仕訳の起票にかかる時間が０に！経理の自動化で、人件費の削減も実現。業務のバクラク化からコーポレートの生産性向上へ

LPガスの販売・点検を軸として全国の一般家庭をエネルギー面から支える事業を展開するアストモスリテイリング株式会社。もともとは8つのエリアごとに販売会社を置いていましたが、2016年1月に1つの会社に統合されました。

東京の本社では、全社の経理業務を担っており、今回のバクラク請求書の導入を始めとするバックオフィスのデジタル化を推進しています。ツール導入の背景にあった課題や導入後の成果について、経理担当の3名にお話を伺いました。

属人化していた請求書の処理業務に課題。いかにミスを減らし、生産性を向上させるか

取締役／常務執行役員 管理担当兼 総務人事部長 兼 経理財務部長　平野慎一さん

ー 経理業務におけるミッションをお聞かせください。

平野さん：我々のミッションは、経営層に対してコーポレート部門の立場から会社の経営状況を的確に分析し、伝えることです。なかでも経理部門は、コーポレート部門の核となる存在だと考えています。「いかに会社の収支状況を把握し、次の経営戦略に活かしていくか」を日々考え、業務に向き合っています。

ー 経理業務のデジタル化はどのように進められているのでしょうか。

平野さん：2016年の統合以降、コーポレート部門の生産性を高めていくことに注力してきました。本社で集約したほうがいい業務を集約し、システム化するという流れです。

本社に在籍する3名の経理担当の定常業務はできるだけアウトソーシングし、経理担当にしかできない判断業務にリソースを割けるようにしています。

定常業務の例でいうと、支払い手続きや支払いマスターの登録といった作業中心のルーティン業務が中心です。一方の判断業務では、支払いの勘定科目や、給湯器のような設備投資の判断を行っています。

ー 貴社が受け取る請求書の枚数や処理フローについてお聞かせください。

高橋さん：毎月本社に届く請求書の枚数はおよそ30枚前後です。バクラク請求書を導入する前は、メールで届いた請求書をすべて紙に印刷し、郵送されてきた紙の請求書と一緒にします。

そこから起票された伝票を印刷し、紙の伝票に請求書を添付して、一次承認者に渡します。そこで確認が終われば、責任者の平野に回付し、承認後に会計ソフトの「勘定奉行」にデータを連携し、支払い手続きを進めていく流れです。

請求書のフォーマットは郵送で3割、電子メールが7割です。以前は郵送の比率が高かったのですが、新型コロナウイルスの感染拡大で在宅勤務が増えたため、メール送付への切り替えを取引先にお願いしました。

ー 請求書の処理にはどのような課題があったのでしょうか。

高橋さん：請求書の処理を派遣社員さんに手伝っていただいていたのですが、その方がご退職されてしまい……。一時期、後任の担当者が不在の状態だったため、他のコーポレート部門の方に伝票の起票や請求書のデータ化、郵送された請求書の開封と整理をお願いしていました。しかし、本来の部署で担当している業務もあり、残業をお願いしてしまうこともあったのです。

また、属人的な業務ではどうしてもヒューマンエラーが発生します。例えば、毎月金額が同じ請求だと思っていたら、実は今月だけ違う金額だった、ということも。また、どうしても担当者によっても業務のクオリティには差が出ます。

こうした背景から、AI-OCR機能を持つ請求書処理ツールの導入を検討することになりました。

AI-OCR機能と消費税の設定が比較検討の軸。最後の決め手はスピード感

 経理財務部 高橋茉由さん

ー ツールの比較検討軸について教えてください。

高橋さん：4社で比較検討を進める上で、まず重視した機能がAI-OCRです。OCR自体は、昔からのシステム会社さんが開発していたり、複合機に実装されていたりしますが、読み取り精度に難があります。

また、他社さんが提供されているツールのAI-OCRは、実は裏で人が作業していたり、請求書１枚あたりの単価が高くなってしまったり、データ化に時間が掛かってしまったりと、選定から外しました。

次に重要なのが、消費税の設定として軽減税率と標準税率で請求内容ごとに分ける機能です。ただ、検討段階では、バクラク請求書に税率変更の機能が実装されていませんでした。そこでトライアル期間中に要望を出したところ、そのトライアル期間中に機能が実装されたのです。

他社さんのツールでも、しばらくした後に消費税設定の機能が実装されたのですが、他社の担当者の方から説明を受けても結局その機能は使いこなせないままでした。

こちらの要望に対するレスポンスの速さ、そして機能開発のスピードが決め手となり、バクラク請求書の導入を決定しています。

ー 社内の決裁はスムーズに進みましたか。

平野さん：システムの導入は結構な金額になるという一昔前のイメージがずっと残っていました。しかしバクラク請求書は非常に導入しやすい、良心的な価格だと感じましたね。特に滞りもなく、導入の決裁を出しました。

トライアルから３ヶ月で導入が完了。担当者が推すバクラク請求書の機能とは

 経理財務部 遠藤拓巳さん

ー バクラク請求書の導入はどのように進みましたか。

高橋さん：2021年3月頃からトライアルを開始し、3ヶ月ほどで実装が完了しました。この期間に、会計ソフトとの連携や過去データの取り込みを行っています。特に苦労せず設定が終わり、また担当者の方にも丁寧にサポートいただいたことが印象に残っています。

ー 普段の業務では、どのようにバクラク請求書を活用していますか。

高橋さん：締め日の2営業日前までには確認作業を終わらせたいので、4営業日前から請求書の取り込みを始めています。各部署に届いた紙の請求書は、社内の共有サーバーにPDFを格納してもらい、そのPDFをバクラク請求書に読み込みます。私が中身を確認して平野へ承認依頼を出すという流れです。

平野さん：高橋から上げられた請求書は、伝票と突き合わせて私が最終確認をしています。バクラク請求書は、同じ案件の帳票が1つの画面でまとめて見られるため、確認がスムーズになり便利だと思います。

以前は紙の資料をめくりながら、PC上の帳票と照らし合わせて承認していましたが、今はPC画面の帳票を見るだけなので楽ですね。請求書の確認フローに大きな変更はありませんが、一つひとつの業務時間は格段に減りました。

遠藤さん：私がこの部署に配属されてまだ日が浅く、最初の業務からバクラク請求書を使っています。私の役割は、高橋が確認した請求書と帳票の一次確認が中心です。

まだ業務に慣れている最中ですが、同じ企業の過去データをワンクリックで確認できるため、過去の請求情報のキャッチアップがスムーズに進みました。

ー バクラク請求書で気に入っている機能があればお聞かせください。

遠藤さん：普段の業務で確認している、支払先の銀行名や支店名、支払期限に分かりやすい色のマークが自動で付けられているのが便利ですね。

会社によって請求書のフォーマットはバラバラであり、どこに銀行名や口座名、支払期限が記載されているか、ひと目見ただけでは分かりません。しかしバクラク請求書の画面では、パッと見ただけでどこを確認すればよいのか、すぐに分かります。

高橋さん：AI-OCRの読取精度も9割以上正しく読み取られているため満足しており、わざわざ修正が必要になるような手間はありません。

仕訳の起票にかかっていた時間が０に！自動化によってコスト削減も

ー バクラク請求書を導入して、どのような成果がありますか。

高橋さん：過去に一番忙しかったとき、月80時間もの残業が発生したことがありました。しかしバクラク請求書を導入した現在では、どんなに忙しくとも20時間以内で抑えられています。

また、バクラク請求書を導入したことで、他社サービスのバーチャル経理アシスタントさんに仕訳の起票をアウトソーシングできるようになりました。その結果、仕訳の起票にかかっていた業務時間は0になっています。

また、バーチャル経理アシスタントさんへバクラク請求書の使い方を30分ほどレクチャーしたところ、一度で操作方法を理解されていましたね。わざわざ数字を手入力しなくてよいことに感動されていました。

その他にも、支払い漏れや記入間違いといったヒューマンエラーによるミスがなくなったことも大きな成果ですね。

平野さん：バクラク請求書の定量的な成果として、経理業務に派遣社員さんを置く必要がなくなった結果、大きなコスト削減に繋がっています。

ー バクラク請求書で社内に変化はありましたか。

平野さん：ちょうどコロナ禍のタイミングでバクラク請求書を導入したこともあり、在宅勤務の浸透に貢献したと思います。一時期は業務時間の半分を在宅勤務にすることができました。

また、実は九州カンパニーでもバクラク請求書の導入が進んでいます。九州カンパニーの経理担当者は1名なのですが、すでに問題なく業務に活用できているそうです。他のエリアの経理担当者からも要望が届いており、全国のカンパニーに今後ツールを浸透させていきたいと考えています。

現場からの抵抗感を乗り越え、すべてのエリアで生産性を高めていく

ー 今後の展望をお聞かせください。

平野さん：一人ひとりの生産性を高めて、人を増やさずに業務を回していくこと、それにはツールやシステム、そしてDXの考え方が欠かせないと思っています。

そして、DXを一部の部署だけでなく、全国のカンパニーでも進めていくことが重要であり、そのための障壁を越えていきたいです。どうしても新しいツールの導入には、抵抗感を持たれることがあるのですが、そこは本社の成功事例をもとに理解を得ていきたいと思います。

ー 最後にメッセージやアドバイスをお願いします。

高橋さん：バクラク請求書は、弊社のように部門が多い企業にもおすすめできると思います。毎月同じ金額で、同じ取引先の経理業務を、わざわざ人が手を動かして処理する必要はありません。

遠藤さん：使い勝手が悪いシステムや非効率な業務でも、一度慣れてしまうと疑問を持たずに何となく進めてしまうことは、どのような企業でも往々にして起こり得ると思います。

しかし生産性を向上させるためには、一度立ち止まって業務を見直し、バクラク請求書のような本当に効率的なツールやシステムの導入を検討すべきではないでしょうか。

平野さん：私は常日頃から「自分がやっているこの仕事は、どうすればもっと楽になるか」を考えるようにしています。もし仕事の課題を解決できるような仕組みがあれば、臆せずにトライしてみること、それが会社にとっても個人にとっても必要なことです。