担が大きく減ったと思います。

ー 具体的には、どのような操作画面を評価されていますか。
岩澤さん:連携するクラウド会計ソフトのUIに合わせた操作画面に設定できることです。企業の経理担当者は、基本的に同じ会計ソフトを日々使い続けているため、そのソフトのUIとは違うツールを使うことに少なからずストレスを感じます。

バクラク請求書を初めて触ったとき、ほぼ迷わずに請求処理まで実行できたのは、会計ソフトとのUIに違和感を感じなかったからだと思いますね。

ー バクラク申請も同時に導入された決め手をお聞かせください。
岩澤さん:バクラク申請による申請から、実際の振込み完了までが、シームレスにつながっていたからです。最近は「請求処理」「支払い処理」「購買稟議」など、それぞれの工程に特化したツールがリリースされていますが、作業全体を俯瞰するとファイルを手動で連携する必要があったり、会計ソフトに連携する際に都度銀行口座を手動で入力しなければならなかったりと、他社ツールでは各工程の連携に工数がかかったのです。余計なツール連携の作業がないというメリットから、バクラク請求書と併せてバクラク申請を導入しました。

「回収状況レポート」の機能で、請求の回収漏れを事前にチェック

ー バクラク請求書の導入サポートについてお聞かせください。
岩澤さん:導入前に1回、導入時のオンボーディングで1回、それぞれ打ち合わせを実施いただきました。サポートの手厚さは丁寧すぎるくらいだと感じましたね。
また、ツールの機能に関する修正や開発の希望は細かく伝えるようにしています。これはネガティブな感情からではなく、LayerX社の開発スピードが速いため、「伝えれば解決してくれるだろう」というポジティブな期待からです。

ー バクラク請求書でお気に入りの機能があればお聞かせください。

岩澤さん:特に重宝している機能が、請求書の未回収や未処理といった対応漏れをチェックできる「回収状況レポート」です。数名規模のスタートアップであれば、会計ソフトの各種レポートで漏れに気づくことができるかもしれませんが、ヒューマンエラーの可能性は残ってしまいます。「回収状況レポート」で回収できている請求書をひと目で確認できるようになり、その都度月次推移表から取引先ごとに確認する作業がなくなりました。

また、年間契約のサービスの支払いなど、次回請求が発生するタイミングを失念していて、クレジットカードや指定口座からの不意の引き落としに冷や汗をかいた……なんて経験はないでしょうか?このようなケースも、回収状況レポートを上手く使うことで防ぐことができますので、経理担当者としてはとても心強い機能です。

 

経理のプロから「実際に使ってみると、もう戻れない」との声

ー バクラク請求書を導入してのご感想をお聞かせください。

岩澤さん:社内からは「実際に使ってみると、もう戻れない」という感想がありました。弊社の各メンバーはそれぞれのやり方で業務を効率化しており、新たなツールの導入でさらに効率化されるイメージはなかったのですが、いざ使い始めてみると、もう以前の手作業には戻れないそうです。
今後、弊社の規模を拡大していくにつれ、請求書の処理も増えていくと思いますので、早期のタイミングで請求書処理を効率化できてよかったと思います。

 

ー 現在、請求書処理に悩んでいる企業へメッセージをお願いします。

岩澤さん:金額や取引先口座の登録を紙でダブルチェックしていませんか?支払依頼が正しく承認されているか、ワークフローシステムの管理番号を摘要に入れているケースはないですか?会計システム側に総合振込のファイルを作成する機能がなくて困っていませんか?

バクラク申請とバクラク請求書を活用すれば、それらの面倒は大きく解消されます。
特にスタートアップでは、本来は管理部の職域である請求関連の業務を、CEOやCOOが処理せざるを得ないケースがよくあります。管理部門の担当者に引き継いだり、私たちのような外部パートナーにお任せいただいたりして、バックオフィス業務を経営陣が行わなくてよい体制を整えていくことこそが、重要なのではないでしょうか。

 

ー バクラク請求書を一言で表すと、どのようなキーワードが思い浮かびますか。
岩澤さん:「統合」「DX」という言葉も当てはまりますが、「進化/深化」という言葉がぴったりです。経理をより深く理解する助けにもなりますし、アカウンティングからファイナンスへ進めていく上でも必要なツールだと思います。請求処理はただの日常業務ではなく、会計処理や監査といった1つ上のレイヤーに進むためにも欠かせない業務です。

 

バクラク請求書は会社の「進化/深化」を助けてくれるツールだと、私は確信しています。

 

社名:株式会社Brownies Works
業態:バックオフィス構築・運用支援